OA系統與即時通訊平臺整合應用的探討

陳冬梅

[摘 要]隨著高校信息化建設的逐步深入，及時準確地傳遞信息成為解決繁雜的日常辦公管理、提高高校辦公效能的重要任務。本文通過對傳統OA系統中常用即時通訊方式優缺點的分析，指出其在信息交流即時性方面的不足，進一步探討了OA系統與即時通訊平臺整合應用的方式，從而保證系統內信息及時準確地傳遞，實現高校內部協同高效的工作。

[關鍵詞]OA系統；即時通訊；應用

[中圖分類號]TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）10 — 0108 — 02

一、引言

辦公自動化的目的是盡可能地充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和輔助決策能力，以求得更好的效果，并達到預定的目標〔1〕。OA系統用戶每天要辦理一定數量的文件，在文件到達的時候，由于系統沒有提醒功能，用戶往往不能及時進行辦理，為了不錯過重要文件的處理，用戶經常要頻繁登錄系統查看是否有文件，極大地影響了用戶的其他工作，降低了工作效率。〔2〕

所謂即時通訊（Instant Messaging，IM）是指一種可以讓用戶借由網絡進行實時文字（或音、視頻）交流的通訊服務，即它允許同時連線的用戶借由一定的約定協議以及應用程序進行基于文字、視頻、音頻、電子白板等的在線交流。〔3〕

隨著越來越多的高校信息化建設的逐步深入，傳統的OA系統在事務處理時信息交流的即時性欠缺的不足使其應用起來遇到很大的阻力。因此面對繁雜的辦公室日常管理工作，結合本單位OA系統發展需要，尋求與即時通訊技術的無縫嵌合，使各類信息能夠準確、及時、全面地傳達和接收已成為現代辦公自動化發展的重要任務。本文正是從實際需求出發，通過對傳統OA系統中常用即時通訊方式優缺點的分析，進一步探討了OA系統與即時通訊平臺整合應用的方式，以期望結合本單位OA系統開發出適合自身業務需要的即時通訊系統，在確保組織內部的通訊和信息交流快捷通暢的同時，可有效防止內部信息失控，避免泄露單位機密信息，真正實現高校內部協同高效工作。

二、OA系統與即時通訊平臺整合應用的研究意義

（一）信息數據統一，辦公效率提高

在OA系統未能實現即時通訊時，系統內人員往往只能依靠電話、E-mail、MSN、QQ、手機短信等通訊手段來逐一進行會議通知、文件處理提醒等信息傳遞。負責收發文或會議管理等事務的系統人員需要自己建立和維護各種用戶群，以方便在需要時及時向有關人員發送信息，確保事務的時效性。這種方式下傳遞的信息往往無序和紊亂，辦公人員既費時又費力，且難以確保消息是否傳遞及時到位。OA系統與即時通訊平臺的整合，組織機構和人員信息數據將得以統一，內部協同辦公的效率將得到明顯的提高。

（二）溝通實時實現，事務處理即時

OA系統與即時通訊平臺的整合，可以增強OA系統事務處理的即時性。當系統內有新的代辦事項或者事務進程發生變化時，系統會根據所設定的流程需要第一時間通知相關人員，避免因人為因素造成的拖延和推諉，從而及時有效地加快OA系統中流程和任務處理的速度。同時即時通訊平臺可以對OA系統用戶狀態實時感知，及時了解對方現在所屬的辦公狀態，如在線、開會、出差等，從而方便根據實際情況督辦事務進程，保證辦公實效。

（三）運營成本降低，溝通方式便捷

當系統事務進入較為復雜的流轉過程，且管理人員人力和精力有限的情況下，OA系統與即時通訊平臺的整合，使系統內人員不用再花大量的精力和費用去一一發送郵件或消息提醒相關人員立即進入系統處理相關事務，而是根據系統內事務進程狀態自動進行任務提醒，并可以應用OA系統在任何地點、任何時間及時進行交流討論。這樣不僅僅是減少了內部通訊費用，降低了溝通運營成本，而且給系統內人員提供了更加便捷的溝通方式，增強人員之間的信息共享和溝通能力，提高工作效率。

