高校圖書館辦公室的職能和作用

賴麗紅

摘 要：在高校圖書館中，辦公室始終是管理的樞紐中心。在高校圖書館各項管理工作中，具有承上啟下的重要作用，是高校圖書館不可缺少的重要組成部分，是集管理、服務、黨政事務于一體的綜合協調部門。文章在對高校圖書館辦公室的戰略實施功能、組織協調功能、服務保障功能等重要職能進行分析的基礎上，探討了高校圖書館辦公室工作的服務性、專業性、協調性等特點及其建立各項規章制度、搜集決策信息資料、做好協調服務與財務保障等重要作用。

關鍵詞：高校 圖書館 辦公室 職能與作用

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（b）-0250-01

1 高校圖書館辦公室的職能

辦公室負責館務會及館長重大決策具體落實，擬定決策落實計劃，對其進行督辦和落實，并在圖書館不同部門之間進行協調，以實現圖書館整體工作目標。具體而言，高校圖書館辦公室主要承擔著以下幾項重要職責。

1.1 戰略實施功能

高校圖書館辦公室承擔著圖書館館長和館務會制定的各項發展戰略和管理戰略具體實施工作，這些戰略可能直接關系到圖書館未來發展方向、發展格局和管理水平的提升，甚至將直接影響到高校教學科研水平的提升。因此，高校圖書館辦公室承擔著的戰略實施功能，主要體現在其制定各項戰略實施計劃，根據館長和館務會要求及時調整，對戰略落實情況進行檢查和督察，對戰略實施效果進行總結和分析，并將結果反饋至館務會及館長。

1.2 組織協調功能

高校圖書館辦公室的協調主要是指辦公室在承擔著圖書館管理工作體系運行過程中，各個管理環節、各個管理層面、各個職能部門之間的相互協調和相互配合。在高校圖書館中，其各個部門和各項工作中，集體利益和個人利益、整體利益和局部利益之間相互沖突，必然會存在各種矛盾，直接影響到高校圖書館職能的發揮。因此，高校圖書館辦公室一定要能夠從整體利益出發，要以最為有效的方法和途徑化解、消除各種影響到管理體系正常運行和戰略正常實施的障礙，促使不同部門、不同環節得到有機配合，協調運轉。

1.3 服務保障功能

高校圖書館辦公室承擔著的服務保障功能，主要是指辦公室承擔著高校圖書館不同職能管理部門及其他部門之間的資金、能源、物資籌措及供應保障工作。辦公室作為高校圖書館的職能部門之一，雖然規模較小，但是“五臟俱全”，小到辦公用品采購、職工生病婚嫁、水電供應，大到圖書購置、資金籌措、人事安排，都需要辦公室及時跟進做好服務，圖書館范圍內的所有服務保障工作，都由辦公室直接承擔，由其工作人員進行處理和辦理，而且這些工作較為繁瑣、復雜，對于圖書館整個管理工作順利運行十分重要，甚至可以說，辦公室服務保障工作是圖書館整體管理工作體系正常運行的基礎。

2 高校圖書館辦公室工作特點

2.1 服務性

服務始終是高校圖書館辦公室各項工作的核心。高校圖書館辦公室不僅要服務圖書館領導，為其決策提供信息支持，做好日常服務接待，而且也要為整個圖書館各個職能部門服務，為圖書館所有工作人員提供服務，確保圖書館各項職能得以順利發揮。同時，高校圖書館還要為圖書館服務對象——高校師生做好借閱服務，為其解決圖書借閱中遇到的各種難題和投訴等。

2.2 專業性

在信息時代，計算機是高校圖書館各項工作的基礎，每個圖書館工作人員都要熟練掌握計算機技術和辦公自動化操作技術，對于工作中的各種業務數據進行準確統計、獲取和處理，深入了解各個部門的工作流程、制度確定及實施方式等。圖書館網絡化和數字化，對于高校圖書館辦公室工作人員的專業技術能力提出了新的更高要求，因此高校圖書館辦公室工作具有很強的專業性。

2.3 協調性

正如前文所述，協調是高校圖書館辦公室的重要職能。高校圖書館辦公室工作對象是整個圖書館所有的檔案管理、文件制定、日常活動安排，其工作人員必須壓充分了解、準確掌握各種管理政策，確保辦公室工作的持續性和科學性。同時，高校圖書館辦公室肩負著館內各個部門之間相互聯系的紐帶和橋梁，要正確處理好圖書館與學校其他部門之間、圖書館與讀者之間、圖書館領導與各個部門之間的工作關系，如果這種協調關系沒有做好，就會使圖書館工作受到影響。因此，高校圖書館辦公室必須要通過自身努力，使整個圖書館各個部門、上下之間齊心協力，共同為做好圖書服務保障、信息技術支撐等奠定堅實基礎。

3 高校圖書館辦公室重要作用

辦公室在高校圖書館中的重要作用主要體現在其工作職能方面，具體而言，高校圖書館辦公室具有以下幾個方面的作用。

3.1 建立圖書館各項規章制度

在高校圖書館的日常管理中，規章制度是有效管理的依據。因此，高校圖書館辦公室必須要不斷建立完善圖書館各項管理制度，而且在相關管理制度出臺之前，在制定過程中，要征求多方意見，并根據當前工作中出現的問題及管理需要擬定制度框架，等規章制度出臺及以后，辦公室要及時跟進，對制度落實過程中存在的問題進行信息搜集反饋，確保制度的規章制度可以得到落地生根。

3.2 搜集決策信息資料

任何一項決策，必須要有足夠的真實、準確信息支持。在圖書館的組織結構中，辦公室具有傳達館長和館務會思想、向館務會和館長反映各部門的意見和建議等職能，是信息搜集反饋的核心。在日常工作中，辦公室將會接收到許多不同的信息。因此，加強對信息的有效管理，是圖書館辦公室的重要組成部分，要通過對這些重要信息的搜集和整理，為圖書館館務會和館長決策提供全面、準確信息支持。

3.3 做好協調服務工作

在高校圖書館正常運轉過程中，各個部門之間經常會出現各種各樣的矛盾，為避免矛盾的激化，必須要由辦公室進行協調和解決。因此，高校圖書館辦公室工作人員不僅要為圖書館各項日常事務服務，而且還要對各個部門業務運行情況進行掌握，隨時解決圖書館運行規律和各個部門運行特點，為在全面協調解決各種矛盾中，尋找到最有效的解決方法。而且隨著高校圖書館社會化服務趨勢的加強，圖書館和圖書館之間、圖書館和社會公眾之間的聯系也不斷加強，圖書館辦公室工作人員更是要具有專業的公共關系知識，熟練掌握各種公關技巧。

3.4 做好財務與后勤工作

辦公室是高校后勤管理部門，負責了整個圖書館日常運行中的固定資產購置管理、設備管理、物資供應和經費使用等工作，為圖書館其他部門提供堅實的后勤保障。因此，辦公室要根據圖書館實際需要，制定合理的經費使用計劃，根據工作需要，及時做好物資采購，確保物資正常供應。在設備維護中，做好設備保養，指導其他工作人員正確操作機器設備。在固定資產管理中，根據圖書館現有空間狀況，不斷美化環境，為全校師生創造良好的閱讀環境。

參考文獻

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