高等醫學院校研究生學位檔案收集模式探索

【摘 要】本文以昆明醫科大學為例，闡述了高等醫學院校研究生學位檔案的內容、特點和收集管理現狀，探討了在研究生教育蓬勃發展的時期，建立研究生學位檔案分級收集管理模式，以充分發揮學校、學院、學科點在研究生學位檔案管理中的作用。

【關鍵詞】醫學院校 學位檔案 收集模式

【中圖分類號】G643 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）13-0045-02

近年來，隨著我國高等教育大眾化戰略的實施，研究生培養規模迅猛發展，以昆明醫科大為例，2002年招收博士生12名、碩士生221名，2012年招收博士生49名、碩士生763名，研究生招生人數在成倍增長。隨之，研究生學位檔案的收集工作量也不斷大幅度地增加，研究生學位檔案管理工作壓力越來越大，問題越來越突出。探討一種新的收集管理模式已成為擺在高校檔案管理者面前的一個緊迫問題。

一 學位檔案的內容

學位檔案是高校在培養和授予博士、碩士學位等活動中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等文件材料，內容包括博、碩士生培養計劃、開題報告、實驗記錄、實踐能力考核表、學位申請書、學位論文評審表、學位論文答辯情況表、學位評定委員會表決票、學位論文、畢業登記表等。

二 學位檔案的特點及管理現狀

學位檔案同其他檔案一樣，具有原始性、記錄性等一般屬性，又具有自己的特性：

1.形成周期長

醫學院校研究生的培養因醫學學科特點，其周期大約在3～6年，產生的資料較復雜，涉及內容多、范圍廣，整個學習研究要先進行理論學習，然后在大量專業文獻研究的基礎上確定選題，再開展基礎實驗進行原始數據采集、動物實驗驗證、圖表分析、反復臨床或基礎實驗等多個環節才能完成。

2.專業性強

醫學研究的專業劃分比較詳細，如昆明醫科大學現有臨床醫學1個一級學科博士學位點，18個二級學科博士學位授權點；基礎醫學、臨床醫學、口腔醫學、公共衛生與預防醫學、藥學、護理學6位一級學科碩士學位授權點，42個二級學科碩士學位授權點。因研究方向不同，記錄和反映研究生學習科研活動的學位檔案具有學科門類多、專業性強的特點。

3.成套性

學位檔案是以研究生個體為單位組卷，反映研究生從入學到畢業的整個培養過程，研究生課題的選題、實驗實踐，論文的撰寫到評審，學位評議等內容，貫穿研究生培養工作的每一個環節，形成了一整套材料。

4.連續性

研究生在老師的指導下對某一課題進行研究，有些還承擔了導師課題的一部分，學位檔案既是應屆研究生培養過程中產生的原始記錄，又是以后學弟、學妹們培養的參考材料，在課題選擇、醫學研究等方面具有連續性。此外，研究生學位檔案來源廣泛，專業類別復雜、數量巨大、內容豐富、載體眾多、涉及部門人員多，收集工作難度很大。

以前，研究生教育實行一級管理模式，學位檔案的收集由研究生處學位辦的老師兼職管理，學位辦只配備1～2名工作人員，負責全校學位評定委員會的組織和日常管理工作，包括開題、預答辯及答辯的審查、學位評定及學位授予信息的上報、論文質量的抽檢等工作，工作內容繁雜、任務量大，實行分級管理成為教育發展的必然要求。

2005年，昆醫為適應新時期的需要，實行校院兩級管理，研究生管理工作的整個重心下移，開始探索學位檔案分級管理。我們在工作實踐中逐步認識到，只有建立科學規范的收集模式，才能順利地將研究生檔案收集齊全。根據1994年國家教委頒發的《高等學校檔案實體分類法》（簡稱分類法）、《高等學校檔案工作規范》（簡稱規范）的規定，結合昆醫檔案分級管理的工作實際，逐步建立了研究生部——二級培養單位——學位點三級收集管理模式。

三 學位檔案三級收集模式的實施

學位檔案三級管理是一種新的管理模式。從組織理論的觀點來講，它是一種典型的以職能分工組織形式。學位檔案在學校檔案工作領導小組的統一領導下，其業務納入研究生部及二級培養單位檔案管理體系，由研究生部學位辦、二級培養單位的研究生管理秘書負責組織實施，各學位點的秘書配合共同完成。研究生理論學習階段形成的考試成績等材料由研究生部進行收集，進入實驗室或臨床后形成的培養計劃、實驗記錄等材料由各學位點收集，二級培養單位承上啟下，負責組織實施并檢查督促。

各學位點培養過程中形成的檔案由秘書負責按個人為單位收集、整理、立卷，學位點短期管理，待研究生畢業后半個月內送交二級培養單位進行檢查，經檢查無誤后，交到研究生部學位辦，研究生部學位辦檢查合格后，匯總研究生部培養辦的成績、學生辦的畢業生登記表等材料后，再進行檔案著錄，并于研究生畢業后次學年的12月底前向檔案部門移交，由校檔案部門統一保管和提供利用。

經過幾年的實踐，昆醫建立了學位檔案三級收集模式：

1.加強對學位檔案收集工作的領導

在學校成立由主管校長牽頭、職能部門負責人參加的學校檔案工作領導小組，負責學校檔案工作的領導、規劃，提出檔案工作的總體要求，并協調解決檔案管理中的各種困難。檔案部門具體負責對研究生學位檔案檔案管理進行指導、監督、檢查。各二級培養單位配備專兼職管理秘書、學位點指定兼職秘書，與研究生部學位辦密切配合共同完成研究生培養各階段材料的收集，確保其完整與安全。

2.制定學位檔案歸檔材料目錄

歸檔材料目錄是開展收集工作的指揮棒。根據昆醫培養類型，昆醫在認真總結研究的基礎上制定了研究生科學學位歸檔材料目錄、專業學位歸檔材料目錄、高校在職教師申請科學學位歸檔材料目錄，以同等學歷申請科學學位歸檔材料目錄等，為研究生學位檔案收集工作奠定了基礎。

3.建立健全規章制度

制度是建立規范管理的保證，督促各二級培養單位建立學位檔案收集制度、預立卷制度、專兼職檔案員的崗位職責等，明確收集范圍、歸檔時間，明確不同層級人員的工作職責，做好分工協作。

4.加強對管理秘書的培訓和指導

二級培養單位配備的管理秘書雖然熟悉培養業務工作，但檔案知識相對不足，加之負責秘書工作的人員變動頻繁，必須加強培訓。每年3月，檔案部門舉辦業務培訓班，進行檔案知識的宣傳培訓。同時，檔案部門、研究生學位辦要主動深入各二級培養單位、學位點進行，幫助解決他們工作中的困難和問題，切實提高學位檔案的收集質量。

5.規范各個工作環節

印制統一規范的手冊、表格，從各種材料的起草、運轉到收集，利用校園網進行管理。在文書材料形成之時就加以控制，一方面可保證研究生學位歸檔材料形式統一、規范、標準，內容齊全、完整，另一方面推動其收集、整理、利用實現標準化、規范化、信息化。

綜上所述，對學位檔案收集實行三級管理模式是適應研究生教育工作的特點和發展需要的必然選擇，隨著此項工作的不斷實踐和完善，必將為高校建設和發展發揮出重要作用。

參考文獻

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〔責任編輯：李錦雯〕