水務檔案信息化管理初探

區(qū)柳迎

（佛山市南海區(qū)國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

水務檔案信息化管理初探

區(qū)柳迎

（佛山市南海區(qū)國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

水務檔案是水務建設(shè)和水務管理過程中形成的具有保存或參考價值的檔案資料。水務檔案牽涉面廣、內(nèi)容繁雜，既與農(nóng)業(yè)、工業(yè)、市政、環(huán)境等領(lǐng)域相關(guān)，又涉及機械、電力、水文、氣象等多個專業(yè)，因而水務檔案具有綜合性強和多樣化特點。本文針對水務檔案信息化管理現(xiàn)狀和存在問題進行分析，探討并提出了完善水務檔案信息化管理的措施與對策。

水務檔案；信息化管理；措施與對策

水務檔案中的原始數(shù)據(jù)資料，如水文數(shù)據(jù)、氣象數(shù)據(jù)、地質(zhì)數(shù)據(jù)等，保存年代越久越能發(fā)現(xiàn)年際、季節(jié)變化規(guī)律，因而價值越大[1]。隨著水務事業(yè)的不斷發(fā)展，水務檔案的信息量與日俱增，采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難適應檔案管理工作的需要，因此將現(xiàn)代信息技術(shù)應用到檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理信息化，就成為全面提升檔案管理水平的必然選擇。

1 水務檔案信息化管理現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案信息化具備了一定的基礎(chǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應用，水務檔案信息化建設(shè)已取得初步成果。利用計算機進行檔案存儲和檢索，開展電子文檔的歸檔與管理，一些檔案館安裝并運用了檔案系統(tǒng)管理軟件，建立了目錄數(shù)據(jù)庫，這些措施提高了檔案查全率和查準率，但從檔案信息化建設(shè)和管理的需求方面看仍有相當差距。

1.2 檔案信息化管理目標不明確

水務系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)偏重于內(nèi)部業(yè)務，例如防洪排澇、供排水、工程建設(shè)和資源管理等，卻沒有同步建設(shè)綜合性的檔案管理信息系統(tǒng)，存在信息化管理各自為戰(zhàn)的局面。如目前已開發(fā)利用了電子政務信息系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)等，卻沒有將這些系統(tǒng)整合到一個綜合管理系統(tǒng)里面，即便是已配置系統(tǒng)的利用率也不高。

1.3 檔案信息資源分散，缺乏有效整合與利用

水務部門涉及多個專業(yè)和技術(shù)領(lǐng)域，在硬件配置、軟件選用方面基本上是按照各自的需求進行建設(shè)，檔案信息資源也沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，存在著數(shù)據(jù)重復挖掘、資源浪費的現(xiàn)象。由于信息獲取渠道不同，有些數(shù)據(jù)信息難免存在自相矛盾的問題。

1.4 軟件系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較薄弱

由于不同行業(yè)檔案管理專業(yè)性差異很大，當前也沒有通用的檔案管理系統(tǒng)軟件，而水務系統(tǒng)自身的軟件開發(fā)能力較弱。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的核心與基礎(chǔ)，也是水務檔案信息由文件向信息化過渡的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而這正是當前水務檔案信息化建設(shè)的薄弱之處。

1.5 檔案管理人員缺乏全面素質(zhì)，信息化管理能力不足

目前，水務系統(tǒng)中從事檔案工作的人員中很少有精通計算機管理的，而擅長計算機的專業(yè)人士又很少熟悉檔案業(yè)務，這種狀況不利于水務檔案信息化管理水平的提升。水務系統(tǒng)辦公自動化僅限于目錄級檢索，檔案管理人員也沒有進行系統(tǒng)的培訓，部分檔案工作人員不熟悉電子檔案的歸檔管理，對于檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務等的技術(shù)要求也不掌握。

2 推進水務檔案信息化管理的措施與對策

2.1 明確目標，統(tǒng)一規(guī)劃；整體布局，規(guī)范建設(shè)

為了推進水務檔案信息化進程，必須明確目標，即水務檔案信息化應以綜合辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以水務檔案數(shù)字化為建設(shè)目標。研究并確定水務檔案信息化的總體方案和組織原則，通過科學合理的規(guī)劃，有條不紊地推進水務檔案信息化建設(shè)。

2.2 完善檔案管理制度，加強安全防護能力

在水務檔案信息化建設(shè)過程中，應貫徹《檔案法》及相關(guān)法規(guī)精神，通過理論聯(lián)系實際，健全水務檔案各項規(guī)章制度，并落實檔案管理責任制，使水務檔案管理走上規(guī)范化、法制化的軌道。為了保障檔案信息的完整性與安全性，應提高檔案人員的安全意識，完善并落實信息檢索、身份認證、日志管理及數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，從而增強檔案的安全防護能力。

2.3 增加信息化投入，改善軟硬件設(shè)施

水務檔案信息化建設(shè)是需要不斷投入的，這不僅在于檔案信息化建設(shè)屬于前沿、高新技術(shù)的系統(tǒng)工程，需要一定的硬件基礎(chǔ)，更重要的是相比檔案生命周期，計算機軟硬件生存期更短得多，更新?lián)Q代更快。水務檔案信息化建設(shè)應根據(jù)任務需求投入資金，并且資金額度應與任務量相適應。

2.4 整合檔案資源，增強服務意識

在水務檔案資源中，除了涉及國家安全與個人隱私方面的內(nèi)容以外，大部分都是能公開和可以實現(xiàn)共享的。因此，應加快整合水務檔案信息資源，通過開展檔案服務，促進檔案信息資源的利用，并發(fā)揮檔案資源的效益優(yōu)勢。在開發(fā)檔案管理軟件過程中，應圍繞開放和利用這兩點來開發(fā)和設(shè)計各類檔案管理軟件，包括綜合管理系統(tǒng)軟件。在整合利用檔案資源方面，應完善水務檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強檔案數(shù)字化工作和檔案編研與服務功能。

2.5 重視交流培訓，提高人員素質(zhì)

檔案信息化要求管理人員不僅具備檔案專業(yè)的知識理論，還要掌握信息技術(shù)應用方法與信息加工技術(shù)，因此加快培養(yǎng)既熟悉檔案管理，又掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的復合型人才就成為當前的重要任務。為此，應制定培訓計劃，采用請進來與走出去相結(jié)合的方法，一方面鼓勵檔案管理人員參加在職培訓、業(yè)余進修等，掌握最新的信息應用技術(shù)；另一方面引進計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等專業(yè)人才，以優(yōu)化檔案隊伍的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，以便更好地適應檔案信息化管理需要。

3 結(jié)語

隨著水務一體化管理的不斷深入，水務檔案信息化管理的重要性更加凸顯。面對水務檔案管理工作日益復雜、艱巨的形勢，要求檔案管理人員擅于利用現(xiàn)代檔案管理手段，借助信息化平臺，做好檔案管理工作。同時，應改變重藏輕用的傳統(tǒng)檔案管理觀念，加快檔案資源開發(fā)與利用。

[1]李衛(wèi)平.水務檔案工作之我見[J].黑龍江檔案，2011，4：85.

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1003-5168(2014)03-0210-01