基層干部人事檔案管理的問題及建議

張陽寧

[摘 要]當前，干部人事檔案管理在基層實踐中存在檔案材料缺失、項目不全、內(nèi)容失真、信息單一、標準不嚴等普遍問題，造成檔案價值不高、使用難度大等問題。筆者結(jié)合基層實際和工作實踐提出四點建議，希望有助于加強基層干部人事檔案管理。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；檔案管理；問題；建議

[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）52-0052-02

1 前 言

檔案管理的核心價值在于應(yīng)用。作為反映個人履歷、思想品德、工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容的干部人事檔案，不僅是干部個人成長的真實記載，而且是全面考察和選拔使用干部的重要依據(jù)。黨的十八大以來，規(guī)范干部人事檔案管理，充分發(fā)揮干部人事檔案價值，已成為各級黨委、政府和單位內(nèi)部開展組織人事工作決策、配置人力資源的重要依據(jù)。當前，基層干部人事檔案管理由于主觀因素和客觀條件限制，檔案管理存在諸多亟待解決的問題，致使檔案價值尚未充分發(fā)揮出來。

2 基層干部人事檔案管理存在的問題

近年來各級黨委政府高度重視檔案工作，按照《檔案法》和《干部檔案工作條例》要求加強干部人事檔案管理，取得了明顯成效。但是，在基層干部人事檔案管理實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)，目前干部人事檔案管理仍然存在檔案材料缺失、項目不全、內(nèi)容失真、信息單一、標準不嚴等普遍問題，需要采取措施加以解決。

一是檔案材料缺失。具體表現(xiàn)在：部分檔案資料缺失，如招聘錄用審批表、學(xué)歷、干部履歷表、年度考核表、入團入黨材料、表彰處分材料、工資變動審批表等材料不全，散失較多。導(dǎo)致這些問題的主要原因一方面是干部本人對人事檔案認識不到位、重視不夠，在填寫表格時能省就省，沒有全面記載相關(guān)信息，個別干部對個人學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱和職務(wù)審批等材料沒有及時上報檔案管理部門。另一方面是檔案管理部門建制不全，沒有設(shè)置專門檔案管理崗位，管理人員往往身兼數(shù)職，由于職責(zé)不清，沒有將檔案材料及時收集歸檔，干部工作調(diào)離時也沒將應(yīng)歸檔的材料及時放入個人檔案，及時進行轉(zhuǎn)遞。

二是檔案材料項目不全。在干部人事檔案材料中，有的必備項目未全部歸入個人檔案，造成檔案信息不全，增加利用難度。如干部履歷表有的未貼照片，有的本人未簽字，有的審核單位沒蓋章；考核表有的未填寫考核等次，有的沒有個人簽字，有的沒單位或?qū)徍藛挝簧w章；有的工資變動審批表單位未蓋章；有的黨員轉(zhuǎn)正后沒有在《入黨志愿書》中載明或者沒加蓋支部和黨委公章；有的甚至連畢業(yè)生登記表也沒有學(xué)校蓋章。

三是檔案材料內(nèi)容失真。從檔案學(xué)角度來講，內(nèi)容真實是檔案的生命。在基層干部人事檔案管理實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)，多數(shù)干部在填寫個人材料信息時，內(nèi)容前后不一。比如在年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷“三齡一歷”的填寫不一致，對出生年月的填寫，有時填寫公歷、有時填寫農(nóng)歷，有的甚至惡意篡改；入黨、入團時間沒有準確填寫；個人考核鑒定材料大多只談優(yōu)點，不談缺點，只表成績，不提差錯。其原因就在于干部在填寫材料時沒有實事求是，沒有客觀評價自己；檔案管理部門也沒有嚴格審核把關(guān)，沒有及時糾錯，致使人事檔案不能反映干部真實情況，造成檔案應(yīng)用價值不高。

四是檔案材料信息單一。個別干部人事檔案材料信息內(nèi)容單一，不能滿足現(xiàn)實發(fā)展需要。記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌、職務(wù)變動等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人德、能、勤、績等方面的內(nèi)容少，直接影響到干部人事檔案的整體質(zhì)量和有效利用。

