檔案管理工作的作用意義與措施

姚遠

在社會經濟發展過程中，對每一種活動的開展及相關過程的記錄與管理，對文字、圖片、音像等諸多材料的整理規范，建檔立案，是對歷史的負責，是對今后工作的指導。

檔案管理工作是一項重要的基礎工作，是開發管理工作的重要組成部分。隨著農業綜合項目任務和資金投入的逐年遞增，以及項目規范化管理的需要，開發檔案工作重要性越發顯現，對檔案管理的要求不斷提高，認真及時做好檔案工作，提升檔案管理工作水平，并使項目檔案更好的服務于各項工作顯得尤為重要。

1 強化組織領導

檔案管理工作是一項重要的基礎工作，它既是以往工作成敗的真實反映，也是全面做好其它各項工作的前提條件，做好檔案管理工作，必須按照統一領導、統一管理的原則，建立檔案管理制度，明確專人，統一管理。

首先要正確認識檔案在項目管理中的重要性，才能增強責任感，樹立認真負責的工作態度。在平時的工作中要認真貫徹執行檔案管理辦法，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負的責任。為確保檔案建立工作與建設同步進行，要求項目管理部門在工程建設前，對施工單位提出文件資料歸檔的要求，工程管理部門在檢查工程質量、進度的同時，檢查資料的收集情況，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點，不斷的增強檔案意識，提高對檔案工作的認識。在檔案工作中，針對不同地區、不同行業的檔案管理有所不同，但其作用與管理措施是一樣的。搞好檔案管理對于順利開展相關工作具有重大的現實意義，管理工作不能松解。

2 提高管理質量

例如，項目管理部門在項目立項、審批、實施、竣工驗收和移交管護活動中所形成的各種形式的文件資料應列入歸檔范圍。因而，我們每一位檔案工作者要明確自己肩負的職責，嚴格按要求及時收集文件資料，使每一個項目從立項前準備到確定立項、從申報審批到建設實施、從竣工驗收到移交管護等各個環節，都有專兼職檔案管理人員跟蹤，及時收集整理資料，確保項目各類原始資料的完整性。對于各環節要及時保證檔案資源的連續性和完整性，避免差錯，以免今后工作的損失。

檔案工作是一項專業性較強的工作，要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能，不僅要熟悉工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解產業發展的現狀及發展動態，努力去多思考，多研究，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。

3 分類歸檔

收集整理資料是檔案管理工作的首要環節，在檔案管理工作中處于基礎地位，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，才能使檔案資料齊全，內容豐富，滿足各方面對檔案信息的需求。在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，按開發項目大類進行合理劃分，并按長期和永久兩大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性。同時，在實際操作中，還要注意區分在內容、形式和作用等方面都有很多相似之處的文件資料，做到具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，有效提高檔案的利用效率和效果。

3.1 在管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規范的材料，根據檔案建設的要求及時督促有關部門或人員在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現象的發生。

3.2 在年度項目竣工、自查自驗后，及時進行材料的全面整理，拾遺補缺。在上級驗收后，針對存在的問題和不足，認真整改，及時歸檔。

3.3 年度工作結束后，按相關要求，及時形成期總檔案，做好迎接總檢查驗收的準備，并扎實做好歸檔、保管工作。

4 檔案的利用與相關管理

檔案管理工作的目的，是要更好地為開發工作服務。在每期開發項目結束后，認真及時地建好每期項目的總檔案十分重要。通過系統、全面地反映該期項目的全貌，能為今后開發工作提供完整的參考資料，隨著項目檔案管理規范化、標準化的不斷推進，它在開發中的重要性也將越來越凸現。

檔案的質量，與檔案的規劃設計密不可分，檔案規劃是檔案建設的前提，在規劃設計中應該做到：

一是明確相關文件的內容及其深度，在整理歸檔上要符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

二是確保文件的內容全面、真實、準確、及時，層級清晰，手續完備；做到項目檔案圖、文、表相符，并相互映證、完整統一；內業資料嚴格與工程實際相符合。

三是進入檔案材料的材質要符合要求。要采用耐久性強的書寫材料，確保字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備，圖紙采用國家行業標準圖。

四是檔案要制定進度表，檔案隨項目立項產生，隨項目竣工移交結束，有其特定的進程，在各個環節要及時收集、建檔，項目結束要及時驗收和移交。

五是項目檔案要分類明確保留期限。一般性的文件保留期較短3～5年即可，涉及項目批復、工程驗收材料、資金決算等重要材料一般保留期較長，可達30年或永久保存級別。

六是確保項目檔案的安全。檔案的安全應該專人、專職、專個場所的保管，具體包括檔案場所的防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施的建設，及檔案柜與閱覽、辦公用房分開情況；歸檔文件材料的制成材料要耐久；要建立借閱制度；要采取有效措施保證檔案實體和信息的安全等情況。

5 做好檔案管理的要素

一是“勤”。做為檔案管理工作者，一定要勤勞扎實，對于日常檔案資料勤于收集整理，同時要勤于學習，學習檔案管理的經驗，熟悉項目管理的各個環節。

二是“細”。檔案是各項工作的全面體現，檔案管理者心要深入細致，能認真鑒別資料的真假、優劣，確保資料不缺失、不破損、不遺漏。同時資料收集要注重細節，要從最能反映項目情況的細節入手，才能充分反映項目的真實面貌。

三是“全”。首先是檔案資料要完整齊全，各個項目工作環節，所有能反映項目建設情況圖、文、表、音像等資料要全面，并做到完整統一、前后呼應。其次是檔案管理員知識技能要“全”，是一個多面手，能熟悉相關軟件的操作，掌握電腦、數碼相機、攝像機等設備的使用。

四是“及時”。項目檔案特定的時效性，要求對不同的資料進行及時收集、分類、組卷、裝訂、編目，及時整理、移交保管。

五是“效用”。應該發揮檔案的作用，檔案不僅來源于項目建設，而且要利用檔案來發現項目建設工作中的一些具體問題，服務指導項目建設。

檔案管理的科學化、規范化，既可以其真實、詳細、準確的信息，幫助決策者解決一些實際難題，避免決策失誤，也可讓人們見證開發工作光輝歷史。因此，項目檔案管理是全面做好工作一個必不可少的組成部分。在工作中的地位越來越凸現，作用將越來越不可替代。

為各項工作的進一步發展和實際效果的實現必將起到極大的促進作用。