淺析電子檔案的管理

摘要：傳統的檔案管理工作以紙質文件材料為主要工作對象，在運用了檔案管理軟件后，電子檔案應運而生。電子檔案的出現克服了傳統檔案難保存、易失真的缺點，彌補了紙質檔案的不足，但是同時電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案是由上報者將有關資料和檔案直接寫在優盤等載體上，并在電腦上直接進行修改和整理，形成后，存儲到辦公信息數據中，然后由檔案管理工作人員保存、管理的全新的檔案管理工作形式。

關鍵詞：電子檔案 管理現狀 實際應用與普及

電子檔案是隨著時代發展，應運而生的產物。在檔案管理工作中，傳統的檔案存在形式是以紙質為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復雜的檔案文件，傳統的檔案管理方式已經不能適應這樣的現狀。電子檔案應運而生，它的產生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現狀

縱觀近幾年電子檔案的發展情況，各類單位的檔案數量急劇增加。以全國各大學高校為例，大學生總體規模不斷增加，相關資料顯示，2008年大學生數量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學教職工人數也增加了十萬左右，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所。高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢的同時，各項相關檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數據，傳統的紙質檔案形式已經很難適應當前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，并非簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應用電子檔案的管理形式來適應當前的嚴峻形式。電子檔案已經成為大多數單位檔案管理工作必須應用的形式，但是由于電子檔案的專業性和技術性較強，當前大多數單位的檔案管理信息化程度低，不能適應工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優越性

電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。傳統檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發霉發潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優越性決定了電子檔案的發展空間是巨大的，也是必須的。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

三、電子檔案如何更好地普及應用

1.積極納入領導協調機制。應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規范的檔案管理規章?；鶎訖n案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2.與時俱進，觀念創新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。

3.遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。僅憑經驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準（制度）的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發展的根本保證。

4.就電子文檔而言，即使是最普通的電子數據，保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。所以，將傳統的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發揮檔案管理的綜合優勢。傳統的檔案管理形式有其自身的優點，我們應該將電子檔案的技術與傳統檔案的管理方式相結合，努力降低電子檔案的風險，較大發揮傳統檔案的長處。

檔案管理工作對于一個單位的全局工作是十分重要的，我們應該正確認識其根本性和重要性。電子檔案的應用前景是廣闊的，我們應當在這條路上不斷創新和優化，實現檔案工作的簡易性和穩定性的不斷提高。在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。