系統管理理論和過程方法思想指導下物資調配中心角色分析

尹俊峰

［摘要］ 物資供應保障是國家電網公司物資集約化管理的重要工作要求。影響物資供應的要素和過程很多，必須有效加以管控。本文依據系統管理理論和過程方法分析了國家電網公司系統物資調配中心的功能定位和角色，肯定了物資調配中心對提升物資供應保障能力的重要意義，同時對其功能定位進行進一步的分析和思考。

［關鍵詞］ 系統管理理論；過程方法；物資調配；監控預警

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 029

［中圖分類號］ F270.7；F224.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0042- 03

１理論簡述

１．１ 系統概念

系統一詞，來源于古希臘語，是部分構成整體的意思。通常的系統定義為：若干要素以一定結構形式構成的具有某種功能的有機整體，包括了系統、要素、結構和功能4個概念，表明了要素與要素、要素與系統、系統與環境三方面的關系。系統論的基本思想方法，就是把所研究和處理的對象，當作一個系統，分析系統的結構和功能，研究系統、要素、環境三者的相互關系和變動的規律性。

１．２ 系統管理理論

系統通常是由兩個以上的要素按照一定的方式組成，系統中的各個要素之間存在著動態的相互作用，任何要素的變化都將影響其他要素，甚至于影響整個系統。系統管理理論是以確定的系統為研究對象，把所需要研究和管理的對象作為有機組合的整體，進而采用有關系統的理論和方法，取得技術上先進、經濟上合算、時間上最省的效果。

在系統理論中，任何研究的系統同時也是更大的復雜系統的子系統，存在于一定的環境中，系統所面臨的外部環境的變化會影響到系統的運行，影響到系統目標的實現。

１．３ 過程方法理論

通過利用資源和管理，將輸入轉化為輸出的一項活動，可以視為一個過程。過程是活動，是一組相互關聯或相互作用的活動，其目的是將輸入轉化為輸出。通常，一個過程的輸出可直接形成下一過程的輸入。

系統地識別和管理組織所應用的過程以及過程之間的相互作用，稱為“過程方法”。過程方法的優點是對諸過程的系統中單個過程之間的聯系以及過程的組合和相互作用進行連續的控制。任何一項影響質量的、相對獨立的要素都可以看作是一個過程，采用過程的方法進行管理。過程可以組成一個網絡，一個過程的輸出往往是另一個過程或幾個過程的輸入，例如：設計過程的輸出就是采購過程、生產過程和檢驗過程的輸入。過程還應該是增值的，也就是說輸出應大于輸入活動。

系統方法和過程方法關系非常密切，它們都以過程為基礎，都要求對各過程之間的相互作用進行識別和管理，二者相輔相成，缺一不可。但前者管理對象是過程組成的體系，著眼于整個系統和實現總目標，使得組織所策劃的過程之間相互協調和相容，減少制約，產生高效率和高效益。后者的管理對象是單個過程，著眼于具體過程輸入、輸出和相互關聯或對相互作用的活動進行連續控制，使過程高效運作，以實現每個過程的預期結果。

２本文研究對象的界定

國家電網公司物資供應管理系統設置的物資調配中心，分為總部層面和省公司層面，本文分析的主要對象為省公司層面的物資調配中心，總部層面的物資調配中心不是本文分析研究的對象。

３物資調配中心設置情況簡要介紹

３．１ 背景介紹

２００９年以來，國家電網公司全面推行物資集約化管理，進一步擴大集中招標采購規模，增強物資全過程管控能力，建立統一的物資管理體系，物資機構按照需求計劃、招標采購、合同履約、倉儲配送的供應鏈流程分段設置，形成管理上相互制約、業務上相互協同的職能分工和運作機制，有效提升了物資管理的規范化、標準化、信息化水平。但是，隨著物資集約化管理的深入推進，現有的縱向職能分工模式也呈現出信息共享不足、資源統籌困難、協調效率較低等方面的問題。因此，應進一步深化物資供應體系建設，建立總部、省級物資調配中心，統籌協調各方資源，強化供應過程管控，為工程建設和檢修生產提供供應保障。