三、整合前常用即時通訊工具的優缺點

在未能實現OA系統與即時通訊平臺整合之前，我們嘗試采用一些即時通訊工具實現信息的點對點傳遞。最常用的就是企信通、QQ群、飛信、移動桌面助理等。

（一）企信通

優點：“企信通” 包含了CRM管理、企業通信錄共享、互動短信、短信轉移等眾多實用功能。實現全網（含電信、移動、聯通）點對點信息發送，還能看到短信的發送狀態，及時掌握信息發布的即時有效性。通過“企信通”平臺可以根據自己編輯好的分類組別向對方群發短信。用戶收到短信后，可以進行回復，回復的內容可以通過企信通平臺查看。

缺點：“企信通”必須使用電信的固定電話申請注冊，因此必須保證開通固定電話且必須不欠費的情況下才能通過電腦登錄的方式使用。在使用中常出現因發送數量大導致頁面跳出需反復登錄，以及對方沒有收到短信的情況，給工作造成了一定的困擾。

（二）QQ群

優點：QQ群作為工作交流群具有先天優勢，利用QQ群文字和語音聊天功能進行信息發布和交流討論，利用群共享完成文件的上傳和下載，利用QQ郵箱實現群發功能或信息填報接收，利用群空間實現文件、圖片等的資源共享。QQ的即時傳遞文件功能給高校部門間的文件傳輸帶來了極大便利，相比于電子郵箱，它不限于文本附件大小限制，而且具有離線傳輸功能，給人員間頻繁的文件傳遞帶來了極大的便利。

缺點：QQ處于開放的網絡環境下，在擔心安全問題的同時，因其聊天對象和聊天內容不可控制，常會出現剛剛發布重要通知，就因為他人聊天內容刷屏的現象，導致緊急事務耽擱的情況。雙方必須QQ登錄狀態才能發送和接收到有關信息。娛樂功能和聊天會給工作帶帶來一定的問題。

（三）飛信

優點：飛信融合語音（IVR）、GPRS、短信等多種通信方式，覆蓋三種不同形態（完全實時、準實時和非實時）的客戶通信需求，覆蓋完全實時的語音服務、準實時的文字和小數據量通信服務，非實時的通信業務和服務，實現互聯網和移動網間的無縫通信服務。〔4〕通過飛信PC客戶端向飛信好友發送信息不收取信息費，好友如不在線，信息將以短信的形式自動轉發到對方手機上，保證信息即時到達不丟失。利用飛信發通知，既快捷又節省，還可以把重要通知存儲起來以備核查。

缺點：飛信只有被用戶授權為好友時，對方才可與自己免費通話和發短信，如發送邀請對方卻并未同意加為好友，雖然也可發送短信，卻需驗證收費。異網用戶目前無法實現點對點短信發送功能，只能通過PC客戶端與在線用戶進行交流。

（四）移動桌面助理

優點：移動桌面助理擁有超大容量的個人通訊錄和便捷的手機通訊錄導入導出功能，擁有強大的共享通信錄功能，通訊錄只需一人創建，其他共享成員即可通過登錄MDA查看，無需再次創建。用戶可以在PC客戶端用真實的手機號碼發送短信和彩信，并且可以通過設置進行定時發送。同時還具有通信錄智能搜索、二級分組管理、號碼歸屬地查詢、事務提醒等其他輔助功能。

缺點：發送短彩信收取短彩信費較其他方式來說較貴，且很多地區尚只能給移動用戶發送信息。

四、OA系統與即時通訊平臺整合方式探析

傳統通訊方式不能全面即時傳遞信息的弊端已遠遠滿足不了現代管理的需求，因此結合高校OA系統的發展需要，找到與即時通訊平臺適宜的整合方式，使系統內人員可以在任何地點、任何時間進行即時交流成為我們當前需要探討的重點。

