數據庫應用系統與創新管理

王爭爭

[摘 要] 企事業單位的現代化管理水平與其應用計算機處理管理數據的能力有關，而應用計算機處理管理數據的能力與數據庫應用系統（DBAS）有關。創新管理是建立在先進的管理理念、科學的管理制度和管理資源的充分利用上的。分階段科學規范組織實施管理信息系統建設，實際上就是務實和創新，就是用管理的系統方法對過程的改進，解決資源管理及資源的充分利用問題，為科學決策提供數據支持，提高工作質量和效率。

[關鍵詞] 數據庫應用系統；企業信息化；項目建設；創新管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 036

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0058- 03

1 數據信息是基礎資源

企業管理軟件應用最廣泛的就是數據庫應用，數據庫簡單地說，就是數據存放的地方。數據信息管理就是通過數據庫管理數據，實現其基本功能，即通過它查詢、修改 、添加、刪除其中的記錄。數據庫可分為兩種：小型數據庫和大型數據庫。大型數據庫主要用于網絡，如Oracle、SQL Sever、Sybase等，小型數據庫則在中小型企業和個人應用中有廣泛的市場。如Visual FoxPro、Access等，大型數據庫無論從安全性還是穩定性來說都比小型數據庫要好得多。而小型數據庫又具有大型數據庫所沒有的優點：對計算機的配置要求低、繼承性好、易用、支持大型數據庫通用的SQL語言。數據庫是指存放在計算機存儲設備中的相互關聯的數據文件的集合，在Visual FoxPro中以表的形式記錄數據內容。 Visual FoxPro是由微軟開發的可視化的數據管理系統，是在Windows環境下開發數據庫應用系統的有力工具?，F在的Visual FoxPro也具有很強的網絡功能，也可以將它作為網絡上的數據庫服務器。 數據庫應用系統（DBAS）是在數據庫管理系統（DBMS）支持下設計的計算機應用軟件，就是把數據庫、表、表單和報表匯集起來，把用人工管理的數據實現電腦化管理。數據庫應用系統（DBAS）就是結合管理需求建立的管理信息系統（MIS）。信息的收集、整理、分析是企業管理創新的重要內容。在ISO 9001質量管理體系標準中，資源管理不僅包含人力資源、基礎設施、工作環境，同時包含了數據信息、供方及合作關系、自然資源、財務資源。數據信息作為基礎資源對以事實為依據作出決策必不可少，盡管其價值是受利用信息的人的信息應用能力所支配。

數據庫應用系統（DBAS）的設計與開發是一項復雜、艱巨的系統工程。開發設計人員要具備相應的專業技術知識，要花費更長的時間、更多的精力，要解決成千上萬個遇到的問題。企事業單位的現代化管理水平與其應用計算機處理管理數據的能力有關，而應用計算機處理管理數據的能力與數據庫應用系統（DBAS）有關。

在數據庫應用系統（DBAS）的設計和應用過程中，數據信息是必須的而且起著重要的作用。無論是數據庫應用系統的設計部門還是用戶單位，必須明白配備建立該數據管理系統是為了什么（why），什么信息（what），什么時候（when），為誰（who），以什么形式提供（how）。用戶單位要使用好軟件，必須了解應用要求并對項目相關人員提供適宜的培訓。

從技術角度來看，再復雜的IT解決方案都是通過數據庫、程序邏輯和工作界面來為業務工作服務的，實際上也是一種對業務流程管理的工具。當對流程描述清楚以后，IT解決方案的項目需要也就逐漸清晰了。

