試論電算化會計檔案的特點與管理

摘 要：對于電算化會計檔案管理來說，它有許多人工會計所沒有的特點，也彌補了許多人工會計存在的缺點，最主要的一點是它用計算機代替了人工作業，不僅節省了人力資源，還創建了軟件以及硬件系統，利用現代化載體將資料系列化，更好地建立了合理的會計檔案管理系統。但是，電算化會計檔案管理方面，會計人員的思想素質以及計算機操作能力并不強，這時就要想辦法適當提升會計人員的基本素質和計算機技能，完善管理制度。

關鍵詞：電算化會計檔案；管理特點；管理方法

計算機應用在各行各業的各個領域，而會計領域中計算機主要運用在電算化會計檔案管理方面，企事業單位更是加大了計算機的使用比重，會計工作逐漸向會計電算化方向發展，使得會計基礎工作更加規范，也逐漸向現代化方向發展。

一、會計檔案在會計電算化發展的特點

會計電算化是指以往繁瑣的人工記賬程序、算賬程序以及報賬程序都用電子計算機來代替，甚至包括以往用人腦完成會計信息分析、預測以及決策的部分。在電算化會計檔案管理制度中，主要由以下幾個特點：

1.現代化載體

根據最新頒發的《會計檔案管理辦法》規定，凡是采用電子計算機方式進行會計核算的單位，一律不允許只上交電子會計數據，還要配上并保存打印出來的紙質檔案，這樣才能夠為電算化會計提供雙重載體，也為會計檔案管理提供了雙重保障。雙重載體在此為儲存在計算機硬盤中的會計數據以及其他光盤或磁性介質等電子會計檔案，這些都能夠保證會計檔案數據不能夠輕易被篡改。

2.軟硬件環境

電算化的電子會計檔案不具有紙質檔案所具有的直觀可視性，所以要想實現其可視性必須要在特定的硬件或軟件系統環境中顯示，這樣才能夠實現在現實中的實用性。此外，這樣的存儲方式有時會因為載體本身質量以及存放環境等問題產生電子檔案修改或電子檔案保存不善等問題。

3.系統化資料

由于電算化操作流程以及電算化信息系統維護的要求，會計檔案涉及的范圍逐漸變成了系統化資料，這也是電算化會計檔案管理下出現的新特點。這一特點不僅可以保存會計檔案的電子數據，還可以將被計算機識讀的程序文件以及數據結構文件進行保存，除此之外計算機進行會計核算所借助的各種代碼也會被保存下來，這樣才能夠最大化保證數據不會輕易丟失。

4.計算機技能

電算化會計檔案管理系統需要會計人員擁有更高的基本會計人員素質以及必要的系統安全操作能力。會計人員不僅要熟悉會計核算工作的各項方法，還需要同時掌握一些必要的計算機使用能力以及維護能力，這樣才能夠更好地適應電算化會計檔案管理工作。

二、電算化會計檔案管理方法

1.硬件設施完善

專用的會計檔案存放倉庫要符合規范、環境清潔，對于打印機也有非常高的要求，最好是能夠提供高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，這樣輸出的紙質會計檔案才能夠呈現清晰的字跡，便于管理。電算化會計軟件的選取也要注意，一定要根據本單位的實際業務相符，最好選取的軟件具有檔案管理輔助功能。系統的安全防護功能也要進一步提升，在聯網的狀態下一定要定期進行補丁維護，這樣才能夠避免電腦泄露秘密或被惡意修改資料。

電算化會計檔案會受質量、濕度以及磁場等種種因素的影響，也非常容易被這些因素破壞，所以會計人員在管理時需要注意以下問題：首先要選用質量較好且可靠性較高的介質來保存會計檔案，除此之外，還要對存儲的會計檔案介質上寫上保護字樣，存放在不潮濕灰塵少且防磁的地方，定期復制往年的會計檔案，最好復制雙份并放置于不同的位置。長時間使用且長時間未替換的介質要定期替換。對于電算化會計檔案容易被不留痕跡修改這一缺陷，會計檔案管理人員要對這些檔案采取專門管理，并實施一系列安全保護措施，這樣才能避免會計檔案被修改。

2.管理制度完善

（1）電算化會計檔案管理制度建立：會計電算化系統開發以及使用時的全套文檔資料以及軟件程序都要視為會計檔案來進行管理。在輸出書面形式的會計檔案前，副本一定要妥善保存，除此之外，記賬憑證、總分類賬以及現金、銀行存款日記賬都應該以書面形式打印出來，還要以稅務審計部門的要求打印賬簿以及報表。

（2）建立嚴格的借用手續制度：對于本單位想要查閱會計檔案的人員，未經財務部門負責人批準一律不得查閱，只能夠辦理正規的借閱手續才能夠進行借閱。對于想要閱讀本部門會計檔案的外單位人員，首先要出示單位的介紹信，還要得到主管領導和財務部門負責人的批準才可以借閱。

會計檔案管理對于會計行業來說是一個非常重要的環節，能否做好會計檔案管理關系著單位今后的發展。電算化會計檔案管理對于整個會計檔案管理來說是與傳統會計檔案管理相結合的，有著密切的聯系，也能夠在一定程度上凸顯出電算化會計檔案管理的個性，它不僅代表著會計工作向著規范化以及現代化發展，還為會計檔案管理工作提供了更好地保障。

參考文獻：

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[2]部莉君，趙偉.會計電算化時會計的相關影響[J].現代審計與會計，2001（12）.

編輯 楊兆東