論商務英語信函中的合作與禮貌原則

李倩男 卜 燕 施燕紅 黃健婷 王 雙

（江蘇理工學院外國語學院 江蘇常州 213001）

論商務英語信函中的合作與禮貌原則

李倩男 卜 燕 施燕紅 黃健婷 王 雙

（江蘇理工學院外國語學院 江蘇常州 213001）

語言學中的合作原則和禮貌原則不僅適用于日常交際領域，同樣適用于商務英語信函。商務英語信函寫作的7c原則反映了合作原則和禮貌原則的并存與互補。在商務活動中，應該具體問題具體分析，綜合考慮各種因素和需要，根據實際情況采取不同的策略，才能達到預期的交際效果。

商務英語信函；合作原則；禮貌原則

商務英語是英語的一種社會功能變體，是英語在國際商務場合中的應用。商務英語信函則通過使用信件在商務場合中達到成功交流的目的。在國際貿易中，商務英語信函必須做到陳述清晰，語言得體，考慮周全，讓來自不同文化背景，母語不同的商務工作者順利的達到交流的目的。

禮貌和合作原則是現代語言學中重要的會話理論，是商務英語信函中涉及的兩個重要語用學原則。合作原則是人們成功交際所要遵循的原則，它要求交際者在言語交際過程中盡量為對方提供真實、適量、有關的信息。禮貌原則作為合作原則的一種補充，要求說話人盡量減少對別人的貶損，盡量增加對別人的贊譽。禮貌原則很好的解釋了人們有時候為什么有意的違反合作原則而采用以間接、委婉、含蓄的方式來表達自己的想法。合作原則和禮貌原則都是交際中很重要的語用原則，其內部的次準則之間存在著微妙的聯系，這使兩大原則關系密不可分。

一、合作原則

Grice 認為在任何有意義的言語交際過程中交談雙方存在著一種默契，一種雙方都必須遵守的原則，即合作原則(co-operative principle)。具體來說，合作原則有以下四條準則：

1.數量準則(Quantity Maxim)：所說的話應該滿足交際所需的信息量；所說的話不應該超出所需的信息量；

2.質量準則(Quality Maxim)：不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話；

3.關聯準則(Relevant Maxim)：說話要有關聯；

4.方式準則(Manner Maxim)：說話要清楚明了，避免晦澀，避免歧義，簡潔不贅述，井井有條。

就商務英語函電而言，由于收信的一方在讀信時，寄信的一方不在場，無法像在打電話或面談時根據對方的反應做出及時的調整，因此，函件往來中雙方如何表現出“合作”的誠意，要比在電話交談或當面會談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：

We are in receipt of your letter and appreciate your intention.

We are in receipt of your letter dated Jan, 9th regarding our walnut meat and appreciate your intention to promote the sales of our products.

外貿交易的雙方不大可能記得每一封給其他公司的信函的具體內容，因此第一種商務英語信函開頭勢必會使對方公司感覺云里霧里，弄不清楚具體狀況，而第二種信函開頭使對方一目了然，很快到達正題，節省雙方時間，它提供了外貿交易所需的足夠的信息，就是符合數量準則(Quantity maxim)。當然在提供足夠的信息后，務必不要嗦、拖沓，要簡潔明了。

商務英語信函的最終目的是達成外貿交易，其中勢必會涉及商品數量，質量，價格等很多項目，務必不能出差錯，否則會造成不必要的損失。

關聯準則要求商務英語信函中所寫內容要與外貿交易的內容相關，而不能像我們平常寫信一樣，開頭來一句“今天陽光燦爛，我心情很好”，不要談及天氣或身體狀況，所寫的內容應該緊緊圍繞外貿交易內容。

方式準則是與怎樣交談有關。舉例說，報盤信應從設計號碼到裝運過程都分點清楚地列出，這種做法杜絕了歧義和誤解的可能性，減少了不必要的麻煩。

四條準則中前三個準則與交談的內容有關，最后一個與怎樣交談有關。遵守了這些準則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。然而人們并非總是合作的，有時候會故意違反合作原則。上世紀八十年代，英國語言學家Leech在Grice合作原則的基礎上作了進一步的補充，提出了著名的禮貌原則（Politeness Principle），指出人們違反合作原則正是出于禮貌的考慮。

二、禮貌原則

禮貌原則在商務英語信函中的應用多體現在態度，用詞及語氣方面。它包括以下六個范疇：

1.策略準則(Tact Maxim)：盡量減少他人付出的代價，盡量增加對他人的益處；

2.慷慨準則(Generosity Maxim)：盡量減少對自己的益處，盡量增大對他人的贊揚；

3.贊譽準則(Approbation Maxim)：盡量縮小對他人的批評，盡量增加對他人的贊揚；

4.謙虛準則(Modesty Maxim)：盡量縮小對自己的標榜，盡量夸大對自己的批評；

5.一致準則(Agreement Maxim)：盡量縮小自己與他人的不同意見，盡量夸大自己與他人的相同意見；

6.同情準則(Sympathy Maxim)：盡量縮小對他人的厭惡，盡量擴大對他人的同情。

禮貌原則在態度的選擇上表現為尊重他人，這要求我們充分尊重對方，站在對方的立場考慮問題，因此需較多地使用第二人稱代詞you和your，從you-attitude出發，展現出多讓自己承擔，通情達理一面，禮貌的同時更顯真誠。同時在商務英語信函中為了與他人建立良好的關系，應多采用肯定語氣，以此傳遞積極的信息。

