商務英語函電中被動語態應用分析

摘要：如今，商務函電已成為國際貿易中不可或缺的溝通方式，而商務函電的主體語言——英語的正確使用顯得尤為重要。商務函電通常有以下幾個特征：準確、清晰、簡潔、禮貌、完整，而被動句在體現以上特征方面起到了很大作用。本文將對商務函電中的被動語態進行分析，以促進國際貿易的溝通更加有效。

關鍵詞：商務函電；英語；被動語態

商務英語函電通常有五個特征，由于這五個特征的英文單詞首字母均為“C”，通常我們也稱這五個特征為“5C”，分別是：正確、準確（correctness）、清晰（clarity）、簡潔（conciseness）、禮貌（courtesy）與完整（completeness）。除“正確、準確”和“完整”外，被動態在商務函電表達中起到了很大作用。本文將從商務函電的幾個特征分析被動語態的應用。

一、語句表達更清晰、簡潔

由于商務函電具有較嚴謹的特征，而英語的語言特征決定了證據的重點通常在句首。被動態的使用就是把語篇的主題置于主位位置，凸顯了雙方要討論的話題，而執行動作的主體，即英文的“by …”則通常省略，使得語句更加簡潔。同時，由于被動句重點在于描述客觀事實而非強調執行主體，可以清楚地表達句意。

例如：

We are pleased to inform you that the goods have been covered against All Risks.

本句的后半句采用被動態，主語為雙方關注的重點“the goods”，而非是“cover”這一動作的主題是誰。使用被動態能夠突出主語，相比而言，主動態使用的“…we have covered the goods against …”明顯不如被動態表達清晰。

由此可見，被動態用事物本身而不是人稱代詞作主語，不僅能使語句結構清晰，而且更能客觀地表述所需傳達的信息。

二、語句表達更為禮貌

被動態的使用在體現“禮貌”這一原則的作用尤為明顯。禮貌得體的語言的商務函電的基本要求之一。由于國際貿易中，經常會有催促、抱怨等情況發生。使用被動語態，則可把關注的重點從對方轉移到事情本身，而非執行主體，可以避免出現直接催促、命令、指責對方的情形出現而引起對方不愉快，更有利于問題解決。

例如：

You must pay the money within ten days.

這句話相信任何人看了都不會有好心情，矛頭直指對方，即主語“you”，再加一個“must”，整句語氣顯得非常魯莽與失禮。即便對方有錯在先，這樣的語句明顯不利于問題的解決。我們可以將其改為被動態：

The money must be paid within ten days.

這樣，句子的核心就從“you”轉移到了“the money”上，而動作的主體“you”則被巧妙省略，很好地避免了直接命令對方的不愉快事件發生。當然，這句話我們依舊可以改進一下：

The money is expected to be paid within ten days.

以上三句話的優劣就顯而易見了。

再如：

We regret that you haven’t sent us the shipping advice so far.

此句一出，十有八九要引起對方不高興。直接把“you”放在主語的位置，有明顯的責怪對方的意味，然而，未收到裝船通知便武斷推論是對方沒有發出，極容易引起對方不愉快，因為還有很大可能是對方發出了但是由于郵件或網絡問題導致未收到而已。因而，事先斟酌語句表達相當有必要。我們可試著將此句改為被動態：

We regret that the shipping advice hasn’t been received so far.

這樣，雙方關注的重點就轉移到“the shipping advice”而省略了執行者，更加有利于問題的解決。

由此可見，我們在傳達不愉快的負面消息時，盡量把重點放在問題的本身而避免提到施動者，尤其是施動者為對方的情況。由于被動態有凸顯話題的功能，把所出現的問題置于主位上，引起雙方共同的關注，避免直接指責對方，更能促進問題解決。

三、增強語句表達的客觀性

雖然“客觀性”并非商務函電寫作的要求，然而由于應用在國際貿易談判磋商中，使得很多語句的表述需要有較強的客觀性。通常主動態直觀性較強，主觀色彩濃厚，缺少莊重感，尤其在長句中，會給人一種氣短、不流暢之感，而被動態由于通常省略了施動者，不像主動語態那樣帶有較強的主觀色彩，而給人以客觀，中立，實事求是的印象，因而表述較為客觀且論述委婉，由于沒有用人稱代詞作為主語，恰恰符合了商務信函就事論事，強調事實和客觀性的文體要求。此外，由于被動態結構上調節余地較大，更容易補充內容或采用修辭手法，語句表達則更為流暢、完整。

例如：

Due to the late shipment， a penalty of USD500 will be deducted from the proceeds as it is stipulated in the contract.

本句有兩處被動態，分別闡述了兩個客觀事實：“將會扣除500美元罰金”與“根據合同規定”。這兩個事實均只需要闡明客觀事件本身，而無需特地強調“誰”來扣款，“誰”在合同中進行規定，因而客觀性更強，且整句讀起來非常流暢。

結語：

總之，在商務英語函電中，被動語態的運用雖然表面是語言方面的特征，但實質上是國際貿易交往的一種策略。恰當地運用被動態，給對方留下良好印象，是在激烈競爭中贏得更多客戶的重要手段之一。因此，我們不能忽視被動語態在商務函電中的功能與應用，而應正確、合理使用被動態，使其能在商務英語函電寫作中得到最大的發揮。

參考文獻：

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（作者單位：蘇州健雄職業技術學院國際教育學院）