信息化時代視域下數字檔案館資源集成共享的探究

康虹

[摘 要]隨著網絡技術的發展，在這一背景下，隨著信息技術革命浪潮持續高漲，經濟的全球化、社會的信息化進一步加強，我國數字檔案館的發展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內第一個數字檔案館之后，許多城市的數字檔案館也實現了檔案的數字化加工文件資料著錄、數字檔案內容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內容關聯管理及圖文聲像一體化等應用功能，這些成就極大地推動了我國數字檔案館的建設進程。目前，我國數字檔案館建設日益成為智慧城市和社會信息化的重要組成部分。充分利用互聯網，搭建網絡化、數字化的檔案信息服務平臺，實現更大范圍的數字檔案信息資源集成管理與社會共享，已成為新一輪數字檔案館項目的建設重點和目標。

[關鍵詞]信息化；數字檔案館；資源共享

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

隨著網絡技術的發展，在這一背景下，信息技術革命浪潮持續高漲，經濟的全球化、社會的信息化進一步加強，人類進入了數字化時代。技術的進步、社會的發展、改革開放的成果已經為大力發展數字檔案館創造了有力的條件，我國數字檔案館的發展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內第一個數字檔案館之后，許多城市的數字檔案館也實現了檔案的數字化加工文件資料著錄、數字檔案內容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內容關聯管理及圖文聲像一體化等應用功能，這些成就極大地推動了我國數字檔案館的建設進程。

一、數字檔案館的內涵

與數字圖書館建設初期一樣，20世紀90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級檔案館、數字檔案館等新名稱不斷見諸報端。隨著數字圖書館從概念變成現實，檔案界對于數字檔案館的表述也漸趨統一。

然而，對于不同的研究者而言，數字檔案館仍然有著不同的內涵。檔案界、計算機界、國際標準組織機構以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。

信息系統論是當前檔案界對數字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數字檔案館定義為一個超大規模的“信息系統”。定義強調數字檔案館是一個信息系統，但是，沒有給出信息系統的確切內涵。而持信息倉儲論這一觀點者通常將數字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識信息中心”、“數據中心和數據交換站”等，最終實現“數字檔案館”，它強調了數字檔案館的信息存儲和傳播功能，但對數字檔案館本質屬性的描述存在著一定的局限性。信息環境論將數字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對數字檔案館本質屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環境的內涵究竟是什么，難以具體認知。功能拓展論將數字檔案館定義為傳統檔案館利用現代技術拓展服務功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數字檔案館概念。

那么，怎樣才能從當代信息科學與檔案學的角度來對數字檔案館這一詞語的含義進行認定和概括，使所有數字檔案館建設者都能夠清晰地勾勒出未來的目標呢？只有對數字檔案館這一信息時代“新生兒”的本質屬性與內涵有一個全面的了解與認識，才能得出相對比較完整和清晰的數字檔案館定義。

我們是否可以這樣來定義：數字檔案館是在分布式計算機網絡環境中，利用數據庫技術、數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術創建、獲取、存儲、處理、交換與發布數字檔案信息的檔案信息管理與服務機構，是各級政府和各單位信息化建設的有機組成部分。

二、數字檔案館的特征

1.數字資源的多樣性。一是依托于實體檔案的數字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關數字信息形成的數字信息。

2.具有一定的開放性。依托于網絡，一方面能夠在線采集網上信息，實現信息資源共享；另一方面能夠針對利用者不同的需求，提供多樣化的服務。

3.技術的多變性。由于數字檔案館依靠于計算機、網絡和通信技術、數據庫技術、基礎于內容的檢索技術等，其存儲技術、載體、格式、閱覽方式等，都呈現出不斷進步、變化的動態。

三、數字檔案館的功能

1.信息集成功能。數字檔案館的建立，使我們可以在網絡環境下，對特定區域內的所有檔案進行數字化管理，改變了以往單一的檔案實體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關信息的中心，所以，信息集成將成為數字檔案的首要功能。

2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據自己的需要，隨時隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數據乃至全文，數字檔案館這一功能的發揮有助于實現檔案利用的理想化目的。

3.社會記憶功能。數字檔案館的建設將應用國家相應的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實體保管模式，檔案是社會記憶的主要工具。數字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會記憶功能的實現。數字檔案館能實現對電子公文、科技文件等進行文檔一體化管理，對文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進行數據的動態管理。

四、數字檔案館的最終目標

數字檔案館建設的最終目標是要通過國家信息基礎工程把各級各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國家信息資源的組成部分，面向全社會發揮作用。所以，數字檔案館建設項目、尤其是國家綜合檔案館的數字檔案館建設項目應該從一開始就納入到國家信息基礎工程之中統一規劃與設計。數字檔案館的核心資源主要來自相關的信息系統，同時又可與相關信息系統進行信息共享。

五、數字檔案館的總體架構

數字檔案館應以結構化的數字檔案館為基礎，基于物理和邏輯兩種結構，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結構，實現各系統之間數據接收、信息交互、資源數據查詢、數據存儲與備份、歸檔數據管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級模式建立的中心檔案館內容包括各門類在內的所有檔案的數字化信息，基層檔案館應管理本單位經過歸檔流程的先行有效的各類檔案數字化信息。

