高校檔案管理工作新思路探索

姚晶

摘要：檔案工作是高校工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是高校的重要職責。面對新形勢、新任務、新要求，高校檔案管理手段、服務機制、收集模式等需要進一步創新。隨著高等教育的發展，為了提高檔案工作的效率，實現辦公管理現代化，需要提高高校檔案工作人員的能力和管理水平。針對目前高校檔案工作中存在的問題進行分析，提出檔案管理工作思路，以期提高高校檔案工作水平，為高校各項事業的可持續發展服務。

關鍵詞：高校;檔案工作;數字化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）33-0016-02

檔案是指在社會實踐活動的過程中各組織或個人直接形成的歷史記錄。它繼承了文件的原始記錄性，是確定的、有完整記錄作用的固化信息，具有憑證價值的重要屬性。基于此，檔案作為一種真實記錄，檔案工作是一項基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。

當前，隨著經濟社會的快速發展，信息技術不斷更新，在高校發展過程中高校檔案工作作為不容忽視的重要工作之一，其內涵和外延都發生了深刻變化。因此，只有在檔案機構建設、檔案工作制度建設、人才隊伍建設、檔案信息化建設等方面與時俱進，不斷改革工作模式，創新工作方法，才能促進高校檔案事業的科學發展，更好地服務學校和社會。

一、檔案管理的意義

檔案文件是對各項活動的真實記錄的重要成果，其中有相當一部分是屬于機密的，分散在業務部門或個人手中，容易失散和泄密，只有收集歸檔，集中保管，才能維護檔案的完整與安全，有利于保護國家機密。所以，檔案管理有利于充分發揮檔案的作用，維護檔案的完整與安全，把處于分散狀態的文件材料按照歸檔要求收集起來，為各項工作服務，充分發揮其作用。

檔案工作是學校工作的一個重要組成部分，是辦好學校的重要基礎工作之一，是維護學校真實面貌的一項科學文化事業。檔案信息是高校檔案的靈魂，而形式載體是高校檔案的物理載體，在一定程度上是衡量學校管理水平的標志。豐富的檔案資源是高校檔案工作賴以存在的基石，是高校檔案部門的強館之基、活館之源、立館之本。

隨著各高校檔案館的建設越來越趨向于完善，高校檔案管理成為高校基礎建設工作、行政管理工作、科研技術工作、黨群類工作中肩負重要職能、相對獨立的組成部分。高校檔案作為各項工作和廣大師生各方面情況的真實記錄，是促進高校事業科學發展、維護高校及廣大師生根本利益的重要依據，可以為學校辦學服務，有助于學校總結辦學規律，持續推進改革發展。因此，高等學校的檔案管理工作是促進教育持續發展的重要依據，必須要加強對檔案工作的領導和管理，并把檔案工作納入學校整體發展規劃。

二、高校檔案工作范疇

檔案是在教學、管理、科研及其他各項活動中直接形成的有保存價值的文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄，包括圖紙、計算材料、照片、影片、錄像帶、磁盤、光盤、實驗記錄等。

經過收集整理的檔案是文件材料轉化為檔案的起點。文件材料的收集歸檔標志著作為文件材料的屬性已完成，從此具有檔案的屬性和使命。收集工作是貫徹集中統一管理原則的具體措施。只有通過收集歸檔把分散在部門和個人手中的文件材料集中統一地保存起來，才能保證集中統一管理的原則得到貫徹。

高等學校檔案種類繁多，包括有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。文件資料的歸檔范圍為教學類、黨政管理類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、科研類/外事類、財會類等。

高校檔案管理內容包括負責收集、分類、整理、統計、保管學校各種檔案和文件材料;參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流;制定關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況;開展檔案的開放或利用工作;貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作;負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，開發檔案信息資源;負責對全校檔案工作人員的業務培訓;開展檔案宣傳工作和利用者教育活動等方面。

三、高校檔案工作中的問題

在由教育大國向教育強國轉變的過程中，我國高等教育的發展由注重數量增長轉向提高質量、注重內涵建設。隨著高等教育的深入發展，導致高校檔案數量劇增、門類繁多，檔案管理工作難度加大，高校檔案的傳統管理模式面臨新的挑戰和發展機遇。

目前，文件系統的不兼容造成電子文件歸檔困難。高校辦公自動化系統與檔案管理系統的相互沖突成為電子文件難歸檔的主要原因。當前，辦公自動化系統很多，但由于很多軟件由相關部門或各二級學院自行安裝和設計的，而檔案管理系統是具有現代管理特色的標準軟件，具有標準化、共享化、規范化等優點。因此，兩套系統相互不兼容還存在沖突現象，電子檔案的歸檔難以順利實現。

高校網絡平臺的缺乏造成檔案信息利用率極低。所謂的現代技術手段的利用也是僅僅停留在文字的簡單編輯和錄入，管理狀態依然處于人工化，這無疑是對現代化技術的一種漠視。同時，檔案工作人員忽視網絡信息資源共享后浩大的信息資源，使有效資源沒有得到及時開發。

