淺析高校教學秘書的教學管理工作

【摘要】教學秘書在高校教學管理中是一個不可替代的職位，是高校基層教學日常管理者，教學秘書的工作在保障教學秩序、提高教學質量方面都發揮著重要的作用。本文針對教學秘書的工作職責、問題，提出提高教學秘書工作能力的方法。

【關鍵詞】高校教學秘書教學管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）07-0007-02 教學管理是高校管理工作的重要組成部分，教學秘書處在最基層的教學管理位置，作為高校教學管理隊伍的重要成員之一，是聯系教務、教師、學生三者間的紐帶與橋梁，具有承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關系的作用[1]。教學秘書不但向系上傳達教務處的各項政策、制度，協助教務部門和系部門進行日常的教學管理，維持正常的教學秩序，保證各項工作都正常有序的順利完成，同時也配合系部對老師下發工作任務，并對其教學質量、教學進度、備課教案等進行監督和檢查，在教學管理中肩負著極其重要的職責。他們既是管理者又是服務者,因此，教學秘書教學管理工作的效率直接影響著整個二級學院教學管理的實施。揣摩影響教學秘書教學管理工作實效的主要因素，制定提高教學秘書教學管理工作實效和發揮教學秘書作用的有效措施，是新建地方性本科院校加強教學管理、提高教學質量的關鍵所在[2]。

一、教學秘書的主要工作職責

1.教學秘書工作的服務性。教學秘書工作雖然也是一種管理，但其核心和實質就是服務性的工作。在工作中，每個教學秘書要擺正自己的位置，要充分認識和理解服務的重要性，必須牢記服務這一工作宗旨，否則無法做好本職工作。做到管理與服務并重，凡事力求做到位但不越位，主動參與各項工作，積極為領導出謀劃策但不決策。只有角色定位準確，才能當好參謀和助手。服務領導要做到為領導在做決策的時候提供有價值的信息；服務教師應該做到盡量為教師分擔，如學生考勤表、定購教材、調停課通知等；服務學生要做到耐心地為學生解答成績查詢、出具學籍證明、考試安排、申請緩考等。教學秘書工作是學校教學管理各項規章制度等的有力執行者，教學改革的促進者，同時還要有較強的政策水平，成為教學領導者的得力助手，需要教學秘書具有不計較個人得失、吃苦耐勞、樂于奉獻的精神。只有不斷地強化自己的服務意識，提高自己服務的能力，才能迅速地提高教學管理工作的水平。

2.教學秘書的組織協調工作。多方溝通與協調工作。如協助分管院領導落實各班級教學任務、任課教師、教材選用、教學進程等，并協助教務處做好課務管理工作；信息地傳遞工作。及時、準確地傳達上級通知及安排，使教學工作井然有序，如選課安排通知、學籍處理通知等；常規教學管理工作。理順教學管理工作中的每一個工作環節是教學秘書的責任所在，如教學工作量的核算、考務管理及成績管理工作；檔案材料管理工作。做好本單位的各類教學檔案的整理與歸檔工作;教學檔案是學院改革發展的見證，是教師進行教學改革的重要依據，是檢查系、部教學質量重要依據, 是教師考核的重要參考。教學秘書工作關乎教學一線工作的順利進行。教學秘書工作要力求做精、做細。

3.教學秘書的教學質量檢查監督工作。教學秘書要經常了解教師的教況及學生的學情，要經常深入課堂檢查和監督教學環節的落實情況。經常與師生進行交流，及時發現問題、處理問題，以保證教學質量的提高。

二、教學秘書在教學管理工作中存在的問題

1.外出學習交流的機會少，提升的機會不多。大多數教學秘書是非教育學、管理學專業出身， 沒有系統地學習過教學管理方面的相關專業知識，所以他們特別需要不斷地培訓進修。只有借鑒先進的教學管理理念，結合本學校的實際情況，才能開拓出適應本學校發展的新思路。但現在部分高校外出交流的機會主要面向學校的中級以上的行政管理干部和高職稱的教師，還停留在只關注教學和學生，重視專業教師和輔導員培養的階段，很少考慮提供機會給教務秘書到其他兄弟院校交流學習。所以盡管教學秘書每天為學院教學工作辛苦地忙碌著，也很難獲得個人業務培訓、出訪考察的機會，工作總是不斷地在繁冗的事務和表格中重復，這也無形之中挫傷了他們的工作熱情，制約了教務秘書在教學管理上的創新。

2.學校缺乏相關激勵措施，職責不分。教學秘書的工作比較繁瑣，但學校對這個崗位沒有建立相應的激勵機制。省級或地方教育部門也有文件規定輔導員在職稱晉升、崗位聘任等方面都有一定的傾向政策。但對于工作任務繁重的教學秘書，卻很少有針對該崗位設立的精神獎勵和物質獎勵政策。在這種情況下，就很難激發教學秘書的工作積極性，也就談不上工作效率的提高。同時教學秘書臨時分配的工作也很多，可能會出現分工不均勻、不明確的現象，若多做了工作得不到獎勵，少做了工作也不會受到批評，這樣的工作作風一旦發展起來，就會形成一種懶散的局面，就會阻礙教學管理工作的有效、順利的開展，也會極大的影響辦事效率。