2 數據庫應用系統建設就是務實和創新

創新管理是建立在先進的管理理念、科學的管理制度和管理資源的充分利用上的。沒有先進的管理理念，沒有科學的管理制度，沒有管理資源的科學規劃和充分利用就根本談不上企業的創新管理。先進的管理理念是什么？同ISO 9001質量管理體系標準相聯系，先進的管理理念就是要體現和實踐：①以顧客為關注焦點；②領導作用；③全員參與；④過程方法；⑤管理的系統方法；⑥持續改進；⑦基于事實的決策方法；⑧與供方互利的關系這八大原則。同企業文化建設相聯系，先進的管理理念就是誠信、和諧、務實和創新。無論是八大原則還是企業文化建設，講都不難，重要的是去踐行。在實踐中，才能不斷主動地發現更多的改進機會并完善優化管理過程，提升科學管理的水平。

結合數據庫應用系統（DBAS）建設，實際上就是務實和創新，就是用管理的系統方法對過程的改進，解決資源管理及資源的充分利用問題，為組織基于基礎數據的科學決策提供支持，提高工作的質量和效率。

3 注重提高組織的計算機應用能力

2014年2月27日，習近平在中央網絡安全和信息化領導小組第一次會議上強調，沒有信息化就沒有現代化，要加強核心技術自主創新，下大力氣解決科研成果轉化問題。

現今，計算機的使用相當普及，管理信息系統（MIS）的應用不太理想，主要問題是觀念和技術。因此，在管理觀念上要有創新意識，要尊重知識，更要積極參與。在管理工作上要重視技術并積極支持開發、引進、利用適宜的應用系統軟件；要重視培養和提高管理人員和操作人員的素質，更要特別注重結合實際提供適宜的培訓，提高組織的計算機應用能力。

圍繞誠信、和諧、務實、創新搞好企業文化建設，先進的理念和現代管理意識對建立、完善資源管理信息系統至關重要。企業在IT項目上投資的目的就是為了改善運營和管理的效率，從而降低業務成本改善企業的財務表現。

搞好管理信息化工作，技術人才是關鍵，必須結合實際重視信息技術自主創新、引進配備這方面的專業人才。

4 信息化項目的組織實施

信息化是組織利用IT技術，通過創新管理，優化組織模式、明確人員職責和規范工作流程的長期而艱巨的系統工程，管理信息化項目涉及到組織戰略、管理目標、資源保障等很多要素，各要素間關系可以用杠桿原理形象表達（如圖1）。信息化項目的組織實施應有科學的方法作指導，嚴格規范實施過程，規避不可控因素造成的影響?？茖W的方法是按前期準備、實施計劃、項目建設、操作培訓、模擬運行、評審驗收分階段嚴格規范實施，以保證達到最好的結果。

4.1 前期準備

4.1.1 戰略決策

軟件提供方通過演示向使用方組織決策層及參與可行性論證的部分業務主管及業務相關人員，介紹管理軟件的主要功能。組織決策層聽取單位信息化管理部門、業務主管部門或第三方見解，明確信息化戰略目標，確立合作意向并擬定信息化項目領導組織成員構成。

4.1.2 項目目標

軟件提供方了解記錄軟件使用方組織結構及相關單位部門網絡環境、計算機運行環境及參與人員等基本情況；軟件使用單位業務部門通過相關資料了解管理軟件的基本功能，確立合作協議內容并做好項目主要目標、內容及設備成本費用估算工作，準備信息化項目報告。

4.1.3 啟動會議

由單位負責人作項目總動員，說明該項目背景、企業管理創新的期望和決心。介紹軟件提供方、第三方顧問情況并宣布項目負責人及成員構成，對各部門的積極配合提出具體要求并形成會議紀要。軟件提供方項目負責人、軟件使用方單位項目負責人或信息化管理部門主管說明實施該項目的意義并定期檢查項目實施進度與階段目標、階段成果，各方項目組成員及時簽字確認項目實施協議相關內容。

4.2 實施計劃

根據前期的調研情況及啟動會議紀要，制定出實施計劃表。項目組成員全力配合并積極參與實施計劃的制定工作。實施計劃表是項目組工作的日程準則應符合實際。除非有不可抗力等其他因素，實施計劃不能作變更。項目經理負責本項目實施中與軟件提供方、第三方顧問的協調及實施工作安排，簽批確認實施計劃表，掌控項目實施進度。

