血站庫存物資管理的信息化探討

杜莉　張秉鑫　李斌

[摘要] 隨著網絡和信息科技的迅猛發展，采用先進的自動化、網絡化庫存物資管理體系，在血站的后勤建設中起著至關重要的作用。本文從保證采供血質量起著關鍵作用的物資的采購和管理出發，對血站庫存物資管理的弊端做了詳細的分析，同時對庫存物資從編碼體系、供應商目錄到采購的事前控制、庫存的及時供應、庫存的動態分析等動態管理進行了詳細闡述。

[關鍵詞] 血站；庫存物資管理；信息化

[中圖分類號] R197.6 [文獻標識碼] B [文章編號] 2095-0616（2014）03-170-03

“工欲善其事，必先利其器”，對于血站而言 ，庫存物資是血站為保證采供血、各項科研、教學服務等各項工作正常運轉而儲存的衛生材料、采血耗材、檢測試劑、藥品、低值易耗品，獻血員紀念品、其他材料等消耗性流動資產。是保證血站各項工作正常的基礎與關鍵因素之一，血站庫存物資管理水平直接影響著血液的質量和采供血的安全[1-2]。通過現代信息技術，對庫存物資管理進行實時動態監控，是降低血站運營成本，提高物資管理的科學性和合理性的有效手段之一。

1 傳統庫存物資管理的弊端

由于血液行業的特殊性，血站在日常運營的過程中通常需要消耗大量的庫存物資。庫存物資品種繁多，尤其是檢測試劑、采血耗材等關鍵物料按有效期實行批次管理[3]。傳統的管理方法、手段、模式等存在一系列問題，如人工管理，工作量大，字跡不清，容易出錯，效率低下；采購、庫存和供應商管理相脫節，數據不能實時共享，無法對關鍵環節實施有效的控制與全程管理，特別對審批狀態、執行過程無法控制。在標準化、規范化、精細化管理方面與血站的管理需求不相適應。特別是隨著醫療體制改革的不斷深入，如何創新庫存物資管理新模式，從物資采購、庫存、合同、供應商到每臺采血車的及時供應等關鍵環節實施有效的控制與全程管理等成為新的課題[4]。

2 庫存物資管理信息化的應用

通過信息化管理平臺，可有效摒棄過去物資管理自成體系、互不相識、互不兼容的管理模式，對血站各類庫存物資從采購申請、審批、采購合同、采購過程管理、采購人員對供應商的選擇、驗收入庫、出庫使用到最后的發票結算等進行全過程監控管理。信息化平臺的建立，即節約了工作人員的時間，又可以根據需求定采購，根據庫存下訂單，節約了開支，保障了庫存的合理性。并且每個節點的職責明晰，運轉高效，能夠有效地跟蹤、審核、控制，杜絕手工人為違規操作，加強了對采購、出庫、發放、合同、結算等關鍵環節監督的效能，形成全面地覆蓋血站物資供應業務鏈的管理系統，為血站物資供應工作提供有力的支撐平臺[5]。

2.1 有效的供應商管理

2.1.1 建立供應商目錄 根據供應商的資質、產品、質量、交貨期、合同條款等內容，對每種物料對應3～5家供應商的原則建立起供應商目錄，在此基礎上，從中確定1～2家為主供應商。盡可能消除高成本的合同外采購，從最具信譽供應商訂貨，以保證物資的質量[6]。

2.1.2 對供應商動態全面分析和掌控 信息系統可記錄供應商的各種情況，包括基本信息，供應商和物資的對應關系，供應商歷史交易情況、詢價記錄、訂單執行情況、供應商編碼、名稱、法人、聯系方式等信息。系統可實現供應商分析，每件物資的采購、庫存、質量都置于公開化、透明化狀態，并可隨時對每家供應商的交易進行分析，在保證質量的前提下保證了采供血的質量[7]。

2.1.3 供應商的評審 供應商檔案由專人負責管理，并定期進行評估。供應商的考核須由使用部門、采購部門、業務部門、紀檢部門和財務部門聯合進行。通過相關信息的及時反饋和調整，保證產品和服務的質量，提高效率，以最大程度地保障采供血工作的安全運行與血液質量[8]。

2.2 物資的采購管理

2.2.1 流程驅動，規范管理 對采購申請審批、采購詢價、采購入庫驗收、采購退貨與貨款結付等流程均按最佳業務模式加以優化，形成高效、規范的業務流程，通過流程管理，來規范需求采購計劃的審批、采購計劃的分配、采購單的審核及執行等，使流程中的各項程序都做到了環環相扣，實現了流程管事[10]。