另外，過度依賴硬件造成電子文件保存不安全。占用空間小、速度傳遞快及操作便捷等是電子文件的優勢。但是，電子文件在解讀時不能直接進行，電子數據易丟失，過度依賴計算機等硬件設備，并且容易受到一些病毒的攻擊等等，這一系列問題都是造成電子文件不安全的根本原因。

四、高校檔案管理思路

1.檔案管理人才培養

在新的時代背景下，不論是檔案的形式和載體，還是檔案信息的傳播方式與途徑等都發生了根本變化。高校檔案管理人員的素質和水平直接關系到檔案管理工作的效率和水平。在現階段，隨著高等教育的快遞發展，對高校檔案管理工作提出了新要求，高校檔案管理人員需要不斷提高業務能力和管理水平，才能發揮職能作用，保障檔案工作的持續發展，提高工作質量，為各項工作提供參考和借鑒。

為適應高等教育發展的需要，高校檔案管理人員首先要有一定的政治素養和相關理論知識，熟悉有關高校檔案管理的政策、法規和文件，具備一定工作能力，掌握相關的工作原則和方法，能進行檔案文件的深入研究和開發。高校要把好人才入口關穩定人員隊伍;加強對檔案人員的繼續教育;引入競爭機制，鼓勵拔尖人才脫穎而出。

2.檔案的歸檔和完善

高等學校的檔案文件要實行部門、課題組立卷，按照相關日期、事項編排，整理文件目錄，檢查裝訂后進行歸檔。檔案管理人員要認真仔細做好這項工作，嚴格按制度歸檔。有關基建工程、課題項目、重大事項等的資料文件，需要檔案人員仔細核查、審查，整理準確、系統的文件材料，以免遺漏、混亂。

高校教學、科學研究、行政黨務管理都需要詳細完備的檔案文件歸檔，按一定原則保存，做好檔案管理工作的計劃、監督、檢查、驗收等工作，并納入相關部門的職能范圍之內，保障檔案管理的規范有序，有完整準確系統的檔案備查，完善歸檔制度。

3.檔案的開放和編研

高校檔案的開放應符合下列規定：對于向全校和社會開放檔案，持有相關證明的個人，包括港澳、臺灣同胞、海外華僑，如果需要查閱高校檔案，應說明原因，經過批準后可以查閱、摘錄和復印高校檔案中屬于開放的檔案資料。檔案查閱的有關規定應遵循一定原則，不屬于開放范圍的檔案文件，未經相關部門批準和授權的，任何個人或組織不得公布相關材料。

檔案的編研工作是高校檔案部門的重要工作之一。對于需要出版和公開公布的檔案，須經檔案部門同意，并報校領導批準。未經檔案部門的批準，一些重要的、珍貴的檔案和資料不得提供原件使用。

4.檔案的分類和保存

高校檔案部門要對檔案進行分類、編號和排列。檔案的分類是檔案管理諸環節中最關鍵和重要的步驟之一，要仔細分類保存。未經相關部門的批準，檔案管理人員不得私自銷毀任何檔案。如果確定需要對檔案資料進行銷毀，必須征得管理部門批準，并做好詳細記錄。

對于檔案的全宗和案卷數量、收進和移出、利用等情況，高校檔案部門應派遣專人進行統計，制作檔案基本信息情況統計表，向有關行政和主管部門報送存檔。

在檔案保存過程中，如果發現檔案資料出現破損和褪色，應進行及時的補救。檔案管理人員在工作中要注意學習和提高檔案保護的技能，對檔案文件的保存情況進行及時的檢查，發現問題及時處理。

5.檔案數字化建設

當前，電子文件的不安全嚴重威脅著高校檔案的長期保存，威脅著高校進行檔案數字化建設的安全性。隨著計算機技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）的發展，檔案數字化應運而生。它是一種新型檔案信息形態，即把各種載體的檔案資源轉化為數字化檔案信息，以數字化形式存儲，利用計算機系統進行管理，網絡化形式互相連接，形成有序結構的檔案信息庫，便于及時提供利用，實現資源共享。

高校進行數字化檔案建設是極其必要的，其現實意義和價值是不容忽視的。數字化檔案使信息丟失得到了有效避免，節省信息存儲空間，使得檢索檔案信息更加便捷，節省信息存儲空間，促進了檔案歸檔的及時，提供利用更加迅速，發布和傳播檔案信息的安全性得到了提高。

通過檔案的數字化建設可以在很大程度上提高辦公效率，利用信息資源的共享同時服務不同的使用者，使檔案的利用率得到了大大提高，從而使高校的檔案業務工作變得更加高效、更加快捷、更加方便，辦公效率得到了大幅度提高，實現檔案信息由管理向研究與利用進行質的轉變。

五、結束語

新形勢下，高校檔案工作正處于發展的關鍵時期，面臨許多新問題和新挑戰，亟需對原來的相關法規進行規范和完善，突破那些與時代發展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，并根據實際需要增加新的內容，以指導高等學校的檔案工作，把高校檔案管理工作提高到新的水平。

要發揚與時俱進、改革創新的精神，扎實推進新時期、新階段高校檔案工作科學地向前發展，全面提升高校檔案服務學校和社會的能力和水平，努力開創高等學校檔案管理、服務與建設的新局面。

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（責任編輯：劉翠枝）