文書檔案工作人員的業務素養分析

文書檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文書管理工作人員在日常工作中的綜合素質。文書檔案工作人員應當具有良好的職業道德，同時還必須有較高的業務素養，只有德才兼備，才能出色地完成工作任務。

一、具有較高的政策水平

機關、企事業單位的文書檔案工作直接關系到黨的路線、方針、政策的貫徹執行，因此，要求文書檔案工作人員必須努力學習和研究黨和國家的方針、政策、法令法規，提高政策思想水平。提高政策水平，主要是增強理解、運用掌握黨和國家方針政策解決實際問題的能力;提高思想水平，主要是提高辯證唯物主義的認識能力，學習馬列主義、毛澤東思想的科學體系，學會用辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀和辦法論觀察分析現實工作中的各種實

際問題，認真鉆研黨在各個歷史時期，這是文書檔案工作者十分重要的修養和基本功。

二、具有較廣的本部門、本行業的業務知識

文書檔案工作人員要學習有關的技術知識，懂得本機關、本單位的專門業務和工作規律，力求精通本部門、本行業的業務知識和有關文化科學知識，同時，還要熟悉這項工作的歷史和現狀，不斷掌握新情況、新問題和新經驗。只有掌握本機關、本單位的機構、組織狀況和各級機構的職權范圍，所制發的公文才能有的放矢，不說“外行話”，才能解決實際問題，也才能正確解決公文運轉中的問題，提高公文處理工作的質量和效率;

三、具有較深的專業基礎知識

文書檔案工作人員在具有較高的政治思想和職業道德素養的同時.也要有較深的業務素養，才能成為稱職的文書檔案工作人員。文書檔案工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書檔案工作密切相關的基礎知識。大體包括以下幾個方面：

1.基礎理論知識。文書檔案工作的基礎理論知識是指關于文書檔案工作總體方面的基本原理性的知識。包括文書學、檔案學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有綜合性、概括性和基礎性，是文書、檔案工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。有了基礎理論知識，文書、檔案工作者在從事文書、檔案工作時，就能增強自覺性，減少盲目性，為提高文書檔案工作水平奠定基礎。

2.實際操作知識。文書檔案工作人員必備的專業基礎知識，不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書檔案工作人員不能只了解和掌握文書、檔案工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法：比如，發文有發文的處理程序，收文有收文的處理程序，每一程序都有具體的做法和要求;檔案立卷行文卷的方法、庫房保管有庫房保管的要求。實際操作知識是文書、檔案工作人員的業務基本功.有了實際操作知識，才能知道怎樣去做文書、檔案工作。如果只懂得基礎理論知識，而不掌握實際操作知識，理論就會架空，參與實際工作就會一竅不通。掌握實際操作知識要堅持理論聯系實際的學習方法，也就是要把書本和實際工作緊密結合起來。

四、具有較強的業務技能

文書檔案工作是一項實踐性、技術性很強的工作，不具備熟練的業務技能，許多工作將無法開展，特別是辦公室工作日益現代化和自功化的今天，熟練掌握文書檔案工作業務技能，更顯得十分迫切而重要。

（一）文字綜合處理能力

文書檔案工作人員在許多工作環節中，都要進行文字綜合處理和加工.如要向領導提供一個時期以來重要文件的綜合材料，對機關制發的文件進行文字上的審核把關，對某些來文提比擬辦、批辦意見，利用檔案制作檔案證明、編寫單位大事記與組織沿革等。所有這些文字工作，沒有一定的文字綜合處理能力是難以勝任的。

（二）書寫能力

在文書檔案工作中，經常有一些文字要動筆書寫，如簽收文件、書片案卷封面、卷內目錄、創作檔案證明等。文書檔案工作人員書寫這類文字主要不是為了供自己使用，而是為對外交往服務的，文書、檔案工作人員的字寫得如何，不僅育接影響對外交往的效果，影響到工作質量，也關系到一個機關或單位的形象。這就要求文書、檔案工作人員把字寫得工整、清楚、美觀、大方。

（三）速記能力

文書工作人員經常擔任各種會議的記錄工作，有時還要直接聽取和記錄領導人的重要批示和意見，這樣就需要具備一定的速記能力，速記具有錄音機等設備代替不了的作用：在緊急情況下，無法準備錄音機;某些重要領導不允許攜帶錄音機;距離領導較遠，無法清晰地錄音等。熟練的速記人員完全可以跟上講話的速度。另外，由于速記符號不同于漢字，他人難以看懂，所以這又有利于防止失密。

（四）印制能力

文書檔案人員應懂得錄入、打印和排版印刷知識，并應掌握獨立操作的技能。要有識別和運用字體、字號的能力。在排版上對每頁的行數、每行的字數、各種標題的排列等，也應該具有根據文書材料或檔案檢索工具、參考資料的內容、讀者等做出合理

安排的能力。

（五）校對能力

在文書撰擬、檔案檢索工具的編制與參考資料的編寫過程中，文書檔案工作人員還經常要進行校對工作。做好校對工作要求校對者既具有認真細致的工作態度，還具有相當的思想理論水平、文字表達能力和較寬廣的知識面。這是因為，校對時僅僅簡單地對原稿負責、校出錯誤是不夠的，還應該能夠發現和糾正原稿中文字、技術上和知識性的差錯、失誤。因此，文書檔案工作者需要認真攀根校對技術，熟悉通用的校對符號及其使用規則，了解校對中的注意事項.提高自己的校對技能范圍。

參考文獻：

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