電大教務管理信息化的研究

孫 劍

(湖州職業技術學院遠程教育分院，浙江湖州，313000)

隨著社會的快速發展，計算機從誕生到現在已經使人類在各行各業經歷了大大小小的無數次變革。IT信息行業的發展徹底改變了人類的生活方式和工作方式。信息化時代的到來規范了工作的流程，節約了時間，縮小了材料成本和人力成本，從某個層面而言，一個企業的信息化程度的高低可以客觀地反映這個企業的規模。湖州廣播電視大學(以下簡稱“湖州電大”)是學生通過廣播、電視、計算機網絡等現代傳媒技術接受高等教育的教學機構，信息化對于其辦學的重要性不言而喻。其中，教務教學的管理工作是整個學校順利運行的核心部分，教務管理的信息化能更好地促進學校的發展，因此，教務管理信息化成為眾多工作中的重中之重。湖州電大發展至今，已有相當的規模，在籍注冊學生將近8000人，教學點逐步向基層延伸，設立多個子教學點，開設專業方向逐步增加。湖州電大的教務管理就是遵循電大的管理規律，運用現代化的技術與手段，通過計劃、組織、管理等控制活動，保證各種教學活動的開展，強調管理方法科學化、管理手段自動化。

一、國外成人教務管理信息化現狀

長期以來，國外高校一直致力于研究和探索學校成人教育教務管理的模式和流程，管理的信息化建設工作大都已經完成，其教務管理信息化走在我國的前列。發達國家從20世紀90年代已經成功地完成了數字化校園建設，實現了信息化教育。教務管理信息化最具有代表性的研究成果是學校互操作框架SIF(Schools Interoperability Framework)，這是美國一些企業、組織發起制定的學校管理系統互操作解決方案，達到各種應用程序在學校管理方面能夠相互進行操作，在教育環境內的多種數據可以進行交換。教務管理工作依附的平臺非常強大，與其他系統的融合度非常高，使得數據能夠快速共享。綜合來看，國外的教務管理計算機化與信息化已經開展多年，數據集中存取，分布操作，將教學的各個環節統一起來，提高教學效率，同時強調了系統間數據的流通。

二、湖州電大教務管理工作的信息化現狀

(一)教務管理平臺數量繁多、功能冗余、效率低下

目前，湖州電大教務管理平臺有好幾個，都是中央電大參與開發的網頁版管理平臺，而硬件服務器則放在省級電大，也就是說下屬各個市縣電大的教務管理工作都是通過省服務器運作的。可以看出，湖州電大教務管理的軟件和硬件的權限在兩個不同的地方。這導致一旦出現問題，很難從根本上找出問題的源頭所在，在工作中經常出現差錯。另外，幾個教務管理平臺的功能都有重疊之處，也需要進一步精簡。

(二)考試平臺多樣化，標準不一

湖州電大在進行教務管理時，工作量大，事情繁瑣，因此不得不耗費大量的人力、物力和財力去完成規定工作。湖州電大的考試種類繁多，有學位考試、全國成人教育統考、期末考試，有無紙化考試、基于網絡的考試等。每種考試都有自己的平臺，特別是無紙化考試的每門科目都有不同的考試軟件。考試平臺多樣化，標準不一，增加了教務人員的工作量。

(三)考試流程復雜化，浪費資源

期末考試階段，湖州電大教務管理人員需耗費大量的時間和精力，將省電大下發的考試通知單進行處理，去除一些不參加考試的內容(如畢業論文)，加上另設考試時間的科目(如無紙化考試科目)，然后制成自己學校的考試通知單。考試成績出來后，教務人員需把成績數據處理好后下發給每位班主任，然后班主任再將成績交給每位學生。這里光打印考試通知單和打印考試成績單就需要耗費大量的紙張，極不環保，而且打印好的成績單還需要班主任進行裁剪。總之，當前湖州電大的考試管理非常麻煩，還容易出現差錯。

(四)畢業審核手續繁瑣，易出紕漏

圍繞湖州電大學生的畢業工作，教務人員需要對每位學生的各項畢業材料進行整理。首先需每位即將畢業的學生填寫畢業生登記表，核對個人信息，交畢業照片;然后教務人員給每份畢業生登記表填寫畢業證書編號;接著教務人員需打印學生的綜合成績單，將兩份材料蓋上自己學校的公章;最后還需要全部拿到省電大進行蓋章。因為這些都是純手工操作，所以很容易出現紕漏，這就需要教務人員極其仔細，反復檢查。

