淺議完善水務工程檔案管理機制

何桂兒

（佛山市南海區國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

淺議完善水務工程檔案管理機制

何桂兒

（佛山市南海區國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

水務工程檔案具有原始數據珍貴、地域特色鮮明、形成時機性強、綜合性突出等特點，因而成為水務工程建設、管理的重要依據，同時也是衡量水務工程質量的標尺。本文分析了水務工程檔案的價值以及檔案管理中存在的問題，針對所存在的問題探討了完善水務工程檔案管理機制的對策。

水務工程檔案；管理機制

工程建設中長期存在重建設、輕檔案以及檔案管理體制不健全等痼疾，檔案的完整性、科學性和服務性受到一定程度的影響。因此，完善水務檔案管理機制，加強水務檔案管理，是水務工程建設單位和管理部門必須高度重視的問題。

1 水務工程檔案的價值與管理問題分析

1.1 水務工程檔案價值

水務工程檔案記錄著水務工程從工程立項、實施到竣工、運行的完整過程。將檔案資料整理、編目及提煉之后，水務工作者可以利用其作為制定計劃、從事水務執法、開展工程設計等工作的依據，還可在防汛、抗旱、搶險期間作為決策依據，因而水務工程檔案具有工程指導價值。水務工程檔案經過整理、編研、加工后可以成為水務科研單位開展教學和科學研究的第一手資料，因而水務工程檔案還具有科研教學價值。水務工程檔案融匯水務工程建設的原始史料，其材料為規劃、設計、抗洪、排澇、水土保持、環境保護、工農業發展提供借鑒和參考，促其創造價值、服務社會，并且水務單位憑借這些檔案資料還可以維護本單位的合法權益，因而水務工程檔案具有經濟價值。

1.2 水務工程檔案管理中存在的問題

1.2 .1 檔案資料收集不及時、不全面、不規范。由于工程管理人員對檔案工作的重要性認識不足，認為工程管理最重要的工作是保證施工質量，將檔案工作當成工程的附屬工作，態度比較隨意，而且不少參與檔案管理的人員未參加過檔案專業培訓，甚至一些工程直到竣工驗收階段才開始檔案工作，檔案資料不真實、不全面、不完整、不規范也就見慣不怪了。

1.2 .2 檔案管理機制不健全。水務工程建設單位對工程檔案工作沒有足夠的重視，因而也就沒有建立起完整的管理體系和機制，工程檔案管理方法落后，并且缺乏科學的考核標準和相應的激勵措施，無法調動檔案工作人員的積極性與創造性，因而制約了檔案工作的順利開展。

1.2 .3 檔案管理信息化進程緩慢。由于計算機硬件設備投入不足，更新緩慢，計算機性能狀態不佳，無法適應檔案管理信息化的要求，雖然有些工程項目已用上了水務工程檔案管理軟件，但沒有實現資源共享，資料查詢與使用方法比較落后，因而檔案管理效率較低、漏洞較多。

2 完善水務工程檔案管理機制對策探討

2.1 理順管理機制，明確職責范圍

水務工程建設需要建設單位、勘察單位、設計單位、材料設備供應商、監理單位及施工單位密切配合，才能保持從文件形成、收集、整理、鑒定、歸檔到移交的各個環節緊密銜接，然后才可以實現水務工程檔案管理的完整性與有效性。檔案管理機制應適應水務工程建設的需要，在每一個工程項目部設置專職檔案員，專門負責該工程的檔案收集、歸檔工作，而將檔案的編制工作放在主管項目部門的檔案室。檔案室應建立起相應的監督檢查機制，負責對工程項目部檔案工作的指導、檢查、督促和審核，這樣既可以解決水務工程項目部檔案管理不規范的問題，又能避免工程項目部既負責檔案收集、歸檔又要編制而工作量偏大的問題。同時，必須建立檔案工作責任制度，在責任機制上保障檔案管理水平及檔案質量。

2.2 集中統一網絡，規范檔案管理

由于水務工程檔案來源分散、內容繁雜、數量巨大，必須建立集中統一的管理網絡。按照統一領導、統一制度和分級管理的原則，成立檔案工作領導小組，形成檔案領導小組—檔案室—專職檔案員的檔案管理網絡[1]。再通過完善各項規章制度，層層落實職責、層層把好關。針對水務工程的不同特點，檔案收集可以分別采取追蹤收集、分階段收集、強制性收集等不同的方式。另外，檔案收齊后必須及時歸檔立卷，保證檔案的系統性。按照檔案管理的相關規范，分類整理、編目，合理組卷，為檔案的開發利用創造條件，使檔案管理規范、科學、有序。

2.3 推進檔案信息化進程，保持檔案管理建設同步

檔案管理部門需順應時代發展，為信息化管理創造良好的軟硬件環境。水務工程檔案管理保持與建設同步具有非常重要的意義，這也是保證檔案完整性與系統性所必須的，而信息化管理有助于管理建設同步。以地下供排水管網工程為例，傳統檔案管理手段落后，工程建設檔案以原始設計、施工圖為主，甚至把當事人的記憶作為“活地圖”。城市的快速發展使地下管線變得異常復雜，有些道路下面布置著分屬不同部門的各類管線數量多達幾十種，密如蛛網，縱橫交錯，可謂牽一發而動全身，這給水務工程管理帶來很大的困擾。但如果利用城市地理信息系統（GIS）建立水務工程信息化檔案系統，就能為工程施工提供高效、快捷、準確的服務。

在進行檔案信息化管理的過程中，應該看到電子檔案代替紙質檔案是相當長的過程。目前，材料歸檔的實物仍然是紙質檔案，并且檔案的查閱和利用也以紙質檔案為主，不應有了電子檔案而輕視紙質檔案，兩者同樣重要。

3 結語

水務工程是城市基礎設施工程，通過建立科學、完整、系統的檔案系統并加以開發利用，對加快水務工程建設速度及確保工程質量具有非常重要的價值。為此，完善水務工程檔案管理機制，不斷提高檔案管理水平與效率，既是必要的，也是必須的。

[1]程旭.加強水務檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案，2011(4)：89.

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A

1003-5168(2014)03-0199-01