對電子文件檔案管理的幾點認識和體會

劉青　于菲　宋轉玲　姚菁

摘 要：在我們日常工作中有大量的電子文件形成，給文件的檔案管理工作提出了新的目標和要求。電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分，做好電子文件的檔案管理工作，有助于從源頭上規范電子文件的形成、管理、歸檔；有利于國家記憶的長久傳承；應為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。在進行電子文件檔案整理時，首先將電子文件收集好，然后建立數據庫，最后將電子文件按確定范圍、明確時間、制定規范及選擇載體四個環節歸檔。

關鍵詞：電子文件 歸檔 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（a）-0238-01

隨著辦公自動化應用進程的加快，在日常工作中高效、準確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規律，結合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術規范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，文件從產生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。

其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規定的有關要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。

最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發現利用系統中的弱點與不足，調整和改進工作方法或技術措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。

2 電子文件的整理

電子文件整理時應根據文件整理目標和規律，借鑒已相當成熟的紙質文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。

2.1 電子文件的組織

在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標引應由檔案部門的歸檔人員來完成。

2.2 建立數據庫

電子文件在數據庫中是以虛擬方式存在的，應建立“虛擬文件庫”。經過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內容之間建立關聯，實現數字數字保存、數字檢索和數字顯示。最好再建立一個電子文件索引數據庫，這樣更利于以后進行查找。

2.3 電子文件的存取

電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負責，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質上，以便長期保存其原始性和完整性。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔與傳統的紙質文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統一管理歸檔。

3.1 確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關鍵。凡是依據國家規定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。

3.2 明確時間

按規定每年度的電子文件應在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。

3.3 制定規范

及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質文件逐步數字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環境和原數據，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。

3.4 選擇載體

紙質文件檔案管理的載體比較穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數據的介質移交方式上極其容易造成數據丟失。因此，利用網絡移交較為安全。一是借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。現在大多數單位都已建立了計算機局域網，可以借助本單位的網絡與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此線傳輸到檔案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應現代社會發展的需要，由單位指定一個管理部門（如信息中心）負責本單位的數據傳輸、資料鑒定、內容審核、編目整理后，通過網絡傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數據的原始性、準備性、真實性負責。通過計算機或網絡收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經產生，電子文件管理系統就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網絡對其進行檔案管理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設置完善的功能管理，對各個環節實施邏輯管理。

參考文獻

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