六、數字檔案館理論體系建設

數字檔案館的理論研究涉及多個學科領域。例如，檔案學、信息學、計算機科學、管理學等，不同學科領域的研究者攜手開展數字檔案館理論研究，勢必會更加有力地推進數字檔案館理論體系的建設。但是，對于數字檔案館這一檔案工作創新變革的產物，檔案界似應更多地承擔起建設相關理論體系的重任。鑒于檔案學科是一門實踐性很強的學科，本文試圖從檔案學理論研究與檔案工作實踐相結合的角度，對數字檔案館理論體系建設的內容作一些初步的探討。

1.數字檔案館基礎理論建設

數字檔案館基礎理論研究離不開傳統檔案學科基礎理論研究的基礎，是對傳統檔案學基礎理論研究的深化與拓展。這部分內容主要包括：

數字檔案的定義及邊界。例如：數字檔案館的管理對象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機構的管理對象有什么區別與聯系？大檔案的概念外延到底有多大？這對于當前檔案部門科學構建數字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財物資源具有重要的指導意義。

數字檔案館的管理體制與機制。例如，在數字化、網絡化的環境下，如何理解和貫徹檔案工作“統一領導、分級管理”的組織原則，建立起科學的數字檔案館體系，推進數字檔案資源的共建與共享？如何構建數字檔案館的績效評估機制等。

狹義數字檔案館的組織架構、工作環節以及相關的工作原則與要求。例如，數字檔案信息的創建、獲取、鑒定、存儲、處理、交換、發布、利用、保密等應采取哪些策略，建立哪些制度？在數字化的環境下，如何根據數字檔案的形成目的、形成活動、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運用檔案管理的基本原則。

上述理論問題，與數字檔案館建設實踐的推進速度相比較，檔案界關于數字檔案館基礎理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當前社會信息化快速發展的大背景下，檔案學科領域基礎理論研究的或缺，勢必會導致實踐的盲目性和無所適從，進而加速檔案工作的邊緣化趨勢。筆者認為，檔案工作者需要學習、了解和掌握現代信息技術，更需要明白自己的歷史使命與工作內涵。數字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個沒有獨特內涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導致一些數字檔案館建設項目難以達到預期效果的一個重要原因。

2.與數字檔案館建設有關的法律規章建設

這方面的內容有很多，這里只能列舉一些實踐中遇到的、亟需解決的法律規章問題。如：檔案工作的法律規章，政府信息公開的法律規章，著作權、知識產權保護的法規政策，保護公民隱私權、知情權的法規政策，信息共建共享的法規政策等等。

數字檔案館建設的主要宗旨之一就是要充分開發利用檔案信息，為國家、社會和公民提供高效、便捷的服務，推進政府信息公開、構建社會主義和諧社會。檔案界應注意總結和發現數字檔案館建設實踐中遇到的法律問題，積極推進相關法律規章的修訂與完善，確保數字檔案館建設有法可依，為數字檔案館建設提供有力的法律保障。

七、進一步推進區域數字檔案信息資源共享的思考

1.堅持統籌兼顧，加大信息資源整合力度

一是擴大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏數量，改善館藏結構。二是實施館室一體化。通過館室交換，實現機關、企事業單位與國家檔案館之間電子文件和數字檔案的有效銜接和共享。三是規范數字檔案館建設，特別是要完善檔案數據庫建設，夯實數字檔案館資源基礎。

2.堅持共建共贏，建立完善的合作機制

實現檔案資源集成共享離不開完善的協同工作機制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實行分級管理，同時檔案信息資源共享的相關規則不明確，一些地區可能將檔案信息資源的產權地區化，有可能人為設置檔案信息互聯互通的壁壘，導致在檔案信息歸屬上的“地區所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應用。因此，區域內各級檔案館對資源共建共享的思想認識是否統一、工作是否同步，都將直接影響區域數字檔案資源集成共享和利用服務的整體水平。

3.堅持分步實施，深化拓展平臺建設

實現檔案信息資源在一個地區乃至全省、全國范圍的共建共享，是檔案人共同追求的目標，也必將成為檔案事業的發展趨勢。除了共享地域范圍的不斷擴大，今后檔案資源共享的內容，也必將從婚姻檔案等專業檔案拓展到各種民生檔案，服務方式也將更多地從傳統的接待利用轉向主動推送檔案信息服務等。當然要實現這個目標，需要一個較長的時間，更有待于上級黨委政府以及國家、省檔案局的統籌安排，提出分步實施的階段性計劃和目標。

目前，我國數字檔案館建設日益成為智慧城市和社會信息化的重要組成部分。充分利用國家和所在地區的信息化基礎設施和政務網、互聯網以及各類網絡資源，搭建網絡化、數字化的檔案信息服務平臺，實現更大范圍的數字檔案信息資源集成管理與社會共享，已成為新一輪數字檔案館項目的建設重點和目標。

〔責任編輯：譚 蕊〕