３．２ 機構設立情況

在省級電力物資公司物資供應部設立省級物資調配中心，接受省公司物資部物資供應處對口管理指導，與總部物資調配中心和地市公司物資調配室形成三級協調機制。

３．３ 功能定位

物資調配中心業務功能為統籌資源、監控預警、日常調度和應急指揮。

（1）統籌資源：統一對內、對外業務窗口，依托輔助決策系統的功能深化，并有效對接ＥＲＰ、電子商務平臺等信息系統，匯集物資需求、采購、簽約履約、倉儲、配送、質量管控、供應商管理等業務信息，實現對倉儲配送、供應商、物流資源的統籌協調，最大限度滿足物資供應需要。

（2）監控預警：按照各業務環節的關鍵指標，監控供應鏈條的業務流，對物資需求、采購、合同簽訂、合同履約、倉儲配送、結算這一物資供應全過程的預警參數信息進行預控分析，通過自動計算后實現不同的層級預警。

（3）計劃協調調度：實現“月計劃、周協調、日調度”，進行物資供應計劃管理，每周召開供應協調會議，分析監控預警信息和受理需求單位／部門、供應商協調申請，組織相關業務部門進行協調處理，跟蹤協調處理進度，并對協調處理結果進行評價。

（4）應急指揮：在緊急情況下，物資調配中心成為應急指揮中心，按照省公司應急物資管理辦法規定的程序運轉，發揮統籌資源和綜合協調的優勢，實現需求快速響應、保障準確高效，提升應急物資保障能力。

３．４ 信息系統建設

以ＥＲＰ系統為主線、電子商務平臺（ＥＣＰ）為協同交互窗口、輔助決策為信息監測平臺的物資調配信息系統，涵蓋了倉儲信息管理及調度、合同簽訂與履約管理、物資供應計劃管理、重點物資生產進度查詢、物資發貨通知管理、物資收發貨管理、重點物資運輸計劃管理、物資投運與質保管理、結算管理、配送管理、監控預警管理等功能模塊，通過實施條形碼技術與現場收發貨（ＰＤＡ手持終端），實現信息系統向項目和倉庫現場延伸，提高倉儲配送作業效率。

４物資調配中心角色分析

國家電網公司全面推行物資集約化管理，按照需求計劃、招標采購、合同履約、倉儲配送進行縱向的職能機構設置和分工管理，按照過程方法建立了全流程的物資管控體系。但是管理不僅要應對正常的狀況，還要管理異常和例外狀況，物資供應保障體系是一個多參與方、多要素、多過程的系統管理對象，上述縱向過程管理中每一個過程出現異常并且超出了允許的范圍，必然影響相應過程的輸出，進而影響到下一個過程的輸入，最終可能導致整個系統輸出的偏離。每一個過程都要受到多要素和其他過程的影響，所以有必要對整個物資供應保障體系進行系統的管理，掌握全局的信息，及時預判和管理要素的異常，加以協調處理，這也是物資調配中心設立的初衷。

４．１ 信息集成中心

管理成敗的關鍵在于決策，決策的正確程度取決于信息的掌握程度和信息的質量。物資調配中心作用的發揮和日常工作的開展建立在信息系統建設與信息化水平提高的基礎之上，通過信息化建設和供應鏈信息系統的完善，實現信息的多渠道實時、主動錄入，通過信息系統的自動抓取減少信息傳遞過程中的失真、停滯和錯誤，通過實用化的報表功能開發來梳理、統計分析數據信息，為決策提供信息支持。物資調配中心對物資供應管控各階段、多渠道信息的有效采集、匯集、整理、分析是實現其資源統籌、監控預警、協調調度功能的關鍵，也是國家電網公司深化物資集約化管理，提升物資管理水平的重要舉措。

