以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究

摘 要： 高校學(xué)生檔案不僅記載了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活狀況，還能反映大學(xué)生的思想品德及社會實踐經(jīng)歷。因此，對于各企事業(yè)單位的招聘而言，高校學(xué)生的檔案已經(jīng)成了他們衡量畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要指標(biāo)。然而，目前高校學(xué)生檔案管理工作中存在一些問題，如部分檔案材料不具備真實性等問題，在很大程度上影響了檔案管理工作的順利展開。本文主要研究以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，并提出幾點優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞： 高校學(xué)生 招聘工作 真實性 檔案管理

高校學(xué)生檔案作為國家人事檔案十分重要的組成部分，對用人單位評價畢業(yè)學(xué)生的綜合能力具有十分重要的作用。因此，要想使用人單位更清楚全面地了解高校畢業(yè)生的綜合能力，就必須加強高校學(xué)生檔案管理工作。

一、目前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

（一）學(xué)生檔案資料不全面，無法清楚地為招聘單位提供詳細(xì)信息。

盡管高校學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)被納入國家人事檔案的管理范圍，但在眾多高校的檔案管理過程中，對學(xué)生的檔案管理仍然較不完善。高校學(xué)生自踏入大學(xué)校園之后，就被橫向和縱向的管理制度囊括，橫向為高校輔導(dǎo)員管理，縱向為專業(yè)指導(dǎo)教師及系主任管理。檔案應(yīng)該對學(xué)生的經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)記錄，然而，在目前高校檔案資料落實之時，對學(xué)生的社會實踐及其他能力都是寥寥幾筆，對于學(xué)生的思想品德素質(zhì)等千篇一律，導(dǎo)致招聘單位在根據(jù)學(xué)生檔案對學(xué)生進(jìn)行選拔之時，無實際材料作為依據(jù)，面對檔案之中籠統(tǒng)模糊的記載，很難評判。

（二）高校學(xué)生檔案管理方式落后，拖累學(xué)生及時就業(yè)。

目前我國高校針對學(xué)生檔案管理的方式仍然較為落后，當(dāng)學(xué)生進(jìn)入高等院校之后，學(xué)校相關(guān)機構(gòu)就將學(xué)生的檔案交到輔導(dǎo)員或者系主任手中，使得不同年級及不同專業(yè)的學(xué)生檔案分散管理。檔案過于分散的管理方式，導(dǎo)致部分學(xué)生檔案流失，這就為學(xué)生走出校園、面向社會帶來了一定的隱患。畢業(yè)之后，高校學(xué)生找工作之時及用人單位開始查閱參考學(xué)生的檔案之時，學(xué)校無法及時提供學(xué)生檔案，在很大程度上拖累了學(xué)生及時就業(yè)。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)我國激烈的就業(yè)形勢，因此，這一問題亟待解決[1]。

（三）學(xué)生對檔案缺乏重視，造成一些麻煩

高校學(xué)生檔案作為學(xué)生大學(xué)四年生活的成長歷史記錄，本應(yīng)該被賦予足夠重視。然而，目前很多高校畢業(yè)生都對個人檔案缺乏應(yīng)有的重視，甚至很多高校畢業(yè)生認(rèn)為企業(yè)單位選拔人才十分注重個人能力，不重視個人檔案。這種錯誤的觀點導(dǎo)致越來越多的學(xué)生不重視個人檔案管理。目前我國規(guī)定高校畢業(yè)生在畢業(yè)之后有兩年擇業(yè)期，因此，很多學(xué)生都將個人檔案放置在學(xué)校不予理睬，直到正規(guī)用人單位對個人檔案提出要求之時，才不得不回歸學(xué)校尋找個人檔案。在畢業(yè)生未領(lǐng)取檔案的時間里，數(shù)量巨大的學(xué)生檔案給高校學(xué)生檔案管理工作帶來十分沉重的壓力[2]。