2.2.2 靈活詢價，優化采購 以網上采購為主，訂單、合同、招投標為輔的多種采購方式，向供應商進行詢價、比價、定價的操作，替代傳統的線下詢價過程，公開而靈活[11]。按照貨比三家的原則，系統自動選擇最低的有效報價，生成采購訂單。對于采購中重要的一環合同管理，可以設定付款周期，使得訂單、一攬子合同的管理更加規范、透明、方便和快捷。

2.2.3 最佳定額，有效儲備 通過設定每種物資的最低庫存、安全庫存、訂購點等參數，庫房管理部門可以通過重訂購來維護庫存最佳定額，優先選擇合格的供應商來進行采購活動。這樣，可以從根本上提高所采購物資的合格率。

2.3 物資的庫存管理

2.3.1 建立血站物資編碼體系 對血站庫存物資重新分類，重新編碼，建立物品字典，統一物品名稱、規格型號、產品價格、包裝規格等，詳細記錄物資本身的技術參數，如采血袋的商標、產品型號、衛生許可證號、生產日期、滅菌方法、有效期、批次號、出廠日期等。物資編碼是每條物資唯一的“身份證”，是系統運行使用的基礎，物資編碼使系統中的物資信息為采購、供應、庫存、財務中物資管理協同工作提供共享的基礎數據，對每一物資建立詳細的技術參數有助于保證血液質量和安全性。

2.3.2 物資的庫存控制 根據采血科室實際使用情況對每種物資設置安全庫存，通過對庫存的優化和合理計劃，建立符合采供血要求的合理庫存水平，設定上下限報警值，并以此為依據進行積壓和臨缺報警提示，再結合科室領物單，自動生成采購計劃，如每臺采血車所需用的采血袋、檢測試劑、一次性注射器、消毒劑的用量有多大，不同地點每臺采血車甚至每一天的需要量都是不同的。因此需要做出每臺車每天的物資需求計劃，并根據其實時消耗情況加以反饋和分析，得到每臺車在不同時限內的最佳物資需求，匯總后制訂相應的采購計劃。以在適當的時間、適當的地點保證適當的庫存[12]。

2.3.3 物資的及時供應 通過安全庫存、再訂購點、ABC分類法、采購提前期、資源共享、臺車物資消耗分析、臺車物資需求計劃、建立突發公共事件應急預案等多種方法來保證物資的及時供應[13]。如采血所需的采血袋、檢測試劑等物資，應保證在有限期內使用，對每輛采血車采取物資庫存定額管理，首先須確定好采血車上物資儲備定額，通過信息系統對物資的使用情況實行庫存控制管理，實時反映每一輛采血車的物資消耗，當物資的實時庫存低于安全庫存時，信息系統后端會將數據自動傳輸到采購部門的庫房管理員，庫房配送部門根據每輛車的定額，自動生成補充清單，實行合理的配送方式，及時地將物資配送到采血車，也避免了人為的差錯和浪費。在突發事件時為保證采供血工作的順利進行應迅速啟動應急采購流程，保障采供血物資的正常供應。

2.3.4 物資的盤點及庫存查詢分析 通過系統可實現物資定期或不定期盤點。盤點可分為全面盤點、單項產品盤點、單項庫位盤點、隨機抽查盤點、按照ABC管理盤點、日常盤點、自定義盤點等，可進行盤點差異處理。系統可進行靈活的庫存查詢分析，可隨時查看當前庫存物資數量、倉庫貨位、物資積壓、物資短缺、出入庫等情況，可及時掌握庫存狀況。

綜上所述，血站證面臨重大難題，規范化、高效率、少空間、低成本的物資保存和管理，是血站現有的重大問題，這需要有一個完善的保存管理系統才能把大量血漿標本相關信息登記保存和管理好。庫存物資管理不但涉及到物資本身，還與基礎數據管理、供應商管理、采購管理、庫存管理、合同管理、工作管理、人員管理、知識管理、標準化體系等相互關聯、相互影響。隨著計算機網路技術的發展，血站庫存物資管理工作也進入了網絡化信息管理時代。從庫存物資管理發展的趨勢來看，利用信息化手段，建立起信息化的基礎管理平臺、標準化推進平臺、物資供應平臺、人員管控與績效考核評估平臺、工作管理平臺、成本控制平臺將是血站庫存物資管理的發展方向。

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（收稿日期：2013-12-15）