４．２ 監控預警中心

根據系統管理理論，必須對系統中的各個要素和所有過程進行有效的管控，使得各個要素和各個過程相互協調和相容，減少制約，方能產生高效率和高效益，實現整個系統的總目標。成功的管控和最有效的管控是事前控制和事中控制，在監控預警功能模塊中，通過對物資需求計劃、采購、簽約、履約、庫存資源、結算等管理過程合理設置監控預警點和預警參數，及時發現風險點和異常、偏離，進行相應的控制和調整，保證物資供應工作的有序進行。

４．３ 計劃協調調度中心

執行“月計劃、周協調、日調度”的運行工作機制，通過物資供應計劃的維護和變更管理，以供應計劃指導物資排產、圖紙交付、技術參數確認；在生產和發運階段加強管控，及時協調過程中的變更和需求，包括需求方、供應方及其他參與方的協調需求，加強生產進度過程控制；最終統一對外發出供貨通知，對重點物資的發運過程進行計劃控制和運輸跟蹤，整個計劃協調調度工作體現了明顯的過程方法思想，強調對過程中關鍵節點的管理和控制，通過過程控制保證過程輸出的質量。

５對物資調配中心定位的進一步思考和角色分析

５．１ 在一個更大的系統中管控物資供應

在系統理論中，任何一個系統同時也是更大的復雜系統的子系統，并且存在于一定的環境中，大系統中的要素和過程及外部環境的變化都會影響到系統的運行，進而影響到系統目標的實現程度。

目前的物資調配中心信息匯集和監控預警的范圍主要是物資專業范圍的要素和過程，主要是從物資需求計劃開始至物資采購、物資合同履約的結束，而這些要素和過程是影響物資供應后期末端階段的要素和過程，如果前期階段的影響要素和過程出現了重大異常和偏離，外部環境出現了重大變動，則必然嚴重影響后期物資供應目標的實現。

例如：如果一個項目的設計招標結果確認滯后，必然導致設計進度滯后，進而影響到物資需求計劃的申報和物資采購，影響到施工的正常開展；如果項目的投產計劃不能延后，必然導致物資合同的履約周期壓縮，提高物資交付履約協調的難度，甚至無法保障項目建設物資供應需求。

因此有必要將物資供應管控的要素和過程擴展到項目列入年度投資計劃或綜合計劃后，直至項目建設完成的各階段，包括設計、施工、監理招標進度與中標人的確定、項目站址的征地和項目通道的清理情況等，合理設置監控預警點和預警參數，嘗試與基建部門項目管控信息系統的對接，以有效地進行信息匯集、主動預警提示和輔助決策。

５．２ 功能定位和機構設立

在系統科學思想指導下，中國的軍工開發體系曾創造性地在直線指揮系統外設立了總體協調機構，主要功能是全面監控各要素和過程的進展，總體協調、預警提示、輔助決策，協助直線指揮部門和機構調度指揮各方面工作，以協同進展，避免相互制約和浪費、停滯。

目前的物資調配中心兼具協調監控和調度指揮兩種功能，而物資需求計劃、招標采購、合同簽約結算、供應履約協調、倉儲管理又有專門的機構設置和職能分工，彼此的直線指揮功能有些重復、沖突。其本身設立在物資供應部，卻要跨出部門范疇進行協調指揮，涉及計劃、采購、合同、結算等其他部門，并不利于工作開展。

為更有利于開展工作，實現更大范圍的系統監控和有效協調，應在現有業務管理和直線指揮部門外，單獨設立物資調配中心，同時對其功能定位進行調整，剔除直線指揮調度功能，改名為物資供應監控中心，執行信息集成、監控預警、總體協調、輔助決策等職能。

主要參考文獻

［1］苗東升.系統科學大學講稿［M］.北京：中國人民大學出版社，２００７．

［２］劉桂清.系統管理理論在企業管理中的應用［Ｊ］．吉林省經濟管理干部學院學報，２００１（１）．