在詞匯使用方面，首先應當使用有積極意義的詞語如welcome，satisfy，pleased等，使合作方感到發信函的人體貼及誠懇，特別是在催款、投訴、索賠等內容的信函中。其次，要盡量使用中性詞，避免使用單指男性或女性的詞如salesman，salesgirl等。最后，應適當使用情態動詞，這有利于商務信函中表示愿望、允諾、建議、催促、申訴、質問等磋商、答詢等句子語氣的緩和，使對方容易接受。

在語氣上禮貌原則多表現為：第一，常采用被動語態，更清楚的表達意思，避免歧義，使用被動語態使句子表達更為溫和委婉，讓貿易請求聽起來較合理；第二，使用疑問句達到更好的效果，表現出對對方的尊重；第三，適當使用虛擬語氣，使語氣更委婉含蓄。

在我們的日常交際中就需要根據不同的情景，對禮貌策略進行選擇，這對于商務活動，尤其是商務英語信函寫作有著積極的指導作用。恰當的禮貌策略可以避免一些不必要的損失。

三、合作原則與禮貌原則的關系

1.合作原則和禮貌原則同時并存

合作原則和禮貌原則相輔相成地運用于人們的日常交際中。合作原則是一條重要的會話指導原則，在會話中起著調節說話人說話內容的作用。但禮貌原則維護了交談雙方的平等地位和他們之間的友好關系，在進行交際時，禮貌原則解釋了合作原則無法解釋的問題，完善了會話含意，后者是前者的補充，二者同時并存。

2.合作原則和禮貌原則進退相讓

合作原則與禮貌原則之間存在著一種進退相讓的關系(何兆熊，2000：213)。語用學中的這兩個原則是對立的，并在某些交際情景中反映出矛盾的關系，即有時候無法做到兩全其美，多考慮禮貌便不得不犧牲合作原則，反之，要多考慮合作原則，就不得不犧牲禮貌原則。

四、合作原則和禮貌原則的關系在商務英語信函中的體現

1.并存關系的體現

商務英語信函是國際商務活動的重要工具之一。合作原則和禮貌原則不僅充分體現在日常會話的互動交際中，在商務英語信函中對商務活動的成功與否也起著重要的調節作用。商務英語信函寫作不同于日常英語書信寫作，它有自己特殊的語言風格和寫作原則，即“7c”原則，指的是商務英語信函在選詞、造句、內容、語氣、寫作態度等方面的7個以英文字母C開頭的單詞，即：完整(Completeness)、正確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡潔(conciseness)、具體(Concreteness)、禮貌(Courtesy)和體諒(Consideration)。這7個語言特點與合作原則和禮貌原則有著許多相通之處，這正是合作原則和禮貌原則在商務英語信函中的體現和運用。

(1)完整原則與數量準則

信函的內容和結構要都完整。一封合格的商務英語信函必須為讀者提供所有需要的信息。在回復詢價信的信函寫作中尤其要做到這一點，所說的話應滿足交際所需的信息量，以此體現合作原則中的數量準則。

(2)正確原則與質量準則

商務英語信函中信息的正確性是至關重要的。除了內容正確，語法正確，標點拼寫也要正確。商務信函所涉及到的是商務活動，牽涉的是雙方的商務關系和經濟利益，用詞必須嚴謹、準確。比如，商務英語中經常會有度量衡以及貨幣名稱，如果把US Dollar誤寫成RMB，后果不堪設想。合作原則中的質量準則要求我們不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話。正確原則正是體現了質量準則，函電中所有的信息真實可靠才能得到對方的信任。

(3)清楚原則與方式及關系準則

所謂清楚，就是內容表達清晰，避免讓讀信人產生誤解。商務信函寫作中，我們要注意邏輯上的合理，意義上的連貫，合理安排句子的結構，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，這一點同關系準則要求的語句之間要有關聯是一致的。在商務英語信函中選擇簡明易懂的詞語，盡量不用使用意義上含糊不清的詞句，這一點與方式準則的避免晦澀的要求是相通的。

(4)簡潔原則與方式準則

簡潔指的是寫信人盡可能地用精辟的語句清楚地表達自己所需表達的內容。商務信函應當在涵蓋各種必須陳述的信息的基礎上做到言簡意賅、文字簡潔。商務英語信函中，對于意義相近的詞或短語，應該選擇簡潔的詞匯，避免嗦，如宜用“decide, prefer, so”，而不應該使用“come to a decision, express a preference for, in such a matter that”。簡潔原則與方式準則的“說話要簡潔，避免贅述”不謀而合。

(5)具體原則與方式準則

商務英語信函的語言要具體、明確。例如，在表達時間時，商務英語信函中應避免出現“the other day，yesterday，tomorrow”之類的容易引起歧義的、含糊而籠統的表達法。這一點體現了方式準則，即表達清楚，明了，不引起歧義。

(6)體諒原則與一致準則、同情準則

在寫商務英語信函時，要把握“體諒”原則，給予對方充分的體諒和照顧，這就是商務信函中的“為對方著想”。尤其應當注意的是，當雙方觀點不能統一時，我們首先要盡量理解并尊重對方的觀點，盡可能地縮小對他人的不同意見、盡量擴大與他人的相同意見，盡量表現出對他人的同情。這恰恰是一致準則和同情準則的體現和運用。如：

We have to refuse your request for further reduction.