五是檔案管理標準不嚴。由于基層條件限制和領(lǐng)導(dǎo)重視程度影響，多數(shù)基層單位對干部人事檔案管理不達標，沒有按照《檔案法》和《人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理制度，沒有對人事檔案材料進行收集、鑒別，標準化整理歸檔，有的尚未啟用干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不高，既影響了干部人事檔案管理質(zhì)量，也束縛了人才流動和對人事檔案的有效利用。

3 加強基層干部人事檔案管理的建議

針對基層干部人事檔案管理實踐中存在的問題，筆者結(jié)合黨和國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)以及基層實際情況，提出加強和改進干部人事檔案管理的幾點建議。

一要建立完善干部人事檔案管理工作機制。歸結(jié)起來，干部人事檔案現(xiàn)存問題的主要原因是國家《檔案法》《干部檔案工作條例》等制度在很大程度上沒有落實到位。建立完善干部人事檔案管理工作機制已經(jīng)成為基層干部人事檔案管理的實際問題。要建立起黨委重視、政府負責(zé)、專職管理、獨立運行的工作機制，解決檔案管理遇到的實際難題，提升干部人事檔案管理水平和利用效率。基層黨委要定期研究檔案工作，召開檔案管理工作會議，檔案局要負責(zé)研究制定檔案管理的具體實施辦法，確保檔案管理有章可循。干部人事檔案管理部門要設(shè)立專門崗位，固定專門人員，專門從事干部人事檔案管理工作，確保權(quán)責(zé)明晰。

二要加強干部人事檔案管理干部隊伍建設(shè)。鑒于目前基層檔案管理人員缺乏、年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟等現(xiàn)實問題，加強檔案管理干部隊伍建設(shè)已成為必須突破的首要問題。具體而言，首先要選拔熱愛檔案事業(yè)、責(zé)任心強、計算機信息技術(shù)過硬的干部到檔案管理崗位，充實干部力量。其次加強宣傳培訓(xùn)，將《檔案法》《干部檔案工作條例》及實施細則等法律法規(guī)納入宣傳培訓(xùn)規(guī)劃，每年定期組織檔案管理崗位工作人員開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高干部業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。最后注重檔案管理干部隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展，積極搭建平臺，讓檔案管理干部“能進能出”，有上升發(fā)展空間，更大程度上調(diào)動干部積極性。

三要推動干部人事檔案標準化建設(shè)。客觀地講，提升干部人事檔案的自身價值，首先要確保檔案信息質(zhì)量。針對現(xiàn)存的項目不全、內(nèi)容失真、信息單一等問題，檔案管理部門要加強干部人事檔案標準化建設(shè)，提升干部人事檔案質(zhì)量和管理水平。①制定干部人事檔案標準，分門別類，逐項逐條，明確各種檔案材料的具體標準，確保建立檔案資料時有章可依。②明確檔案歸檔、傳遞等工作時限，嚴格檔案管理權(quán)限，對已經(jīng)歸檔的材料不能隨意修改，提高檔案管理工作效率，確保檔案不遺失、不失真。③開展干部人事檔案整理完善工作，對歷史檔案按照標準化建設(shè)要求，進行補充完善，查缺補漏，盡最大限度提升檔案質(zhì)量，為檔案應(yīng)用做好準備。

四要開展檔案管理信息化建設(shè)及應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的必然選擇。目前，國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效，黨政機關(guān)、企事業(yè)單位都開發(fā)應(yīng)用了諸多檔案信息管理系統(tǒng)，極大地提高了檔案管理的效率。但是基層檔案管理部門在信息化建設(shè)上相對滯后，需要進一步加強。一方面要選用國內(nèi)黨政機關(guān)比較成熟的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，配備計算機等硬件條件；另一方面要加強工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，與時俱進地提高信息化建設(shè)水平，更好地服務(wù)于檔案管理和應(yīng)用。