（一）OA系統中直接嵌入即時通訊功能模塊

通過對OA系統進行二次開發，在系統中設置獨立的即時通訊模塊。這種方式是在OA系統的架構方式和業務邏輯基礎上，使用專用“短信收發器”搭建即時通訊平臺，實現手機短信發送功能模塊，一旦系統中有新的任務、消息或者流程變化等，相關信息就會通過手機運營商即時發送到對應人員的手機上，并可應用編程技術實現局域網或互聯網的即時文字信息和文件的傳輸，主要功能包括好友及群組管理、圖文編排傳輸、文件對等傳輸、歷史消息記錄、平臺配置等。因此這種基于OA系統的即時通訊，只有OA系統中的用戶才能通過OA系統的用戶名和口令進行文本、圖片的混排和即時傳輸，通訊錄中的好友和群組的關系完全對應于OA系統所規定的用戶權限和從屬關系，并可對聊天內容進行實時記錄以作為辦公管理的依據。

（二）即時通訊平臺上實現辦公自動化功能

建立在即時通訊平臺上的辦公自動化則是直接構建一個基于電腦桌面的信息交流平臺，其將文字、語音、視頻會話、文件傳輸等通訊功能集成，群組成員可以輕松地通過服務器配置的組織架構查找需要進行通訊的人員，并采用文本消息、文件傳輸、直接語音會話或者視頻等豐富的溝通方式進行實時溝通，并在該系統擴展實現單位OA系統所需要的各種信息化功能，從而建立一種實時性的系統。如騰訊公司推出的企業級即時通信平臺——“騰訊通”（RTX），可將業務消息發送到用戶桌面，在用戶不在電腦前時發送到用戶手機；提供基于電腦桌面的交流平臺，支持文字、語音、視頻會話、文件傳輸和小型視頻會議等。通過即時通信平臺系統實現OA系統的核心業務，解決高校內部事務互提信息、會議通知、申請審批、信息提醒、信息反饋等辦公自動化功能，兼具有即時通信系統快速實施的信息交流功能。既能滿足不同辦公環境下的溝通需要，減少機構內部通訊費用和出錯頻次，使團隊和信息工作者進行更加高效的溝通，又保證其內部信息的安全和信息的可追溯性。

（三）OA系統與即時通訊平臺接口對接集成

通過接口模塊或插件實現OA系統與即時通訊平臺的集成，將基于B/S架構的OA系統和基于C/S架構的即時通訊平臺有效結合起來使用。將通訊平臺的組織結構和系統用戶與OA系統保持完全一致，并自動實現同步。將系統登錄按鈕集成到面板上，實現兩個系統的雙向單點登錄功能。利用消息提醒接口與OA系統的發文管理、收文管理、通知管理等多個模塊集成，整合雙方優勢和特點，完善消息機制，增強協同工作的即時溝通，實時收發信息和文件，實現內部公告發布和資料共享的信息集成，各種重要通知和公告能夠通過即時通訊平臺和OA系統雙渠道進行即時發布和提醒，讓用戶即時外出也能第一時間獲知并打開閱讀重要的或最新的通知公告、文檔文件，并直接點擊提示鏈接即可進入對應公文辦理界面，從而搭建起一個簡單易用、結構合理、安全實用，無論何時何地都能即時交流的高效電子辦公和溝通環境。

五、結束語

相對于傳統的OA系統來說，其與即時通訊平臺相結合的現代信息化方式更具實時性、便捷性、安全性等優點。這種整合應用使OA系統能夠及時、快遞響應各種任務事件，在給高校本身帶來高校、便捷通訊方式的同時，也為系統使用人員帶來很大的便利，節約了成本，提高了辦公效率。因此，一個高效實時兼具辦公自動化與即時通訊系統的高校信息化系統的發展勢在必行。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕程慧俐，顏海龍.基于IM的個性化OA系統研究與開發〔J〕.中國工程咨詢，2008，（10）：24-26.

〔2〕杜蘭.OA系統與RTX（騰訊通）集成的設計與實現〔J〕.軟件，2011，11（32）：43-45.

〔3〕周建軍.企業級即時通訊技術及其應用〔J〕.電腦知識與技術，2006，（06）：80-81.

〔4〕夏道娟，劉華莉. 網絡即時通訊工具在護理管理中的應用探討〔J〕.電腦知識與技術，2013，24（28）：68-69.

〔責任編輯：陳玉榮〕