We regret being unable to comply with your request for further reduction.

顯然，此時對于降價的問題雙方意見不統一，第一種表達方式“refuse”，生硬而失禮。第二種表達方式“regret being unable to comply with”就委婉、溫和許多，易于被對方接受。

(7)禮貌原則與各個禮貌準則

禮貌是商務英語信函的重要語言特點。一封彬彬有禮的信函能在讀者心目中樹立起良好的職業道德形象。當外商致信表示愿與你公司建立業務聯系，或對你公司的商品感興趣的時候，在復信是一定要表示感謝。恰當地運用禮貌詞語有助于贏得讀信人的好感，能讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在商務信函中，禮貌原則的各個準則都得到了不同程度的體現。

2.對立關系的體現

(1)合作原則優先

在某些信函交際場合，當人們更關注信息內容時，常把遵守合作原則放在第一位，把禮貌原則放在第二位。商務活動中的簽約雙方，如果一方不能嚴格履行合同，就可能給另一方造成損失，受損失一方會向對方發出投訴信和索賠信。這種情況下，寫信人會嚴格地遵守合作原則，實話實說，講明投訴的依據，如貨物受損或有瑕疵，延誤交貨，品質低劣等等。我方有理也應顧及對方的顏面，做到有禮有節。

(2)禮貌原則優先

商務活動中，客戶們有時無法按時付清賬單，公司需要寫催款信。催款信既要有分量，又不會冒犯對方。為了和客戶保持友好的業務關系，寫信人會更注重禮貌原則，用親切、公正有理、不失禮貌的語氣進行敘述，給予對方充分的體諒和照顧，給客戶留有余地，這種情況下，通常優先考慮禮貌原則，而合作原則退居第二位。

五、結語

合作原則和禮貌原則是并存互補、進退相讓的關系。商務英是如何初戀同居、如何分道揚鑣，如何結婚生子、如何重逢但舊情不再的故事，是一個讓人不堪回首，陣陣悸痛的現代愛情故事。翻譯比賽的原文是文章的前半部分，用詞簡練，創造的氛圍比較沉悶壓抑。因此翻譯時應注意到原文的風格特點。此選段為“我”成家多年后向自己的丈夫訴說自己的過往，因此翻譯時應避免堆砌辭藻抑或濫用成語，也不能將其譯成純美的愛情故事。如“I don’t remember much between opening them resentfully, sighing, and sleeping with him a few days later.”中“sleeping with him a few days later”就不能譯成“幾天后就纏綿于床第”。“I had no money, no place to be, and he took my weariness, my lack of interest, as a challenge.”中“I had no money,”譯成“我囊中羞澀”也是不合適的。因此，在進行文學翻譯時，要從整體風格上準確把握原文的基調，不僅要注意對原文理解準確深刻，字斟句酌，表達上通順達意，而且要譯出原文的神采和風韻。

總之，“信”與“達”的實現取決于“所有的譯者，在翻譯過程中殫盡竭慮，苦苦求索的首先就是原文作者的‘本意’。原文作者的本意是譯者的要本。”(謝, 74)翻譯水平的提高是永無止境的，它要求譯者加強綜合文化素質和思想修養，在翻譯實踐愛你中不斷認真細致地總結，將翻譯當做一門藝術來不斷加以追求。

[1]牛津現代高級英漢雙解詞典[Z].上海:上海譯文出版社,1996.

[2]謝天振.翻譯的理論建構與文化透視[M].上海:上海外語教育出版社,2002.

[3]許鈞.風格與翻譯.中國翻譯[J].1993(3).

On the Realization of “Faithfulness”and“Expressiveness”in Literature Translation

Peng Juan

(Xuzhou Institute of Technology, Xuzhou Jiangsu, 221008, China)

In the process of literary translation, the realization of“faithfulness”and“expressiveness”involves two aspects: being faithful and expressive both in content and style, which not only requires the translator to understand the semantics of words correctly in the context, to be familiar with English collocations and idiomatic expressions, and to comprehend the logic in the context with grammatical knowledge, but also demands the translator to know well of the background information and the author’s writing style.

literature translation；faithfulness；expressiveness

H31

A

1000-9795（2014）05-0325-02

［責任編輯：劉麗杰］

2014-03-10

李倩男、卜燕、施燕紅、黃健婷、王雙系江蘇理工學院外國語學院12級商務英語專業學生。

本文是江蘇省高等學校大學生實踐創新訓練計劃項目“論商務英語信函中的合作和禮貌原則”的研究成果，項目導師：黃啟發，符君。