三、湖州電大教務管理工作信息化的設想

我校針對目前教務管理的現狀，正在積極籌建、開發一個信息化平臺，平臺的登錄權限分為學生、班主任、教師、教務管理人員。期末階段，教務人員把省電大發布的考試通知單下載下來，進行適當處理后隨同本校的考試教室安排一同導入這個信息化平臺，平臺自動生成帶有考生照片的考試通知單。考生可以自動登錄平臺查詢各門科目的考試時間及教室。考試結束，試卷批閱、登分完成后，將考生成績數據包再次導入這個平臺，學生登錄自行查閱。這個平臺一旦建設完成，學校可以把每個學生的信息，如每個學期的教學計劃，放入這個庫里學生登錄后即可一目了然。對于即將畢業的學生來說，學生本人可以登錄平臺查詢自己的綜合成績單，不需要教務人員協助即可及時知曉自己還有哪些課程沒有達到畢業的條件。信息平臺的另一個功能是實現數據的及時更新，一個數據改動后，整個平臺里相關聯的數據都會進行自動換算更新，省去了紙質數據的一個個改動，極大地提高了效率。

(一)精簡教務管理平臺

目前，湖州電大存在多個教務管理平臺，每個平臺都有自己特有的一個數據功能，功能冗余，操作復雜。在完成某項工作時需要同時打開好幾個平臺，而如果打開一個平臺而沒有關閉另一個平臺，就會占用一定的系統資源，這就存在了很大的浪費。如果能夠把幾個平臺里的功能去除重復冗余部分，然后集中到一個平臺里，只要做到明確地分類，就能夠快速定位你需要的功能，就能節約硬件系統資源，縮減管理維護成本。集中精力管理一個平臺，能夠有效提高平臺運行的效率。另外還應該把軟件、硬件的維護修改權限都集中到一個地方，這樣才便于管理，便于維護。

(二)統一各類考試報考平臺的標準

考試種類的繁多，報考字段的標準不同，增加了教務管理人員的工作量。管理層應該開發一個統一的考試報考平臺，因為報考信息不外乎姓名、性別、學號、考試科目、專業名稱這幾個主要字段。如果能統一各類考試報考平臺的標準，將會大大簡化教務人員的工作，并可縮短考試的報考時間。

(三)期末工作流程實現無紙化

(四)教務人員與學生間建立起動態的反饋機制

加強湖州電大教務工作信息化建設，還需要建設和完善教務人員與學生之間的信息發布、信息共享、教務管理、考試服務等動態反饋機制，建立起教務不受時間、空間限制的服務機制，可以建立QQ群、飛信群等，讓學生加入，使學生第一時間了解到相關的教務信息，方便了教務人員、班主任和學生之間的溝通交流。

(五)湖州電大教務教學在線學習平臺的建設:

1.為學生提供更完善的服務體系。每個新學生在新學期有了學號和密碼后就可以查詢課程表和進行選課，可以隨時隨地在網上查詢自己所需的資料，學生查詢學籍情況、獎懲記錄、學習成績情況和學分完成情況等。

2.可以提供更詳細的學生信息給班主任。班主任登錄系統后，可以很明確地看出自己班級的詳細信息和個別學生的特殊情況。也可以通過平臺及時給學生發布一些通知，并與學生互動。

3.給教師提供更舒適的工作平臺。教師登錄系統后，在網上就可以為學生布置所任課程的平時作業，上傳學習資料和復習資料。還可以進行教務任務和課程表的查詢，獲取所任教學年級、專業的學籍情況等資料。

4.給教務人員提供更強大，更方便的功能，教務人員通過管理員用戶名和密碼登錄系統后，可以了解所有的教務、教學信息。教務人員還需對數據庫進行維護，導入學生的各項信息。平臺的一項強大功能是:教務人員對期末考試的一些相關信息稍作處理后導入系統，系統可以自動生成期末考試通知單。這可以大大減少教務人員的工作量。

四、電大教務管理工作信息化的實現意義

信息化是實現電大教務工作跨越式發展的重要因素，教務管理的信息化可以有效實現數據共享，可及時發布信息，減少實物的流動，節約大量的成本，提高資源的利用率。統一的信息化規劃，可以提高信息的安全性，降低數據處理的錯誤概率。信息化的教務管理模式可以改變工作效率低、勞動重復多、工作量大、反饋能力弱、反饋周期長、準確性差的無序性工作模式，大大提高教學管理質量，能夠為學校各部門提供科學、有效、及時的數據。信息化的管理手段可以使學校的管理更為便捷，能夠把整個湖州電大真正地做大，做強。

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