論高校檔案信息化管理的有效策略

蔣貞慧

(陜西省商洛學院 陜西商洛 726000)

論高校檔案信息化管理的有效策略

蔣貞慧

(陜西省商洛學院 陜西商洛 726000)

高校檔案的信息化建設，就是利用信息技術實現檔案在資料獲取、處理、傳輸以及使用方面的高效性與可靠性，實現檔案資源的科學化、信息化管理，為使用者提供更多的檔案信息，實現檔案資源的共享。本文對高校檔案信息化建設的意義及面臨的困難進行了分析，同時對高校檔案信息建設的對策進行了探討。

高校檔案；信息化管理；有效策略

進入二十一世紀以后，人類社會的發展模式發生了巨大的轉變，信息技術、網絡技術以及數字技術成為時代發展的主流。在高校檔案管理工作中，實現信息化管理也成為高校建設管理不斷努力與探索的方向。但是從目前的情況來看，高校檔案管理的信息化建設，仍然處于起步階段，仍然有許多問題需要解決，這就要求我們對檔案管理的信息建設問題進行更加系統而周密的分析，盡快找到有效的建設對策，以期為高校檔案管理水平的進一步提高提供支持。

一、高校檔案信息化管理的意義

1.高校檔案管理模式改革的趨勢

傳統的高校檔案通常是一種相對封閉的內部資源，很少會為公眾提供使用服務，在檔案管理模式方面也只是原始而簡單的進行保管。隨著我國高校教育事業的不斷發展，高校檔案的作用也日益突顯。高校檔案實現信息化管理，改變了以往單純的手工管理方法，充分利用了檔案自動化、智能化的管理方法，工作內容從單純的“存、管”式管理過渡到“存、管、用”的靈活性管理，檔案服務利用方式也由過去的分散、孤立與被動，轉變為現在的系統、集中、統一而主動式服務方式。

2.提升了檔案管理的效率

高校檔案信息化管理后，使檔案管理具有了一定的時效性。信息化管理后，管理人員可以利用計算機、網絡進行檔案資料的錄入、檢索以及利用，對電子檔案進行收集，數據一次錄入可多次利用，并可實現數據共享；在檔案錄入電腦后，對檔案信息進行加工，不僅可以減少二次文獻信息的加工時間，也可快速地出版二次文獻，大大提升了檔案管理的工作效率，檔案管理的整體過程便可實現自動化、實時化、網絡化管理；檔案的信息化管理，還可以提高檔案調閱檢索效率。

3.實現了檔案資源的共享

檔案信息化建設的核心就是資源建設，其目的就是利用信息技術來提高檔案管理水平，實現檔案信息資源的共享。檔案管理實現信息化以后，不僅可以提升信息利用率，也可拓寬檔案的服務范圍；檔案資料的信息化管理，可以使校內科研人員的利用與開發更加方便，進一步提升檔案信息資源的利用空間。

二、高校檔案信息化管理面臨的挑戰

1.資金投入較大、籌集較為困難

資金籌集困難已經成為現代高校檔案信息化管理的一大難題。高校要想做好信息化建設工作，首先就應該購置相應的計算機、打印機、掃描儀等信息化設備。同時，還需要相應的網絡系統以及安全系統作為支持，這些都需要大量的經費投入。另外，加上電子產品更新換代較快，生命周期也較短，后續的維修、更換以及升級費用都比較高，需要進行長期不間斷的投入。

2.建設任務重，見效難

檔案信息化管理過程中，需要對現在檔案資料進行錄入整理，通過掃描縮微等手段，來將各類文書、音像、照片、書籍等載體轉換為電子文檔。還需要按照要求利用文檔處理軟件將各類數據進行整理規范，以方便使用者進行檢索；另外，信息化管理也需要對客戶提供網上資源共享平臺，做好遠程信息服務工作，以及網絡安全等工作，這些工作不僅工作量大，而且對工作質量也要求較高，要想全面做好這些必然需要經歷長期的系統建設與完善，如果在經費、技術及人員等方面無法保障，便很難看到明顯的成效。