二、優(yōu)化措施

（一）高校提高對檔案管理的重視程度，完善檔案管理內(nèi)容。

高校作為進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的主體，對于檔案管理工作的展開起到十分重要的作用。因此，高校應(yīng)該充分重視學(xué)生的檔案管理，并且不斷完善學(xué)生檔案之中的內(nèi)容。例如，學(xué)校應(yīng)該在學(xué)生檔案之中加入新內(nèi)容，隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展及專業(yè)評級制度的不斷完善，越來越多的高校學(xué)生開始考證，大學(xué)英語四六級、會計從業(yè)資格證、證券從業(yè)資格證等證書日益成為學(xué)生奮斗的目標(biāo)。學(xué)校可以將此類衡量學(xué)生綜合能力的證書榮譽加入學(xué)生檔案之中，這樣能夠使得學(xué)生檔案的內(nèi)容更完善。此外，學(xué)生的工作經(jīng)驗也十分重要，一旦學(xué)生曾經(jīng)在某單位、企業(yè)工作過，那么高校就應(yīng)該將學(xué)生的這段工作經(jīng)歷加入到檔案之中。這樣才能在很大程度上為企業(yè)提供較為完善的個人信息，更有利于企業(yè)對人才的選拔[3]。

（二）完善學(xué)生檔案管理制度，對學(xué)生檔案實行統(tǒng)一管理。

針對目前落后的檔案管理制度，高校應(yīng)該制定先進(jìn)的檔案管理制度，應(yīng)該在學(xué)校范圍內(nèi)專門設(shè)立檔案管理部門，選拔專門人員對這些檔案進(jìn)行模式化管理。在高校學(xué)生剛?cè)雽W(xué)之時，將其檔案按照專業(yè)分類進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣才能保證高校學(xué)生檔案的完整性。此外，在班級范圍內(nèi)選出一名檔案聯(lián)絡(luò)人員，當(dāng)個人檔案中需要填寫信息或者更改內(nèi)容之時，與檔案管理人員、高校輔導(dǎo)員和班長進(jìn)行直接溝通。這樣不僅能對學(xué)生個人檔案起到良好的保管作用，更能提高檔案信息變更效率。

（三）使用高科技管理方式，利用電子計算機對檔案存檔進(jìn)行管理。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個工作領(lǐng)域。在開展高校檔案管理工作之時，應(yīng)充分重視和發(fā)揮電子計算機的積極作用。高校學(xué)生的檔案都是以紙質(zhì)封存形式存在的，然而由于紙質(zhì)檔案容易損失，因此可以通過電子計算機進(jìn)行存檔保管。在高校學(xué)生的大學(xué)日常生活和學(xué)習(xí)中，會有很多新內(nèi)容需要寫進(jìn)檔案，這就為檔案管理帶來了一些麻煩。如果檔案管理工作人員經(jīng)常將檔案提出，加進(jìn)內(nèi)容，那么很容易導(dǎo)致檔案損壞。因此，可以通過電子計算機將原始學(xué)生檔案信息進(jìn)行存檔，在需加進(jìn)內(nèi)容之時，要求學(xué)生將檔案內(nèi)容形成電子檔形式，最后在大學(xué)畢業(yè)之時，再由學(xué)生將電子檔抄成文字檔，這樣不僅方便檔案管理，更能保證檔案管理工作的安全性。

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，大學(xué)生就業(yè)形勢日益嚴(yán)峻。在此大背景下，完善高校學(xué)生檔案管理工作就成了重中之重。由于高校學(xué)生的檔案能夠反映出該學(xué)生的思想道德素質(zhì)及其他綜合能力，因此，眾多企事業(yè)單位在招聘之時，招聘部門十分重視大學(xué)生的個人檔案。盡管目前我國眾多高校的檔案管理工作存在很多問題，但是，只要相關(guān)部門能夠充分創(chuàng)新管理工作方式，就一定能使之不斷完善。

參考文獻(xiàn)：

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[3]戴典芬.就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報，2010，09（30）：12-92.