試探五年制高職學籍檔案管理之信息化建設

鐘育維

摘 要：當今社會是一個高速發(fā)展的信息化大數(shù)據時代，各高職院校的校園網絡建設已成為校園建設的基本起點，而學籍檔案管理工作也已納入信息化建設軌道，成為學校發(fā)展的一個環(huán)節(jié)。

關鍵詞：高職： 學籍檔案管理： 信息化

中圖分類圖：G717.24 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2014）12-148-001

一、五年制高職學籍檔案管理之信息化建設的意義

五年制高職學生的學籍檔案是學生在學校學習過程中形成的，主要包括：學生基本情況表、學生在校期間的操行表現(xiàn)情況信息、學生成績表、獎懲文件及登記表、畢業(yè)生相關情況信息表、學生職業(yè)技能鑒定表、教師資格認定表等，從側面表現(xiàn)了學校的教育水平和管理水平，具有原始性與真實性、完整性與系統(tǒng)性、動態(tài)與周期、內容多樣性、使用頻繁性等自身的特點。學籍檔案管理是對學生從報考進入學校到畢業(yè)的整個過程中的報到注冊、學習成績的考核、學籍異動為中心的管理。

高職學籍檔案管理的信息化建設就是通過對學籍檔案的有效管理來提高檔案的利用率，并充分利用信息化的技術，為學生做好電子檔案，從而實現(xiàn)資源共享，優(yōu)化創(chuàng)新學校管理。為達到這一目標，學校領導和學籍檔案工作人員必須學習以網絡技術知識為主的檔案數(shù)字化知識，必須清楚學籍檔案資源是歷史記錄，是特有的信息資源，它不僅有利于學校開展素質化教育，展示學校歷程，積累辦學經驗，還能推動教育進程，促進學生就業(yè)，創(chuàng)立品牌星級高職學校。所以要善于保存，有效利用，通過信息化手段，實現(xiàn)與社會接軌，充分發(fā)揮其社會價值。

二、五年制高職學籍檔案管理之信息化建設內容

五年制高職學籍檔案管理的信息化建設就是指在傳統(tǒng)學籍檔案收集、管理的基礎上，利用計算機資源，采用多媒體技術、計算機網絡技術和通訊技術等現(xiàn)代技術手段，對學籍檔案信息進行加工處理，為學生檔案文件形成提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，提供真實、快速的檔案信息服務。

高職學校在建立學生學籍檔案信息化建設中，應從實際出發(fā)，加快學籍的交流速度，建立一套科學、安全、系統(tǒng)、高效、綜合性強的計算機信息系統(tǒng)。這包括硬件、軟件和人力。硬件基礎設施包括計算機、交換器、路由器、存儲器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。軟件系統(tǒng)又分為系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機的各種資源，便于使用管理。包括計算機的調試程序，監(jiān)控程序，語音翻譯程序，數(shù)據庫管理系統(tǒng)，存儲和安全操作系統(tǒng)。應用軟件就是解決具體和實際應用問題的程序，檔案信息管理軟件，電子文件管理系統(tǒng)軟件等。而人力就是學籍檔案管理人員必須與軟件開發(fā)工作人員密切合作，掌握現(xiàn)代化信息技術，熟練應用計算機知識，實現(xiàn)檔案信息化管理，達到檔案管理的目標。綜上所述，也就是學生學籍檔案管理部門應定期或不定期將日常產生的文件信息通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等技術手段，將學生的學籍檔案信息進行分類、整理、編目后存儲到相應數(shù)據庫，再逐漸對其進行維護，以確保電子檔案的完整和安全，達到便于查詢學籍檔案信息，推進信息化，實現(xiàn)信息的社會公平性和公眾性。

三、五年制高職學籍檔案管理之信息化建設發(fā)展

世界在發(fā)展，科技在進步，全球化的趨勢，迫切需要培養(yǎng)更加適應社會發(fā)展的高尖端和專業(yè)化不斷精深的人才。通過學籍檔案管理的信息化建設，讓每一個學生擁有一個學籍，成立一個數(shù)據庫。這個學籍無疑就是這個學生的身份證明。只要有學籍就可以合法、合理的尊重學生自己的意愿去自主選擇專業(yè)，自主確定學習年限，加深專業(yè)的深造，發(fā)揮學生學習上的主動性和創(chuàng)造性，讓符合深造的學生公平合理地進入更高層次的院校深造，用學籍檔案管理信息化建設去打造一流的人才，讓學籍資源做到物盡其用，充分調配教育資源，減少不必要的浪費，縮短尖端人才培訓的周期，真正適應學生要求，實現(xiàn)學籍檔案管理的信息化建設。

隨著社會的發(fā)展和各高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)設置數(shù)量和學生人數(shù)不斷增加，利用學籍檔案的人也越來越多，使五年制高職學籍檔案管理的工作更趨向于復雜化、個性化與多變化。因此各高職校必須充分利用新的技術，建立學籍檔案管理信息化系統(tǒng)，采用電子檔案與紙質檔案共存。學籍管理人員一方面要按照上級領導的要求，對本校在校學生學籍信息進行維護；另一方面為了滿足本校學籍檔案管理的實際需求，對本校教務軟件里的學籍檔案數(shù)據信息進行維護，使學籍檔案信息潛在的價值得到充分發(fā)揮和有效利用，達到查得快，查得準，查得全。

學校通過對學生學籍檔案的信息化管理與國家教育系統(tǒng)的“中國高等教育學生信息網”和“學籍學歷信息管理”平臺相連接，這樣形成了網絡化的畢業(yè)生數(shù)據庫，為高校提高人才培養(yǎng)質量提供參考；為社會挑選人才提供查詢服務，使學生的相關信息可以被用人單位查找，企業(yè)招聘人員可以通過相關網絡，隨時全面查閱學生在校期間的學習、思想道德水平、技能等信息；根據就業(yè)率統(tǒng)計表的分析，為學校的教學及專業(yè)設置提供幫助；還能快速、準確地查出畢業(yè)證、學位證等證件的真假，杜絕造假證。

五年制高職學籍檔案管理信息化建設是一項事務性很強的工作，需要個人、學校和社會的共同努力，讓學籍檔案信息能真正做到服務于學生，服務于學校，服務于社會。

參考文獻：

[1]倪曉敏.淺談電子文件與電子檔案管理[J]機電兵船檔案，2006（5）

[2]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J]紹興文理學院學報，2006，（12）

[3]李金平.高校學籍信息化管理的問題及對策研究[J]政法行政，2009（8）

[4]張航.淺談學籍檔案管理的信息化建設[J]價值工程，2013（8）