3.管理隊伍要求高，人才吸收難

檔案信息化建設對檔案人員的思想觀念、專業技能以及計算機操作水平等都提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要熟練的操作計算機，也需要具有較高的信息判斷及運用能力，同時又能夠精通檔案相關的業務知識。但是受傳統高校檔案管理用人制度的影響，檔案管理人員的待遇較低，崗位管理松散，很難吸引并留住一些優秀的管理人才，直接導致檔案部門人員老化，工作方法老套，進步慢，缺乏創新精神。

4.環境變化快，服務方式轉變難

以往的高校檔案部門工作觀念比較落后，再加上高校檔案管理部門也不存在什么競爭壓力，所以管理人員普遍存在應變能力差，缺乏競爭意識的問題。在實現檔案信息化管理后，檔案管理的服務范圍更加廣泛、服務方式也更加透明公開，這要求檔案管理部門及時更新服務理念，轉變工作態度與方式，不斷拓寬業務領域、提升服務質量，以保證檔案信息化管理工作的整體水平。這一點對長期從事傳統檔案管理工作的人員來說，無疑是一種挑戰。

三、高校檔案信息化管理的有效對策

1.加強檔案信息化的基礎設施建設

高檔應該將檔案信息化建設納入到總體發展規劃當中，在投入資金及政策方面做好保障，進一步加強檔案信息化的基礎設施建設。提高檔案管理部門及人員的計算機及網絡技術應用水平，以充分發揮檔案信息化系統的功能及作用。另外，高校還應該加強內部局域網的建設，實現檔案管理系統與其它辦公網絡的對接，以實現各單位及部門向校檔案管理部門的遠程歸檔工作，推進檔案管理的數字化進程。

2.創新檔案信息化的管理制度

對檔案管理制度進行創新，是保障檔案信息化建設的根本。高校應該根據自身發展與建設的需要，對內部、外部關系進行重新調整，對上級與下級的關系、部門與部門之間的關系也進行重新調整，保證信息化的檔案管理制度體系能夠成為高校管理工作的重要組成部分。利用制度來規范及約束高校檔案管理的方式及工程流程，使檔案管理工作成為高校其它工程的有力支撐。另外，高校檔案管理部門還應加強對網絡信息安全及保密工作的研究，進一步提升檔案管理系統的安全系數。

3.創新管理理念，提升服務質量

高校檔案的信息化管理，必須充分結合自身的發展需要，積極借鑒國內外的先進管理技術與管理理念。但是要切忌死搬硬套，缺乏創新。檔案的信息化建設應避免重復建設，也不能只重視檔案管理系統軟件與服務器的建設，而要結合自身的檔案工作實際情況，同時還要兼顧信息技術發展與更新的趨勢，對檔案管理的信息化進行創新管理。進一步加大檔案管理軟件的應用宣傳，提高檔案信息化技術應用及管理水平，為實現檔案資源的信息共享創造有利條件，全面保證檔案信息化的管理質量。

4.強化檔案管理隊伍建設

相對于其它工作來說，檔案管理工作比較枯燥，無法激發工作人員的熱情。在檔案信息化建設過程中，高校必須注重對檔案管理工作的重視，采取積極有效的措施來穩定檔案管理隊伍。高校不僅要做好管理隊伍的思想政治教育，還要在工作條件及待遇方面給予適當的照顧，使檔案管理人員的工作熱情得以激發。另外，高校還應該做好相關人員的業務培訓工作，從檔案管理知識及信息技術等方面入手，有計劃、有目的的培養一些既懂得檔案管理又能夠靈活運用計算機及網絡技術的復合型人才。高校可以有組織地吸收和培養一些業務骨干，利用這些骨干的模范帶頭作用，來挖掘檔案管理隊伍的工作潛能，全面提升高校檔案管理的整體水平。

四、結論

檔案管理的信息化建議，可有效發揮計算機及網絡的技術功能，通過檔案管理軟硬件、檔案數據庫等管理系統的建設，來實現檔案錄入、文件保存與應用，實現檔案資源的共享。總之，高校實現檔案的信息化管理，不僅改善了以往檔案管理效率低，檔案資源利用不充分、不及時的問題，也提升高校檔案管理的服務質量，對高校各項工作改革與發展具有重要意義。

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G472

A

1000-9795(2014)012-000194-02

蔣貞慧(1977-)，女，青海西寧人，館員，研究方向：圖書檔案管理。