淺析組織中管理者的管理活動

【摘要】在組織發(fā)展的過程中，管理者的管理活動往往是組織的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，對于組織的運(yùn)作起到及其重要的作用。管理者由于其自身素質(zhì)以及管理經(jīng)驗方式等不同，創(chuàng)造著不同的組織價值。本文以羅賓斯提及的“有效管理者”和“成功管理者”的案例為基礎(chǔ)，對比分析兩類管理者針對所從事的管理活動分配不同時間與精力而產(chǎn)生不同的活動效應(yīng)，進(jìn)而得出成功的管理者優(yōu)于有效的管理者。

【關(guān)鍵詞】組織；管理活動；有效的管理者；成功的管理者

組織行為學(xué)研究的三個層面分別是個體、群體和組織整體，通過建設(shè)組織文化來促進(jìn)組織的可持續(xù)發(fā)展。[1]在一個組織中，管理者就是組織的個體，也是群體活動的決策指揮者，同時對于組織整體的發(fā)展也起到至關(guān)重要的作用。羅賓斯其編著的管理學(xué)教材中提及一個經(jīng)典案例，弗雷德·盧森斯（Fred Luthans）和他的副手從多個角度考察了管理者究竟在組織這個舞臺上扮演什么樣的角色以及演繹什么“劇本”。

羅賓斯通過對450多位管理者的觀察，發(fā)現(xiàn)管理者從事的管理活動主要包括：（1）傳統(tǒng)管理：決策、計劃和控制。（2）溝通：交流例行信息和處理文書工作。（3）人力資源管理：激勵、懲戒、調(diào)解沖突、人員配備和培訓(xùn)。（4）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系：社交活動、政治活動和與外界交往。同時界定成功的管理者為在組織中提升得最快的管理者；而有效的管理者是根據(jù)他們工作的數(shù)量和質(zhì)量，以及他的支持者的滿意和認(rèn)可程度來定義的。不同的管理者即使從事的是同樣的活動，但由于強(qiáng)調(diào)的工作重點并不一樣，圖1為各類管理者在不同活動方面多分配的時間和精力顯著不同：

從有效管理者和成功管理者在四類管理活動的時間精力分布看，傳統(tǒng)管理活動方面，兩類管理者分配的時間和精力都相對較少，而在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系以及溝通活動方面，有效管理者用于溝通的精力高達(dá)44%，而成功管理者僅有28%；但是在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系方面，成功管理者則分配了其做大比例的時間與精力，高達(dá)48%，而有效管理者卻僅僅只有11%的時間。

以下針對各類管理活動所包含的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，以探究成功的管理者和有效的管理者應(yīng)扮演什么角色呢？組織在運(yùn)行過程中，誰會對組織的發(fā)展更有意義呢？

一、傳統(tǒng)管理

傳統(tǒng)管理包含的內(nèi)容是決策、計劃和控制，兩類管理者分配的時間精力基本差不多，均在20%以下，并且作為一名組織的管理者，必然會從事的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理職能。

相對比而言，成功的管理者雖然傳統(tǒng)管理活動比例較低，但是晉升速度較快，可見其更多分權(quán)和放權(quán)思想，以便聚集組織內(nèi)部其他成員的智慧，調(diào)動他們的積極性，參與組織的計劃，進(jìn)而也為員工提供一定的創(chuàng)造和發(fā)揮自我才能空間。每個人都希望自己的一些意見有一定的表達(dá)渠道，并有機(jī)會得以實現(xiàn)，管理者如果給予其他人更多的這樣的機(jī)會，那么，員工會更愿意付出自己的勞動，因為某一個計劃或許就是員工自己所提出來的，而計劃的不斷實現(xiàn)也是組織內(nèi)部成員的夢想的一種不斷實現(xiàn)，這樣，組織不再是僅僅只是一個工具性的事務(wù)，組織目標(biāo)也不再僅僅只是領(lǐng)導(dǎo)者的目標(biāo)，而是每個組織成員可親近而且十分愿意去努力實現(xiàn)的目標(biāo)。在不斷的發(fā)展過程中，就會形成一種組織文化，而“組織文化正是成員的共同價值觀，它是組織特有的、引導(dǎo)和塑造成員價值取向和行為方式的有力工具。強(qiáng)有力的組織文化催生內(nèi)聚力、忠誠感和組織承諾，決定著組織發(fā)展的核心‘游戲規(guī)則’。”[2]

有效的管理者過多的事力親為，在一定程度上會束縛組織其他成員的創(chuàng)造力，長久發(fā)展會使組織失去活力，畢竟一個人的智慧是及其有限的，在計劃時并不一定考慮得十全十美，就會存在一定的戰(zhàn)略失誤。在管理過程中的控制環(huán)節(jié)，組織運(yùn)作過程中的風(fēng)險預(yù)測以及風(fēng)險防范也是很難兼顧，必將導(dǎo)致組織可能陷入諸多危機(jī)時仍不能及時發(fā)現(xiàn)。

