新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作

彭蓮花

（豐縣梁寨鎮計劃生育服務站，江蘇 徐州 221700）

新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作

彭蓮花

（豐縣梁寨鎮計劃生育服務站，江蘇 徐州 221700）

人口和計劃生育檔案管理工作是我國人口和計劃生育工作的歷史記錄，做好這項工作不僅對人口和計劃生育工作服務質量的提高有著重大作用，同時也是我國全面推進社會主義建設的關鍵。我國已經進入了一個新的發展時期，對于信息的管理工作要求也越來越高，計生檔案管理工作作為信息管理工作的一個方面，計生檔案管理工作跟上新時期的工作步伐顯得愈加重要。

人口與計劃生育；檔案管理

檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經濟又好又快發展有著積極的作用。

1 我國人口和計劃生育檔案管理工作現狀

1.1 領導對檔案管理工作不夠重視

基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環節。領導對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設性建議總是不能夠獲得應有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領導關注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關注檔案管理方面的專業能力是否具備。

1.2 缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差

檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業務素質和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差太遠。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術工作和業務方面的知識背景都非常缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章。因為檔案管理工作本身就缺乏應有的重視，因此檔案保管方面的硬件設施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現在國家提出了一系列的嚴格規章制度和法律法規，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現一房多用，辦公用品質量低下等現象，甚至檔案資料出現污損和丟失等重大工作失誤。

2 我國計生檔案管理工作的加強與新管理方式的引入

2.1 領導應當提高對計生檔案管理工作的重視

領導對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關鍵的一個環節，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學管理現代化的前提。人口和計劃生育部門的領導應當更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據方面的作用，為育齡婦女提供優質服務的作用，為流動人口提供優質服務的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協會，法制建設等部門同等重要的地位，把管理和建設納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎，為計生檔案管理工作進一步的科學化，標準化，現代化做好準備。

2.2 提高工作人員的管理素質

檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質。這些素質可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質、復合型人才的培養；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調配人才，優化人才結構。工作人員素質的培養和提高一定要結合信息時代發展的技能需求，為下一步引入計算機等技術進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。

2.3 引入計算機，多媒體等技術

人們進入圖書館的時候有一個檢索系統，這個系統為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應當積極引入類似的系統，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術在應用過程中，首先要做好數據庫的構建工作，構建一個良好的數據庫系統，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構建的數據庫應當簡便易操作，不能是部門請來了構建數據庫的工程師，但系統太過專業化，不易于一般工作人員，操作那么計算機技術的引入也就失去的了應該具有的意義。在檔案的保管方面，由于紙質的文檔不容易保存，容易受到許多環境因素的影響。現實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術，而且還非常的經濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大地減小檔案對空間的占用。同時把一些數據制作成相應的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復制。

2.4 研發適合我國國情的信息管理軟件

計算機技術應用在計生檔案管理工作的多是淺顯的技術手段，沒有發揮出計算機應當具有的能力，所以要積極應用好計算機技術在計生檔案管理工作中的作用，研發適合我國計生檔案管理工作現代化，科學化的信息管理軟件，以有效地簡化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優化檔案管理工作。

[1]柳琳.論提升人口計生檔案管理水平與發揮檔案作用[J].社科論壇,2010.

G63

A

1003-5168(2014)03-0225-01

彭蓮花（1978—），女，漢族，江蘇豐縣人，本科學歷，助理館員，從事計生檔案管理工作。