高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)功能需求及框架設(shè)計(jì)

張蔚

[摘 要] 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，審計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建成為各級(jí)審計(jì)部門及審計(jì)單位的必然趨勢(shì)。本文根據(jù)高校建設(shè)工程項(xiàng)目內(nèi)部委托審計(jì)的需求情況，分析和描述高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路及設(shè)計(jì)框架。

[關(guān)鍵詞] 高校；內(nèi)部審計(jì)；信息化；功能需求；框架設(shè)計(jì)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 020

[中圖分類號(hào)] F239.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）18- 0029- 04

高校內(nèi)部審計(jì)對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)的日益規(guī)范化，工程項(xiàng)目審計(jì)的電算化水平迅速發(fā)展，高校基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)的方式已經(jīng)逐漸顯露出“疲態(tài)”，同時(shí)由于我國經(jīng)濟(jì)與法律環(huán)境的變化，內(nèi)部審計(jì)部門也必須關(guān)注所在單位工程管理過程中的法律責(zé)任問題，通過信息交互管理系統(tǒng)的建設(shè)提高審計(jì)工作效率，明確審計(jì)責(zé)任，確保審計(jì)質(zhì)量，避免可以預(yù)防的工程索賠，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)成為高校內(nèi)部工程審計(jì)的必然發(fā)展趨勢(shì)。

1 高校內(nèi)部工程審計(jì)現(xiàn)狀及信息系統(tǒng)功能需求分析

1.1 高校內(nèi)部工程審計(jì)的現(xiàn)狀

1998年我國的高等學(xué)校全面開始擴(kuò)招，高等教育的迅猛發(fā)展，同時(shí)帶動(dòng)我國高等學(xué)校基本建設(shè)工程的迅速發(fā)展，高校的基本建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展也幾乎是在成倍地快速增長。因此高校的工程審計(jì)任務(wù)也隨之急劇增長。目前大多數(shù)高等學(xué)校的現(xiàn)狀和面臨的主要問題如下：

（1）高校工程審計(jì)任務(wù)的繁重并且第三方審計(jì)獨(dú)立性更強(qiáng)，越來越多的工程審計(jì)項(xiàng)目通過委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)實(shí)施審計(jì)。

（2）高校工程審計(jì)制度正在逐步完善中，缺乏明確的工作程序和審計(jì)及相關(guān)管理部門的職責(zé)權(quán)限等可操作性。

（3）高校工程管理部門的責(zé)任追究制度少，工程管理不到位，加大了工程審計(jì)的難度。

（4）缺少專業(yè)審計(jì)人員與工程審計(jì)的管理方法落后，給審計(jì)質(zhì)量帶來風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 高校內(nèi)部工程委托審計(jì)項(xiàng)目的管理需求

1.2.1 高效、精細(xì)化管理需求

隨著高校擴(kuò)招和基本定型，高校的基本建設(shè)趨緩，工程管理逐漸規(guī)范化，高校工程審計(jì)更多面臨的是原有建筑的大修工程和零星修繕工程，項(xiàng)目數(shù)量逐年增加，送審總金額也逐年增加，普遍采用的人工、表單式管理無法做到對(duì)大量項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)和動(dòng)態(tài)監(jiān)控，需要信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.2.2 信息對(duì)稱化，多部門協(xié)同管理的需求

高校工程委托審計(jì)中涉及不同的單位、部門主體，主要有工程管理部門、審計(jì)部門、造價(jià)咨詢單位和施工單位4個(gè)類型，人工表單式管理通常會(huì)有如下弊端：工程審計(jì)相關(guān)信息在這4個(gè)單位之間傳遞的過程往往會(huì)有不對(duì)稱性，工程審計(jì)文件的傳遞常常有延遲性。因此在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的今天，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的工程審計(jì)信息系統(tǒng)，不但可以快速有效的處理各種工程審計(jì)的各種信息、文件，而且可以進(jìn)行多單位、多部門協(xié)同管理。

1.2.3 高校預(yù)算管理的需求

高校的預(yù)算管理要求越來越高，而工程審計(jì)過程中有許多不可預(yù)見性的問題，工程審計(jì)的進(jìn)度有時(shí)直接影響預(yù)算執(zhí)行情況。配合高校預(yù)算管理的需求，工程審計(jì)信息化管理平臺(tái)可以對(duì)財(cái)務(wù)、紀(jì)委等相關(guān)部門開放查詢、監(jiān)督權(quán)限，提供工程審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度狀態(tài)，工程審計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)提高了審計(jì)工作效率就更大程度地從審計(jì)進(jìn)度方面支持了高校相關(guān)工程經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行。

