企業(yè)物資檔案管理的意義及方法探討

摘 要：檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要的作用，其中物資采購等業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程所形成的檔案信息資源，經(jīng)過合理的開發(fā)利用，能夠有效發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高利用效率，對(duì)企業(yè)物資管理體系向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。

關(guān)鍵詞：企業(yè)物資檔案；意義；方法

檔案是企業(yè)各部門在經(jīng)營管理、科學(xué)研究、物資采購等各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的重要信息資源，包含各種具有參考依據(jù)和歸檔保存的文字、圖表等材料。在全球化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等新形勢(shì)的沖擊下，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用逐漸體現(xiàn)其價(jià)值和地位，理論研究及業(yè)務(wù)實(shí)踐取得了一定成績(jī)。現(xiàn)階段，隨著開發(fā)力度的逐步深入、工作范圍的不斷擴(kuò)展，也對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更多新的考驗(yàn)。企業(yè)的物資管理部門應(yīng)如何利用好檔案管理，提高部門管理能力，是本文所探討的重點(diǎn)。

一、企業(yè)物資檔案管理的意義

1.傳承文化理念的載體

物資檔案作為采購部門的歷史資料和文化積淀，以載體的形式承載著部門的管理文化理念，直觀、形象、真實(shí)的反映了不同歷史時(shí)期部門在發(fā)展定位、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、文化管理等各方面的發(fā)展水平，匯集了廣泛的信息資源，記錄了發(fā)展的全過程。同時(shí)，物資檔案也是物資采購部門各項(xiàng)活動(dòng)的信息材料，是可供后人查閱的寶貴資料，通過不斷開發(fā)積淀在檔案中的信息資源，能夠起到以史為鑒、積極進(jìn)取、開拓創(chuàng)新的作用，成為部門可持續(xù)發(fā)展的重要資源。

2.業(yè)務(wù)流程的真實(shí)記錄

企業(yè)物資供應(yīng)工作檔案是物資采購及廢舊物資處理等業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，部門之間、各崗位工作人員之間相互鏈接形成的原始文件資料，客觀、真實(shí)、完整地反映和記錄了每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的完成過程，是對(duì)部門工作的真實(shí)記錄。通過查找保存完整的檔案資料，如采購過程中包含的計(jì)劃分配單、合同審批單、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收材料、報(bào)價(jià)單、出入庫單等，可以有效明確責(zé)任人及采購過程是否符合相關(guān)制度要求，對(duì)避免暗箱操作起到一定的監(jiān)督作用。

3.促進(jìn)部門開發(fā)利用檔案資源

物資供應(yīng)中的供應(yīng)商資料、采購流程記錄、廢舊物資處理等檔案資料，都能夠被使用者開發(fā)利用，服務(wù)于改善部門的經(jīng)營管理、降低采購成本、提高采購產(chǎn)品質(zhì)量等方面。部門內(nèi)部可實(shí)行檔案開架預(yù)覽，編制交流檔案目錄，加工整理形成專題資料或情況介紹等。21世紀(jì)的信息時(shí)代，任何一條有價(jià)值的信息來源，都可能為管理帶來可觀的效益，檔案作為史料性、知識(shí)性的信息，能否充分利用并發(fā)揮其潛在的使用價(jià)值，是部門提高管理水平、掌握采購主動(dòng)權(quán)的關(guān)鍵。

二、企業(yè)物資檔案管理的方法

1.制定符合實(shí)際需要的檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理的準(zhǔn)則，應(yīng)研究符合部門特點(diǎn)和規(guī)律的管理方法，建立健全完善的制度體系和管理機(jī)制，規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案工作的方針和目標(biāo)，以及采購員、檢驗(yàn)員、保管員、檔案管理員等在檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，確保歸檔的采購過程文件、供應(yīng)商信息、物資檢驗(yàn)等信息齊全、準(zhǔn)確、完整。建立評(píng)價(jià)物資檔案管理的考核機(jī)制，使管理效果能夠有明確的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)，以激勵(lì)措施激發(fā)檔案工作者的熱情和創(chuàng)造性。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，信息技術(shù)的飛速發(fā)展和推廣應(yīng)用，使企業(yè)的經(jīng)營管理更為快捷高效，處于信息技術(shù)時(shí)代的檔案管理工作，只有走向信息化，才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。檔案的信息化管理有助于檔案管理人員及時(shí)全面的收集、整理文件及歸檔資料，提高檔案管理的全面性和實(shí)效性，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和資源共享。同時(shí)，信息化縮短了文件轉(zhuǎn)化為檔案的周期，使文件工作與檔案管理有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)了文檔管理的一體化、規(guī)范化，提高了企業(yè)檔案的管理效率，更好的為各項(xiàng)決策活動(dòng)提供重要依據(jù)。

