對電子文件檔案管理的幾點認識和體會

劉青　于菲　宋轉玲　姚菁

摘 要：在我們日常工作中有大量的電子文件形成，給文件的檔案管理工作提出了新的目標和要求。電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分，做好電子文件的檔案管理工作，有助于從源頭上規范電子文件的形成、管理、歸檔；有利于國家記憶的長久傳承；應為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。在進行電子文件檔案整理時，首先將電子文件收集好，然后建立數據庫，最后將電子文件按確定范圍、明確時間、制定規范及選擇載體四個環節歸檔。

關鍵詞：電子文件 歸檔 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（a）-0238-01

隨著辦公自動化應用進程的加快，在日常工作中高效、準確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規律，結合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術規范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發展。……