淺談企業檔案管理信息化

高偉紅

(四川華西集團有限公司檔案室，四川成都610081)

企業檔案信息化是指企業以法律為依據，以市場需求為目的，以管理科學為方法，以現代信息技術為工具，實現對企業的各種檔案信息的獲取處理和發掘的過程。隨著網絡和信息技術的推廣運用，信息化從理論方式到技術手段都深刻地影響著檔案信息化的發展進程。促進企業檔案信息化發展，全面提高企業的核心競爭力，是企業檔案工作發展的重中之重。

1 企業檔案信息化的主要內容

企業檔案信息化是一個相對的、動態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期的檔案信息化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，其主要內容包括：

1.1 檔案資源信息化

檔案資源信息化是信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。主要包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設。

1.2 檔案保護現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。它們在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為企業檔案信息化研究的重點內容。

1.3 管理手段現代化

檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。因此，在應用檔案現代管理方法和理論的基礎上，還要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入到檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

1.4 檔案管理標準化

檔案管理標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作系統有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。

2 企業實行檔案管理信息化的意義

隨著計算機技術應用的普及，越來越多的企業將之運用與企業管理的各個方面，因此，在檔案管理過程中，實現管理信息化有重要的意義。

(1)企業檔案管理實現信息化是適應信息社會的必然要求。社會信息化不僅改變了人們原來的信息處理模式，也沖擊著人們對信息管理的認知。隨著信息化對企業生產運營等方面的影響日益加深，各個行業提高了對信息化技術的重視。作為企業信息化進程的一個重要部分，如果不積極推進檔案管理的信息化建設，將會被社會的主流模式淘汰，并影響企業的進一步發展。

(2)企業檔案管理實現信息化是企業發展的內在動力。企業檔案管理的對象是大量的企業的核心競爭信息，其重要性在企業管理中不言而喻。怎樣才能為企業的發展需要提供有效保障，是檔案管理人員的急需解決的問題。這就促使企業檔案管理部門改變傳統的方案管理及服務模式，運用現代化信息手段，實現對既有資源的潛在價值挖掘，為企業決策提供依據，從而提高企業的核心競爭力。因此，只有在不斷推進檔案管理信息化進程的道路上先行快行，方能充分發揮檔案管理工作對企業發展的助力。

(3)在現實的檔案管理工作中，實現檔案管理信息化有著切實的需要。檔案作為企業的重要信息資源，其完整性和安全性以及利用的科學性，都必須以現代化的信息管理手段為支撐。這是檔案管理發展到一定階段的必然選擇，它最直接的目的就是提高檔案管理工作的效率，解決信息處理能力部門之間的矛盾。

3 企業檔案管理信息化的現狀

目前，企業檔案管理信息化水平有了較大提高，形成了多層次、多元化的信息搜集、整理、分析以及利用網絡。但是由于檔案繁多、信息管理難度大等問題，企業在檔案管理信息化方面還存在一定的不足。

(1)企業對檔案管理信息化的認識不足。部分企業領導側重于眼前即得利益，而忽視了檔案管理的信息化建設，將檔案信息化建設簡單等同于辦公自動化和建立檔案信息計算機檢索系統，因而導致檔案管理人力資源不足，硬件配置落后，管理系統更新不及時的狀況。除此之外，檔案管理對企業發展具有減小周期長的特點，使得部分管理人員視檔案管理為“雞肋”，并不重視其發展。認識不足則阻滯了檔案管理工作的的創新與發展，以及檔案管理信息化的建設進程。

(2)檔案管理工作的標準不規范。檔案管理工作的相關標準與規范是檔案信息化建設的重要保障，是為檔案管理信息化建設提供著宏觀指導，是必不可少的先決條件。但是不可否認的是，目前相關標準還不明確，甚至某些具體方面還沒有建立相關標準。因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的建立，盡快建立健全信息化工作制度和標準規范體系。

(3)檔案信息安全建設沒有被重視。首先是主觀原因，部分企業檔案部門尚未建立行之有效的檔案信息管理機制，檔案安全意識和保密意識不強，忽視檔案信息的審查和管理；其次是客觀因素，即技術問題。電腦病毒的橫行，黑客的攻擊，使得檔案信息安全收到嚴重威脅，必須引起企業檔案管理部門的高度重視并解決。

