事業(yè)單位人事檔案存在的問題及對策分析

【摘要】人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。但目前事業(yè)單位人事檔案管理存在不少問題，我們需要認真分析應(yīng)對。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；存在問題；對策

人事檔案收存員工的自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容。人事檔案的全面性、真實性、動態(tài)性、流動性、機密性是它區(qū)別與其他材料的重要特征。人事檔案管理就是做好人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作。目前事業(yè)單位人事檔案在管理上還存在不少問題，亟需解決。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

上世紀九十年代制定《干部檔案工作條例》仍是我國事業(yè)單位開展人事檔案工作的政策依據(jù)。隨著改革開放社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，原來的檔案管理方式方法已不能適應(yīng)時代的要求。事業(yè)單位人事檔案管理工作存在著許多問題。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人事檔案政治性材料多，實用性材料少

收集的大部分材料如自傳、政治鑒定、入黨團申請、思想?yún)R報等均是政治性的官方評語千篇一律，組織上的模板化的結(jié)論如出一轍。針對個人的日常工作動態(tài)、工作業(yè)績、生活變動等動態(tài)人事材料十分匱乏。僅靠聊聊幾筆粗線條的缺乏個性特征的記載，不能客觀全面地反映一個人真實的總體情況不利于用人單位對人才的科學(xué)引進和全面培養(yǎng)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)不重視，人事檔案材料不完整

大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認為人事檔案只是“儲物柜”，沒有認識到人事檔案的“重要性”。他們認為相關(guān)人員只做好人事檔案的收集、整理、存儲、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認識到人事檔案是單位重要的人力信息資源庫。

領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致單位下屬成員的不重視，人事檔案管理人員多是兼任，專業(yè)不對口、經(jīng)常換檔案管理員的情況時有發(fā)生。部分人事檔案管理者因?qū)I(yè)知識的匱乏對歸檔材料、資料分類不清晰。廣大的事業(yè)單位工作者大部分也不知道人事材料歸檔的重要性，自己工作后深造取得學(xué)歷學(xué)位證書、黨團狀況、專業(yè)獲獎證書等動態(tài)材料都沒有及時的交給檔案收集者，這就導(dǎo)致檔案材料收集的不全面。領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理者和普通工作人員思想上對人事檔案的不重視嚴重影響了事業(yè)單位人事檔案工作的開展。

（三）人事檔案原始紙質(zhì)材料不規(guī)范，檔案質(zhì)量總體不高

《干部檔案條例》中明確規(guī)定：收集歸檔的材料應(yīng)真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。在整理檔案的日常工作中，我們發(fā)現(xiàn)字跡潦草、公章模糊、缺負責人簽字、缺主管部門的公章的現(xiàn)象普遍存在。

由于出生日期、參加工作時間、全日制學(xué)歷這些信息關(guān)系到事業(yè)單位工作人員的干部選拔和退休后的福利待遇，各單位都十分重視。但當人事檔案材料不完整、不規(guī)范時，在核定出生日期、參加工作時間、全日制學(xué)歷上就會存在一定的困難。比如說，對于一些年齡大工作經(jīng)歷豐富的老員工，人事檔案材料中個人自傳、畢業(yè)生登記表、事業(yè)單位登記表、職務(wù)任命表、工資表中往往出現(xiàn)多個不一致的出生年月和工作日期；有的表中填寫的學(xué)歷學(xué)位信息和原件不一致；還有些工作人員由于多次調(diào)動導(dǎo)致檔案缺失，造成了一段時間內(nèi)個人經(jīng)歷的空白。人事檔案相關(guān)材料的缺失給事業(yè)單位人事部門在辦理工資調(diào)整、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)和離（退）休待遇等工作帶來了很多困難。

（四）事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)滯后

受歷史條件的制約，以往的人事檔案都是紙質(zhì)的，紙質(zhì)材料的缺點是容易磨損，造成文獻材料的破壞，而且紙質(zhì)材料繁多只靠人工檢索不宜快速查找制定信息，不能滿足現(xiàn)代社會快節(jié)奏的查詢需求。

二、針對事業(yè)單位人事檔案管理工作存在問題的對策分析

（一）加強宣傳，提高檔案意識

1、當領(lǐng)導(dǎo)加強檔案管理的意識提高了，才會在檔案管理人員配備、設(shè)備更新等方面給予支持，才能促進事業(yè)單位人事檔案的長遠發(fā)展。

2、召開全員參加的關(guān)于人事檔案重要性的座談會，告知哪些材料需要入檔及入檔的重要性，使廣大工作人員意識到人事檔案材料的完整性、正確性關(guān)系到個人的工資調(diào)整、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)和離（退）休待遇等切身利益，提高教職員工的檔案意識。引導(dǎo)廣大工作人員認真填寫各類需入檔的人事檔案材料，自覺地將相關(guān)材料送到單位人事部門，確保個人人事檔案材料的完整性。

（二）多樣化收集，嚴格甄別

1、要建立多元化收集制度。人事檔案管理部門要制定本單位的《人事檔案材料收集規(guī)定》和《人事檔案整理細則》，堅持按照規(guī)定要求收集和整理人事檔案。由于人事檔案的政治性材料過多已不適應(yīng)時代的要求，我們要根據(jù)需求及時的將個人的日常工作動態(tài)、工作業(yè)績、生活變動等動態(tài)信息收集存檔。對于人員多的科室建立專門的兼職檔案收集員，定期送交本部門的檔案材料確保本部門員工檔案內(nèi)容的完整性、連續(xù)性。

2、是嚴格甄別檔案材料。特別對于一些年齡大工作經(jīng)歷豐富的老員工，多個表中出現(xiàn)不一致的出生年月和工作日期，或者全日制學(xué)歷學(xué)位模糊的情況，因為關(guān)系到辦理工資調(diào)整、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)和離（退）休待遇等切身利益問題要認真甄別。

（三）加強事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)

自傳、工作履歷、學(xué)歷學(xué)位受教育情況、家庭成員、社會關(guān)系、歷次干部任免表、專業(yè)技術(shù)職稱、年度考核表等對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫經(jīng)常涉及到的信息項，可以用掃描后存儲到移動硬盤或者專門的光盤中。這一管理方法在減輕了工作量又避免了紙質(zhì)材料的磨損。需要查檔時，查閱人根據(jù)自己查閱權(quán)限可在電腦上查閱相關(guān)信息項目。需要注意：一是處于人事檔案安全性的考慮，存檔的計算機必須專機專用，移動硬盤也要專盤專用。二是，從日后程序升級、人事檔案數(shù)據(jù)的安全性考慮，最好找專業(yè)的人事檔案軟件公司根據(jù)本單位實際的情況設(shè)計實用快捷的人事檔案管理系統(tǒng)。

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