4.3 項目建設

（1）系統安裝與初始化配置

在軟件提供方技術支持下，單位信息化管理部門負責收集初始化相關數據，指導業務主管部門的操作員在計算機上安裝、操作使用管理軟件。

（2）明確部門及人員工作目標和內容

單位信息化管理部門負責明確單位組織機構各部門及人員工作目標和內容。

（3）數據錄入

數據錄入是實施中的基本步驟。單位信息管理部門負責系統數據的錄入和管理系統基本數據的發布，并指導相關單位部門按規范要求在一定的時間內完成管理系統各種必要業務數據的錄入。

軟件提供方或單位信息管理部門、業務主管部門可根據實際情況充分利用數據處理技術和已有數據資源，采取上下結合的方式在基礎數據錄入方面給用戶單位以支持。

業務主管部門負責業務相關數據完整性、準確性的驗證和安全保存。

（4）工作流程

業務主管部門負責結合實際，明確管理數據傳遞的途徑和方式，制定并完善工作流程和操作規范，充實操作培訓的內容。

4.4 操作培訓

信息化項目實施要求領導層積極參與，相關人員是操作培訓的主要對象。操作培訓以了解管理軟件的基本功能和掌握操作使用方法為主要內容，以業務流程為主線。培訓過程應根據實際情況對培訓內容、日期進行合理安排；培訓完成后應進行考核，形成原始記錄并經審核人簽字備案。

4.5 模擬運行

用戶實際操作管理軟件，以真實的業務流程運行。內容包括系統可靠性測試、安全性測試、數據運行的正確性測試等。填寫記錄運行中發現問題并及時與軟件提供方進行溝通，查明原因（有的問題可能歸防病毒軟件誤報）并解決由軟件設計缺陷導致的問題。

4.6 評審驗收

根據實施的具體情況提交項目實施總結報告。項目實施進入正常狀態后，要進行業績評價——項目實施驗收。參與實施的各單位部門需要整理項目實施文檔、實施表單等文檔、完整的數據資料等。項目組提出驗收申請，確認驗收時間、地點、與會人員等。

驗收會上，項目負責人或信息化管理部門主管介紹項目實施的歷程和取得的各階段性成果，并對項目實施結果做出評估，最終完成項目驗收報告，雙方或三方確認簽字。驗收應該以實施方案書約定的目標是否實現為準繩，而不應以用戶所有的需求、問題的解決為標準。要記住一個成功的項目是在一定的時間內，按預算的成本與資源，完成預定的目標。而不是無限度去滿足用戶所有的要求，以求做到十全十美。不可能通過一個項目解決用戶的所有問題。切記一個階段沒有做好，決不可操之過急進入下一個階段。

5 結 語

講誠信、促和諧、真務實、求創新是企業發展壯大要求走好的每一步。重視開發、積極引進并使用適用的數據庫應用系統（DBAS）有助于企業充分利用現有資源和技術，實現精細化管理、改進業務流程、提升現代化管理和決策水平，有利于圍繞誠信、和諧、務實、創新搞好企業文化建設?？梢哉f，數據庫應用系統（DBAS）的開發、引進和使用是企業務實創新、超越自我的現實需求，是資源管理部門實現創新管理提高工作效率的重要途徑。信息化涉及管理與信息技術兩個學科，項目的實施是一個艱苦的過程，通過科學規劃、誠信協作、分步實施可以得到較好的結果。

信息化項目組織實施各個階段工作是密切相關的，三分軟件，七分組織，十二分基礎數據。軟件是工具，數據是基礎，組織管理很重要。

主要參考文獻

[1]趙冰.淺談制定企業信息化管理制度中存在的問題[J].科技信息，2009（19）.

[2]孟倩.企業信息化與知識管理[J].科學管理研究，2004（6）.