淺談人事檔案管理

摘要：人事檔案是人力資源管理過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié)，它為識(shí)別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開(kāi)發(fā)和使用的效率。

關(guān)鍵詞：人事 檔案 管理

一、人事檔案的重要性

人事檔案是 “人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心——“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都非常重要，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說(shuō)話”， 它的作用不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障！在現(xiàn)代人力資源管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：

（一）檔案對(duì)用人單位的作用

對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事 部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案可以清楚地了解一個(gè)人過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的機(jī)關(guān)、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解一個(gè)人，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總、歸入本人檔 案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配 置起到了重要參考作用。

（二）檔案對(duì)個(gè)人的作用

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始 性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它 有極強(qiáng)的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力 資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益 服務(wù)，幫助解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)， 無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、 社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等 手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案工作不研究沒(méi)安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

2.硬件設(shè)施解決落實(shí)差。檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，經(jīng)費(fèi)投入不足。大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

3.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，加之各級(jí)管檔部門沒(méi)有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不專業(yè)，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.檔案材料失真現(xiàn)象、真實(shí)性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價(jià)值。在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越長(zhǎng)、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源管理計(jì)劃中的配置、退休解聘、補(bǔ)充等計(jì)劃不能正確制定，必將給當(dāng)前配置及未來(lái)人力資源的開(kāi)發(fā)和使用帶來(lái)極大的阻礙，從而有可能使單位錯(cuò)過(guò)很好的發(fā)展機(jī)遇。

5.人事檔案收集工作力度不夠。人事檔案歸檔過(guò)程應(yīng)當(dāng)是一個(gè)前后銜接、連續(xù)劃一的有機(jī)整體，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于宣傳力度不夠，個(gè)人重視不夠，導(dǎo)致了個(gè)人檔案材料分散、缺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。如：由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學(xué)生參加工作，取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等等。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

6. 人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

三、規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源提供有效服務(wù)。采取切實(shí)有效措施，全面提高人事檔案管理水平，為合理開(kāi) 發(fā)、使用人才，加強(qiáng)個(gè)人誠(chéng)信提供強(qiáng)有力的保障。

1.提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

2. 加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。各單位要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合化檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3. 提高檔案管理人員的素質(zhì)。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。配置專職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。

4. 注重人事檔案材料收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

5. 健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理。各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)定期向上級(jí)檔案主管部門進(jìn)行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

6. 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺(tái)階。