高職院校系級教學秘書管理工作之探討

余海燕

摘 要：高職院校的核心內容之一是教學工作，直接影響教學工作的是教學管理的水平和質量。教學秘書是教學管理隊伍中基層管理者和具體執行者，其工作質量，直接影響教學工作的有效運行及教學質量。教師要結合工作實踐和思考，了解教學秘書工作在教學管理中的作用，分析教學秘書工作現狀，提出讓教學秘書工作在教學管理中充分發揮作用的對策。

關鍵詞：高職院校；教學管理；教學秘書；人才

高職院校已經成為教育系統重要的組織部分，承擔著培養應用型人才的使命，做好教學質量管理工作，是人才質量培養目標實現的保證。教學秘書作為教學管理一線的基礎管理者，在教學管理運行中起到樞紐和橋梁作用。不僅起著對教學信息上傳下達的作用，還承擔職能部門和師生之間協調關系的作用。本人結合近五年從事教學秘書工作的實踐和體會，談談對該工作的認識與思考。

一、教學秘書在高職教學管理中的作用

（1）溝通協調作用。教學秘書要對教務處等教學管理部門的各類任務、規定、會議決定等內容準確領會，并及時準確地傳達給系領導、老師、學生。要按照教務處或相關職能部門下達的任務，結合本系實情，做好系部日常教學管理工作。同時，收集系部教師和學生的建議、需求、意見，及時反饋到各級領導，以便相關部門能夠采取措施改善或解決反映的問題。教學秘書起到上傳下達，下情上報的作用。因此，教學秘書有效的協調溝通是促進教學次序正常運行的基礎。為適應新時期高職教育改革發展，各高職院的二級管理制度不斷深化發展。教學秘書要協調二級院系與教學處、各行政職能部門的各類事務。主要包括教務、行政兩方面雙重職能管理，涉及各類考試考務管理、教學計劃、任務管理、學生成績管理、學生學籍管理等方面。

（2）參謀服務作用。教學管理的本質是服務，這就要求教學秘書樹立強烈的服務意識，和為大局著想的觀念。加強和各任課教師、學生的溝通交流，主動為他們著想，全面掌握教學管理相關文件與規章制度，為教師、為學生服好務。教學秘書直屬分院領導并接受教務處業務指導，工作中要做到到位不能越位。要主動及時了解本校及本院系的相關動態，根據教學規律制訂工作計劃，分輕重緩急處理上級布置的工作，并形成紙質資料，給領導決策提供信息依據和參考。這樣，才能發揮參謀服務作用。

（3）教學信息管理作用。教學檔案是重要的教學信息資源，有重要的保存價值。這些檔案，不僅是院系歷史發展的見證，也是各類教學質量考評與評估工作需要參考的重要資料。教學秘書要做好系部教學文件管理，包括每學期各專業的教學進程、教學計劃、教學任務、教師工作量統計、教學科研成果信息等文件的管理，另外，還要做好教師檔案管理：外聘教師檔案、教師授課計劃、教學日志、聽課記錄表等檔案的整理、歸納工作。教學秘書在規定時間內，本著準確性和完整性原則，編制存檔目錄，分類保存好。

二、高職教學秘書工作的現狀

（1）對教學秘書工作認識理念滯后。高職院校中，重教學、輕管理的現象還較為普遍。雖然教學秘書是教學管理隊伍中最基層的環節，在教學質量的提升中發揮著重要的作用，但是對于教學秘書工作的重要性，決策層有時可能認識不足，教學秘書崗位缺乏科學完整的管理制度和工作業績的量化考核。另外，教學秘書很難獲得進修培訓的機會，在考核、職稱評定等方面的機會比同學歷教師少，削弱了教學秘書工作的熱情和積極性，影響工作的效率和質量。

（2）隊伍結構不合理，缺乏專業背景。高職院校教學秘書崗位門檻較低，一般對專業、學歷、職稱要求不高，隊伍年輕化現象普遍，崗位流動性大。沒有形成合理的年齡梯隊結構，缺乏傳幫帶，且院系級教學秘書所學專業有時與其在院系的專業不對口。由于對專業知識、課程設置等信息把關能力不夠強，會導致在日常教學服務管理中，不能很好地發揮協助領導進行教學質量管理、監督的作用。

三、加強教學秘書在教學管理中的作用的幾點建議

（1）轉變理念，重視教學秘書工作。教學秘書是站在教學管理一線的管理人員，溝通聯系著教務處、院系教師、學生。其工作質量的好壞，直接影響院系教學工作的穩步運行和教學質量的提高。高職院校在教學管理工作中，應本著以人為本的理念，尊重和理解教學秘書工作，客觀看待教學秘書工作的價值，根據教學秘書工作崗位特點，建立、完善崗位職責和管理制度，在制度上保障教學秘書在科研申報、職稱評定、進修培訓方面和同學歷教師享有同等機會。另一方面，教學秘書要轉變傳統的工作觀念和方法，明確崗位職責，愛崗敬業，積極提升自身綜合業務處理能力，重視相關專業知識的學習，勤于思考總結工作經驗，積極為學院教學工作提供優質服務。

（2）完善教學秘書管理制度。科學的管理制度是教學秘書工作高效運行的保障，高職院校應根據本校實情，以高校教育管理相關制度為前提，探索并逐步形成教學秘書管理工作制度。首先，根據教學秘書崗位職責和特點，建立考核制度，把考核成績作為日后晉升、職稱評定、評優評先的量化依據。其次，建立有效的激勵機制，可每年對教學秘書勞動成果和業績，從德、能、勤、績四方面進行基層教學管理人員評優評比，并采取物質和精神獎勵結合的形式，激發工作的積極性，營造競爭氛圍。健全教學秘書培訓進修制度，教學秘書工作對從業人員自身的綜合素質、溝通能力、計算機處理能力、應變能力等綜合能力都有較高要求，崗前業務培訓和繼續教育學習，是提升教學管理與服務能力的有效途徑。

參考文獻：

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（重慶工程職業技術學院）