4 提高企業檔案管理信息化水平的措施

4.1 引進信息技術人才并加強管理人員隊伍建設

保障檔案信息的安全，人才是第一要素。在檔案信息自動化系統建設中，計算機技術隊伍素質水平不但直接影響信息化水平的提高還直接影響檔案管理人員及相關人員的檔案信息的安全意識、素質水平、創新能力更直接影響檔案信息安全。檔案信息化建設是一個具有知識經濟時代特征的新興領域，因此高水平的檔案工作的核心保障是高素質的檔案管理團隊，檔案管理團隊的業務能力與綜合素質直接決定檔案管理工作的質量與水平。企業必須從人員引進、在職培訓等多個方面來保證檔案管理人員的高水平建設以及持續提高，并從物質報酬方面來激勵檔案管理工作人員的工作積極性。

除此之外，檔案管理人員應加強學習，培養創新意識。企業的發展核心動力來源創新，檔案管理工作也不例外，要做到服務方式與時俱進，甚至做到以技術革新為先導的發展模式，就必須加強對國外檔案管理行業先進經驗的本土化吸收，結合對現代信息技術與手段的融會貫通，熟練掌握管理學、法學等科學工具，改變被動的工作模式，廣泛研討，勇于創新。

4.2 加強政策保障

(1)宏觀上，國家相關部門應不斷出臺與規范檔案管理信息化建設的相關政策與標準，為企業檔案管理工作的信息化建設提供必要的激勵、監督與指導作用。微觀上，企業領導應充分重視，加大政策傾斜與資源投入，將檔案管理信息化建設提上長期工作日程，開展有計劃、有步驟、有成效的具體工作。只有做到宏觀與微觀的高度一致與協調，形成檔案管理信息化建設的強有力的政策保障。

(2)需要良好的管理政策規范應用、開發信息系統。在信息化時代，檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。目前，我國檔案信息系統的管理同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，這同我國檔案工作是在各個專業基礎上發展起來的和系統建設從微機起步有關，應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬件軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自檢系統，造成信息分割和資源浪費。

4.3 加強檔案信息安全建設

檔案管理的服務性決定了檔案管理部門要盡可能多地、盡快地開發檔案信息資源共享，然而共享和安全是一對難以調和的矛盾。因此，首先檔案管理部門應以相關法律為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系，保證制度到位，責任到人。其次，加強防病毒的安全措施，建立反病毒掃描、殺毒的監管系統。同時，要定期備份文檔、多處、異地存放保管。最后，應建立計算機網絡安全預警中心，進行安全監控、預警，監視網絡數據庫的安全。

4.4 建立健全檔案信息化建設的規劃與各種標準規范

檔案信息化建設是一項龐大的系統工程。需要進行統籌規劃，使整項工作有計劃有步驟有重點的進行。同時要求網絡環境中數據庫格式檔案信息的存儲和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作必須實現標準與規范化，且立足現實，兼顧與國際接軌。只有這樣才能做到標準規范，利于協調、統一，避免檔案信息資源重復開發、利用率低等問題。

4.5 加強與企業其他部門的聯系

在原有計劃經濟體制下，檔案管理工作中存在著與其他部門銜接不緊密，服務欠缺主動性的消極狀況。但隨著市場競爭的日趨激烈，檔案管理部門必須認識到，自身工作是為企業的市場服務的，滿足業務部門的需要就是開展檔案工作的方向，必須做到有的放矢，針對性地開展服務，以實際工作的成效，促使外圍環境對自身工作的認可，才能為工作的良性開展提供長期動力，這就要求檔案管理部門要加強與企業內其他部門的聯系，掌握其他部門對檔案工作的顯示需求。

5 結束語

信息化是當今社會發展的大趨勢，要適應社會和時代發展的需要，更好的服務于社會，所以檔案信息化是一項長期、全面而又具體的工作。只要做到上下統一認識，齊抓共管，為檔案管理工作營造積極與寬松的發展氛圍，以開展務實、創新的服務工作為依托，就能提高企業檔案管理信息化水平，使企業檔案信息化的工作達到質的飛躍。

[1] 王林芳.企業檔案管理工作面臨的問題與對策[J].科學之友,2010(9):99-100

[2] 張青玉.檔案信息化建設的問題與對策[J].蘭臺世界,2005(9):34-35

[3] 陳永成.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].四川檔案,2006(1):15-16

[4] 范朝霞.檔案信息安全保障工作中的問題與對策[J].黑龍江檔案,2010(3):37