二、溝通

管理者常常會交流例行信息和處理文書工作。成功的管理者和有效的管理者在溝通方面的經(jīng)歷分配差距較大。在一個組織中，溝通是連接計劃者和實施者之間的一架橋梁，因而也只是以后總銜接傳遞信息的過程，并且在羅賓斯這個案例中，所提及的信息傳輸?shù)氖抢行畔⒁约拔臅ぷ鳎敲磳τ谝粋€組織，例行信息幾乎是一種習(xí)慣，只要在一個組織中工作生活一段時間就一定會很嫻熟的進(jìn)行處理，不需要管理者太多的傳達(dá)；而文書工作大部分是行政崗位以及秘書等成員的具體工作，一般情況下，文書由一定的規(guī)范性，簡潔明了，是組織成員基本很容易理解的一類信息，管理者只需要把握文書的大致趨向符合組織利益及組織目標(biāo)的實現(xiàn)即可，因而無需花費(fèi)太多時間。

成功的管理者深知溝通這一活動的內(nèi)在意義及其重復(fù)性的工作，因而并不愿意花費(fèi)太多時間予以處理。而有效的管理者卻在這一類管理活動上花費(fèi)近一半的經(jīng)歷，那么他們將被工作中的瑣碎事務(wù)纏身，事無巨細(xì)的處理組織中的慣性的活動，長期以此，對于個人而言，將會使自己身體健康受到嚴(yán)重威脅，容易生病或者導(dǎo)致諸多慢性疾病的積累，另一方面，由于對組織的關(guān)照過于細(xì)致而加班工作等，會在一定程度影響與家人朋友的情感生活等；對于組織而言，管理者的細(xì)致溝通，會使其他組織成員形成依賴心理，長期下去，將出現(xiàn)“養(yǎng)懶漢”現(xiàn)象，組織的活力也將大大降低，一旦管理者因病因事告假，組織的工作就會陷入癱瘓狀態(tài)。

三、人力資源管理

羅賓斯對于管理者的定義是“通過協(xié)調(diào)和監(jiān)督其他人的活動達(dá)到組織目標(biāo)，他的工作不是取得個人成就，而是幫助他人完成任務(wù)。”[3]一個好的管理者需要為組織成員營造一種良好的環(huán)境，調(diào)節(jié)組織沖突，合理配備組織人員，并給予一定的培訓(xùn)機(jī)會，不斷提升組織成員的素質(zhì)，有效的激勵和適度的懲戒是管理者的必要活動。

湯瑪斯（Kenneth Thomas）提出了內(nèi)在動機(jī)模式，如圖-2所示，個人內(nèi)在動機(jī)的四個主要內(nèi)在報酬，下一列中的意義感和進(jìn)步感同屬于完成不同的工作目的；上一列的選擇感和能力感則分別來自于個人所完成的特定工作。左行的意義感和選擇感同屬于各人用以判斷和追求價值的機(jī)會考量，右行的能力感和進(jìn)步感則與各人因完成任務(wù)所產(chǎn)生的成就感有關(guān)。這四類感覺是組織給予成員的四種報酬，也是成員愿意工作的四種內(nèi)在動力。[4]

圖2 內(nèi)在動機(jī)的構(gòu)建

當(dāng)管理者能夠時組織成員由迫切的工作目的、有明白肯定的熱忱時，組織成員會獲得一定的意義感，進(jìn)而感到花費(fèi)時間與精力是值得，這項工作是有價值的，然后通過賦予權(quán)威、信任等方式，使成員有選擇感，那么他們會運(yùn)用個人的判斷力依據(jù)自己對工作的了解采取行動。當(dāng)成員完成工作任務(wù)后，能過獲得知識，有一定的正向回饋，就會認(rèn)為自己把事情已做好，做出了品質(zhì)，獲得一定成就感。進(jìn)步感是達(dá)成工作目標(biāo)后，會有跨步向前的感覺，認(rèn)為花時間做的是聰明之事。當(dāng)進(jìn)步感不足，會產(chǎn)生無助感，長期則會降低工作的熱忱與興趣，影響工作效率。所以，管理者需要理解這四類內(nèi)在動力對于組織成員的意義。成功的管理者更多的放權(quán)就是對組織成員的一種極大信任，會有選擇感和意義感，當(dāng)組織成員完成工作后，就會獲得相應(yīng)的進(jìn)步感以及成就感，有效的管理者或過多的干涉組織成員的選擇感，因而在一定程度會挫傷成員的進(jìn)步感和成就感，所以，人力資源的管理比例應(yīng)該是要小一些。

四、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系

（一）社交活動

在有效的管理者被傳統(tǒng)管理、溝通以及人力資源管理三項管理活動忙到焦頭爛額時，他的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系則處于劣勢的狀態(tài)，僅有11%的經(jīng)歷去處理著這些對于個人晉升以及組織積極有力的管理活動。現(xiàn)代社會，已經(jīng)是信息就是資源的社會，及時掌握信息，會極大的促進(jìn)個人與組織的不斷進(jìn)步與發(fā)展。廣泛的社會活動是獲取信息的有效手段，每個人都會掌握一定數(shù)量不同領(lǐng)域的信息，建立良好的人際網(wǎng)，形成一定的交際圈，就是構(gòu)建一個“場域”。整個地球已經(jīng)被戲劇化的成為地球村，諸多企業(yè)公司都會定期舉行年會，以促進(jìn)組織成員的交流互動，有時也會邀請很多相關(guān)名流的參與。在一系列的社交活動中獲取資源，不僅僅是信息，也后有財源、物資以及創(chuàng)造性的思想等。