1.2.4 工程審計(jì)工作自身管理需求

高校工程委托審計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建，是建立在理清高校工程委托審計(jì)的管理思路和管理流程的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步可以明晰工程審計(jì)過程中的各方責(zé)任，從而達(dá)到對(duì)每個(gè)工程審計(jì)項(xiàng)目的各階段的明晰管理。

1.3 審計(jì)過程控制的需求

1.3.1 工程審計(jì)流程的科學(xué)管理需求

隨著現(xiàn)行工程造價(jià)量價(jià)分離的工程量清單管理模式和教育部的建設(shè)項(xiàng)目全過程跟蹤審計(jì)的形勢(shì)發(fā)展，高校工程審計(jì)的內(nèi)容和流程逐漸細(xì)致化和復(fù)雜化。人工進(jìn)行工程審計(jì)項(xiàng)目的資料和數(shù)據(jù)的收集、分析和統(tǒng)計(jì)越來越不能夠滿足現(xiàn)代科學(xué)管理和信息化管理的需要。

1.3.2 工程審計(jì)事前和事中的控制需求

高校工程委托審計(jì)管理過程中，由于專職審計(jì)人員的缺乏，對(duì)于很多工程項(xiàng)目只能做到事后監(jiān)督，但是造成的弊端就是等到工程進(jìn)入結(jié)算審計(jì)階段，有些事實(shí)已經(jīng)具有法律效率，給高校帶來的損失不僅無法挽回，而且事后解決各方爭(zhēng)議的過程冗長，審計(jì)效率低下。

1.3.3 工程審計(jì)過程各階段工作的時(shí)間進(jìn)度控制需求

工程審計(jì)工作過程和建設(shè)工程管理過程一樣，各相關(guān)主體單位的行為存在法律效力，在我國越來越重視法制化社會(huì)建設(shè)的大環(huán)境下，各方主體也將越來越重視審計(jì)過程中各方的法律時(shí)效性和所造成的法律后果。在網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)的今天，通過信息化系統(tǒng)記錄下各個(gè)相關(guān)主體單位的反饋意見及反饋時(shí)間將比使用紙質(zhì)文件更加準(zhǔn)確和高效。

1.3.4 審計(jì)質(zhì)量控制的需求

1.3.4.1 對(duì)社會(huì)造價(jià)咨詢單位的考核評(píng)價(jià)管理

社會(huì)造價(jià)咨詢單位對(duì)于高校審計(jì)部門來說是受托方，高校審計(jì)部門對(duì)于這第三方的工作應(yīng)做出有效的管理，并通過恰當(dāng)?shù)牧炕目己藢?duì)其工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。有了信息系統(tǒng)對(duì)審計(jì)過程中各階段工作內(nèi)容及時(shí)間節(jié)點(diǎn)的記錄，高校審計(jì)部門就更容易對(duì)所委托的社會(huì)造價(jià)咨詢單位進(jìn)行有針對(duì)性的管理和約束。

1.3.4.2 審計(jì)部門內(nèi)部審核控制

高校審計(jì)部門內(nèi)部同樣需要有效的內(nèi)部控制，從而降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步保證審計(jì)工作質(zhì)量。

1.4 文本及檔案管理需求

（1）高校工程委托審計(jì)過程中會(huì)產(chǎn)生各種文檔，包括合同、函件、審計(jì)工作底稿、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)咨詢意見等等。由于可能同時(shí)進(jìn)行委托審計(jì)的工程項(xiàng)目有數(shù)十或者數(shù)百項(xiàng)，進(jìn)度不一，因此對(duì)于這些文檔的傳遞與管理的高效和信息化是工程審計(jì)工作亟待解決的問題。

（2）現(xiàn)階段大多數(shù)工程審計(jì)的檔案管理依舊以紙質(zhì)文件為主，審計(jì)人員查閱起來非常不方便，在信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，能夠按照項(xiàng)目歸檔和查閱的需要進(jìn)行信息化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.5 法規(guī)庫和經(jīng)驗(yàn)庫的需求