3.專業不對口，發展空間受限，服務意識不強。據初步調查，教學秘書的選用標準沒有得到學校人事部門的重視。有的教學秘書所學專業與所在部門開設的專業不對口，以至于讀不懂教學計劃的內容，也就不能起到安排、檢查、督促授課任務按教學計劃執行的作用。由于專業性不強，也沒有專業的歸屬，教學秘書難以申請到相應的課題和參與到專業建設發展中，所以成果非常少，在評獎評優、職稱評定、職務晉升時相對不利，常常被邊緣化。教學秘書工作的服務性強，要面向學生還要面向教師，更要當好師生之間溝通的橋梁。由于教學管理事務繁瑣，工作過程中的不確定因素很多，教學秘書難免會有煩躁情緒，若學不會自我調節，就可能會將自己的不良情緒發泄給教師或是學生，就會與師生之間產生誤會甚至是矛盾，影響整個教學管理政策的執行。

三、提高教學秘書教學管理工作能力的方法

1.加強各種業務技能培訓及與同仁學習交流的機會。為提高管理水平，促進教學秘書工作的科學化發展，以提高高校教學管理工作和人才培養的整體質量，所以需要不斷加強各種業務技能培訓和同仁學習交流的機會。在不影響正常工作的情況下，可以組織教學秘書集中學習，比如教育學、心理學、管理學等方面的學習、教學管理系統軟件的使用和操作、學籍管理規定的實施、科學的組織管理能力以及教學檔案的建立、歸納、整理與保存的培訓等。要與其他兄弟院校教學秘書加強交流、互相學習，取長補短，提高工作效率。

2.制定合理的激勵機制，提高工作效率。有效的教學管理，需要一支能吃苦、能戰斗、能創新的教學管理隊伍，更需要擁有一套完整的管理制度。建立崗位職責制度，明確分工。如果不分主次、不分職責地將一些繁雜的行政事務也歸入教學秘書的職能范圍勢必會降低其工作質量， 挫傷其工作主動性。只有明確分工，教務秘書在教學管理過程中就不會與其他人員產生扯皮現象，也能為日后學校評價個人工作績效提供可靠的依據。教務秘書由于忙于瑣碎的教學管理工作，加班加點是經常的事情，這樣一來就會忽視自身科研方面的發展，可能會影響到職稱的晉升，從來影響待遇的提高。學校領導建立一套合理的薪酬管理制度，可以起到激勵作用，如定期組織教學秘書去兄弟院校參觀學習；定期讓教學秘書參加全國性的教學管理工作交流會議，并適當提高教學秘書薪酬待遇，在職稱評定時對教學秘書有適當的政策傾斜，使教學秘書安心本職工作，并積極吸引和留住優秀的教學管理人才，保持良好的工作態度和工作積極性。

3.加強自我學習，培養自身能力素質，增強主動服務意識。教學管理人員作為教學活動的組織者和管理者之一，必須自覺學習政治理論知識，提高政治素養，樹立正確的人生觀和價值觀。在實踐中，逐漸探索教學管理的新思路，提高管理的效率和水平。除此以外，教務秘書還應具備比較扎實的學科專業知識，以便于從專業化的角度做好本學科專業教學計劃的修訂、實施，為學院學科建設、課程建設、科研建設、實驗室建設、師資隊伍建設、教材建設等工作貢獻一份力量。教學秘書要充分認識和理解服務的重要性，要變被動服務為主動服務，而且要有預見性，增強主動服務意識，做到管理與服務并重，要積極主動地與師生進行溝通、交流，將服務師生的思想貫穿于教學工作的始終。教學管理工作服務于教學的全過程，確立“為教學服務，為師生服務”的科學理念，要尊重教師，關心愛護學生，只有不斷地強化自己的服務意識，提高自己服務的能力，才能迅速地提高教學管理工作的水平，提高工作效率，努力為教師和學生提供優質、高效的服務。

作為現代高等院校的教學秘書在教學管理中具有非常重要的作用，只有給予高度重視，明確職責范圍，解決后顧之憂，才能充分調動其工作的積極性和主動性，把工作做得更好。同時教學秘書應熱愛教學管理工作，具備強烈的事業心和責任心不斷提高自身素質和工作能力，以積極的心態投入到高校教學管理工作中為高等院校的教育教學管理水平的提高作出自己的貢獻。

參考文獻：

[1]李倩,高校教學秘書工作之我見[J].企業導報, 2013(11):196.

[2]官建勇,淺談高校教務秘書在教學管理工作中的作用[J].中國西部科技, 2011(12):68.

[3]楊鳳微,馬祥,新時期高等學校教學秘書工作淺談[J].科技信息,2013(9):223.

作者簡介：

范梅（1974—），女，湖北荊州市人，助理研究員，研究方向為高等教育教學管理。