（二）政治活動

亞利桑納大州立大學(xué)管理學(xué)Rober Kreitner教授在其著作《組織行為》中提出：“組織政治史現(xiàn)代組織生活里無可避免的一部分，它將影響你的成就、工作表現(xiàn)及工作滿意度，千萬不能忽視政治謀略運(yùn)用的倫理道兒問題。”[5]關(guān)于管理活動中的政治活動的使用，設(shè)計了一個測試進(jìn)行評判一個人的政治活動的程度，具體測試如下：

以上測試中，如若選擇“同意”選項越多，則證明其政治謀略越高，當(dāng)然不排除這些行為中部分行為有一些不符合價值觀和倫理觀，但是，更多的行為是一種人際交往中的必要手段，

（三）與外界交往

以美國管理學(xué)者卡斯特、詹姆斯·E·羅森茨韋克（James E.Rosenzweig）和約翰遜為代表的系統(tǒng)管理理論考察了組織和管理職能，以系統(tǒng)解決管理問題。現(xiàn)代組織中管理者不僅要處理系統(tǒng)內(nèi)部即組織內(nèi)部的問題，更多的要關(guān)注組織外部的系統(tǒng)，包括組織與相關(guān)的合作以及競爭的組織，整個社會經(jīng)濟(jì)政治文化環(huán)境等。 因而管理者與外界的交往，就是洞悉組織外部系統(tǒng)的有效途徑。

盧桑斯的權(quán)變管理指出：“世界進(jìn)入到20世紀(jì)60年代末、70年代初，一方面，企業(yè)面臨著瞬息萬變的外部環(huán)境，環(huán)境的不確定性與企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險與日俱增；另一方面，企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、管理、技術(shù)也更加復(fù)雜。”面對變化萬千的世界，組織的成長與發(fā)展也必將面臨巨大的挑戰(zhàn)。

成功的管理者將近一半的時間與精力用于網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，就是系統(tǒng)論和權(quán)變理論的很好的實踐者。他們將更多的時間用于與外界交往，觀察社會的變化趨勢，尋找組織發(fā)展的新突破口。組織的高層領(lǐng)導(dǎo)者，會更器重帶領(lǐng)組織向前發(fā)展的管理者，由此也會給這些成功管理者更多的晉升機(jī)會。而有效的管理者只能在組織內(nèi)部進(jìn)行協(xié)調(diào)，缺乏戰(zhàn)略眼光，難以適應(yīng)不斷變化的世界。

通過對成功管理者與有效管理者的各類管理活動的分析，此處引用幸而威爾森（Clark Wilsin）與友人花20多年制作的一份管理分析表進(jìn)行再一次的應(yīng)證。

表2 成功主管的工作技巧[6]

不同的管理者在各類管理活動上的時間和精力分配存在的差異將決定他們是成功還是有效。成功的管理者優(yōu)于有效的管理者，一方面成功管理者可獲得較快的升值機(jī)會，同時對于組織其他成員的潛力發(fā)掘以及組織的戰(zhàn)略發(fā)展也發(fā)揮著積極的作用。

注釋：

[1][2]王鴻，劉濤.簡析組織行為學(xué)及其在現(xiàn)代管理中的運(yùn)用[J].2010（6）.

[3]斯蒂芬.P.羅賓斯.管理學(xué)（第11版）[M].中國人民大學(xué)出版社，2012（6）.

[4]Intrinsic Motivation at work： Building Energy and Commitment， by K.Thomas， Berrett-Koehler Publishers， Inc.， San Frabcisco ， CA.

[5]Rober Kreitner著，陳素勤譯.組織行為[M].普林斯頓國際有限公司，2006（1）.

[6]C Wilson， ”Identify Needs with Costs in Mind ，” Training and Development Journal， July 1980，pp.58-62；and F Shipper .’A Study of the Psychometric Properties of the Managerial Skill Scales of the Survey of Management Practices，’Educational and Psychological Measurement， June 1995，pp，468-79.

【參考文獻(xiàn)】

[1]斯蒂芬·P·羅賓斯.管理學(xué)（第11版）[M].中國人民大學(xué)出版社，2012（6）.

[2]Martin M. Broadwell著，劉向上譯.主管人員成功之道[M].臺北：清華管理科學(xué)圖書中心.

[3]Rober Kreitner著，陳素勤譯.組織行為[M].普林斯頓國際有限公司，2006（1）.

[4]Angelo Kinicki， Robert Kreitner著，羅啟源，張智善譯.組織行為觀念、技巧與實作[M].臺北：滄海書局，2005（1）.

[5]藍(lán)采風(fēng)，廖榮利.組織行為學(xué)[M].臺北：三民書局，1994（7）.