（1）工程審計(jì)是一項(xiàng)法規(guī)性很強(qiáng)的工作，在審計(jì)過程中往往會(huì)涉及工程建筑及經(jīng)濟(jì)方面的各種法律法規(guī)，建立系統(tǒng)的法規(guī)庫進(jìn)行法規(guī)的管理、查詢和檢索將極大地方便審計(jì)人員，并且提高工作效率。

（2）工程審計(jì)同時(shí)也是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，畢竟我國的建設(shè)工程還在不斷的前進(jìn)和發(fā)展，而高校的基本建設(shè)又具有其特殊性，因此現(xiàn)實(shí)與法律規(guī)章的沖突依然存在，因此在審計(jì)的過程中將一些經(jīng)典的案例進(jìn)行收集、維護(hù)和管理將會(huì)在更加完善的法規(guī)出臺(tái)之前給審計(jì)人員一種參考的解決方法。

2 高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

高校內(nèi)部工程審計(jì)，并且是委托審計(jì)的前提下，針對(duì)審計(jì)工作過程中的各種需求，建立交互式管理信息系統(tǒng)的構(gòu)想如下。

2.1 高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)框架

高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)由于用戶數(shù)量會(huì)較多，并且隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)終端的發(fā)展，基于B/S （瀏覽器/服務(wù)器模式 Browser/Server 簡(jiǎn)稱 B/S）結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)平臺(tái)[4]，系統(tǒng)管理員通過Access Control設(shè)置用戶權(quán)限，用戶根據(jù)用戶名和密碼通過防火墻登陸系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的操作從而讀取數(shù)據(jù)或?qū)⑾鄳?yīng)內(nèi)容上傳服務(wù)器。文件上傳之后應(yīng)該只能被查詢、下載，不能被修改或者被重新上傳覆蓋替換。

現(xiàn)在大多數(shù)高校都建立有自己的一套OA系統(tǒng)，因此基于OA系統(tǒng)建立的高校內(nèi)部工程委托審計(jì)系統(tǒng)更容易整合學(xué)校內(nèi)部的信息系統(tǒng)資源，如果所有的信息系統(tǒng)的管理都在高等學(xué)校自身，這樣建立的信息系統(tǒng)有方便管理，維護(hù)成本較低，相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)兼容更容易的優(yōu)點(diǎn)，也有其數(shù)據(jù)對(duì)外的法律效力就弱的弊端。但如果能夠?qū)⒎?wù)器等相關(guān)管理委托第三方則優(yōu)缺點(diǎn)與前者相反。

2.2 主要流程設(shè)計(jì)思路

2.2.1 總體框架

隨著高校內(nèi)部審計(jì)的發(fā)展，高校內(nèi)部工程審計(jì)的業(yè)務(wù)也逐漸細(xì)致（見圖1），高校初步建立內(nèi)部審計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，不一定面面俱到，可根據(jù)學(xué)校自身的審計(jì)力量和實(shí)際情況進(jìn)行選取并構(gòu)建到系統(tǒng)之中。對(duì)于在各自學(xué)校內(nèi)部工作流程相同的審計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行合并，例如圖1中跟蹤審計(jì)中的合同審計(jì)和造價(jià)咨詢中的合同咨詢業(yè)務(wù)可共用一個(gè)流程，只需要給不同的項(xiàng)目使用同一流程，但賦予不同的項(xiàng)目屬性，也就是“貼”上不同的“標(biāo)簽”方便分類歸檔與分類統(tǒng)計(jì)。

此外，由于各地方開發(fā)和普遍使用的計(jì)價(jià)軟件由不同軟件公司開發(fā)，計(jì)價(jià)軟件本身就是一套非常復(fù)雜、較為成熟的系統(tǒng)，并且雖然生成的造價(jià)文件的格式有所不同但都可以轉(zhuǎn)化成Excel的通用格式，高校內(nèi)部委托審計(jì)信息化管理系統(tǒng)由于其本身目標(biāo)偏重于管理，因此可以考慮不將計(jì)價(jià)的作業(yè)軟件集成到系統(tǒng)中，而采用將Excel文件導(dǎo)入的方式。

2.2.2 文件傳輸流程

在審核過程中紙質(zhì)文件和電子文件的傳遞過程如圖2所示：信息系統(tǒng)中傳輸電子文件的傳輸更能體現(xiàn)各方的獨(dú)立性；信息系統(tǒng)中電子文件的傳遞過程比紙質(zhì)文件更加快捷。

施工單位將電子化的資料通過網(wǎng)絡(luò)上傳到系統(tǒng)，高校工程管理部門收到紙質(zhì)文件后對(duì)相應(yīng)項(xiàng)目文件進(jìn)行初步審核，審核通過后打印項(xiàng)目審計(jì)申請(qǐng)表并提交校審計(jì)部門，審計(jì)部門進(jìn)行審核后委托社會(huì)造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行符合性和實(shí)質(zhì)性審核，社會(huì)造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)將審核后的文件上傳到系統(tǒng)，審計(jì)部門、工程管理部門、施工單位則收到系統(tǒng)提醒，三方可以同時(shí)查看審核后的文件，并分別提交回復(fù)意見，必要時(shí)審計(jì)部門組織會(huì)議進(jìn)行協(xié)調(diào)，直至在堅(jiān)持審計(jì)原則下各主體無異議，社會(huì)造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)出具審計(jì)報(bào)告提交審計(jì)部門，高校審計(jì)部門則按照校內(nèi)規(guī)定進(jìn)行后續(xù)的工作。

2.3 高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)模塊及功能設(shè)計(jì)

根據(jù)前文所述的高校內(nèi)部審計(jì)部門的各種需求可以設(shè)計(jì)高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息交互管理系統(tǒng)的基本模塊構(gòu)架和功能：

（1）系統(tǒng)管理模塊。該模塊主要用于系統(tǒng)管理員對(duì)于不同用戶的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、備份恢復(fù)、審計(jì)信息的Web發(fā)布等。

（2）流程管理模塊。對(duì)于不同的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)、測(cè)試，用于項(xiàng)目管理過程。針對(duì)不同階段、不同性質(zhì)、不同的關(guān)鍵點(diǎn)要求的不同可以有所改變。這樣就能夠在審計(jì)工作不斷的發(fā)展中根據(jù)工作需要不斷創(chuàng)新而不用重新構(gòu)建新的信息系統(tǒng)。

（3）項(xiàng)目管理模塊。該模塊以項(xiàng)目管理為主線，以高校審計(jì)部門為主體，工程管理部門、社會(huì)造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)和施工單位參與審計(jì)過程的交互式管理。功能包括項(xiàng)目的狀態(tài)查看、立項(xiàng)、委托、審核、評(píng)價(jià)，各種文檔管理瀏覽、下載、統(tǒng)計(jì)，審核過程中各種文件的流轉(zhuǎn)、審批、共享和預(yù)警。日常工作的日程安排和提醒。

（4）文檔管理模塊。該模塊中可設(shè)置審計(jì)過程中的常用文檔、表單范本，對(duì)項(xiàng)目中的文檔、表單進(jìn)行查詢、管理、審核、匯總、統(tǒng)計(jì)和輸出。審計(jì)部門可以將合同、函件、審計(jì)工作底稿、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)咨詢意見等大多數(shù)文檔經(jīng)驗(yàn)化和模板化，根據(jù)不同項(xiàng)目的不同情況進(jìn)行調(diào)用和修改。

（5）檔案管理模塊：按照項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目文件歸檔、整理、查詢、統(tǒng)計(jì)、下載，當(dāng)項(xiàng)目完成結(jié)束時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)入歸檔模塊，將所有該項(xiàng)目電子文件匯總編號(hào)后存入數(shù)據(jù)庫，同時(shí)支持對(duì)檔案目錄、封面的編輯和項(xiàng)目信息自動(dòng)生成等。

（6）知識(shí)庫管理模塊。分為法規(guī)庫、經(jīng)驗(yàn)庫、造價(jià)信息庫。設(shè)置批量導(dǎo)入、更新和查詢功能。

高校內(nèi)部工程委托審計(jì)信息管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建將有利于高校內(nèi)部審計(jì)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，有助于提高高校內(nèi)部管理部門協(xié)同進(jìn)行工程管理的配合程度，有助于提升高校內(nèi)部工程審計(jì)效率與審計(jì)質(zhì)量。本文僅針對(duì)現(xiàn)階段的高校內(nèi)部工程委托審計(jì)工作需求提出交互信息管理系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)設(shè)想，展望大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)日益發(fā)展，期待未來高校間工程審計(jì)的分析數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)一步提高工程審計(jì)的科學(xué)管理水平。

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