3.強(qiáng)化物資檔案管理重視程度

物資檔案管理需要檔案管理人員與部門其他員工之間的良好配合，檔案的收集、編目、整理、保管、利用等工作品質(zhì)的好壞，都將直接影響著檔案使用者對(duì)檔案的利用。因此，要從員工意識(shí)上加強(qiáng)檔案管理的重視程度，行動(dòng)上認(rèn)真落實(shí)，把物資采購檔案工作納入企業(yè)檔案管理體系，形成及時(shí)歸檔、保存的檔案管理氛圍，定期將與工作有關(guān)的所有資料徹底清理，分門別類歸檔保存，并自覺接受企業(yè)的監(jiān)督、考核和統(tǒng)一管理，使檔案工作更為細(xì)致化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

4.不斷提高物資檔案管理人員素質(zhì)

物資檔案管理人員要適應(yīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷拓展的需要，就必須具備一定的科學(xué)文化素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)的吸納新知識(shí)，加強(qiáng)與專業(yè)檔案管理人員的溝通交流，并注重知識(shí)結(jié)構(gòu)的適應(yīng)性調(diào)整，優(yōu)化和強(qiáng)化專業(yè)技能，對(duì)檔案管理的知識(shí)、理論、技術(shù)，及計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息管理知識(shí)等都需具備一定的了解和認(rèn)識(shí)。還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)發(fā)展規(guī)劃和具體實(shí)施方案，把培訓(xùn)作為考核相關(guān)物資檔案管理人員的指標(biāo)之一，不斷整合完善培訓(xùn)內(nèi)容，全方位提升檔案管理人員能力水平。

三、探索企業(yè)物資檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

1.以創(chuàng)新思維指導(dǎo)物資檔案管理工作

在信息和知識(shí)飛速發(fā)展的時(shí)代，物資檔案管理工作同樣需要保持與企業(yè)的同步發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)的開拓創(chuàng)新，使檔案管理更好的適應(yīng)信息化時(shí)代的高速發(fā)展。根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況和采購市場(chǎng)、社會(huì)環(huán)境的變化情況，重新調(diào)整人才、業(yè)務(wù)和技術(shù)，以知識(shí)創(chuàng)新不斷適應(yīng)信息化發(fā)展，滿足使用者的檔案服務(wù)需求，以達(dá)到滿足經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)責(zé)任的雙重目標(biāo)。

2.引入全面質(zhì)量管理理念

全面質(zhì)量管理作為工業(yè)企業(yè)的管理方法之一，同樣可借鑒使用于檔案管理工作中，以提高檔案立卷工作質(zhì)量。全面質(zhì)量管理的“一切為用戶服務(wù)”、“一切以預(yù)防為主”、“一切用數(shù)據(jù)說話”的三個(gè)觀點(diǎn)，也可適用于物資檔案管理工作。為用戶服務(wù)既滿足物資管理部門員工的檔案使用需求；而預(yù)防為主指要對(duì)與檔案質(zhì)量有關(guān)的各方面因素進(jìn)行有效控制，在質(zhì)量問題發(fā)生之前就對(duì)源頭進(jìn)行把控；通過用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能夠更實(shí)事求是的反映問題、分析問題、解決問題，使檔案管理更為科學(xué)。因此，在檔案管理中引入全面質(zhì)量管理的概念，既依靠了科學(xué)的理論方法，又使檔案管理全過程質(zhì)量受控。

3.探索電商模式下物資檔案管理方法

隨著現(xiàn)階段電子商務(wù)及物聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，在不久的將來，企業(yè)的傳統(tǒng)物資采購模式勢(shì)必受到相應(yīng)的沖擊，運(yùn)用電子商務(wù)進(jìn)行物資采購、逐步使物資采購工作向網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，將成為未來企業(yè)物資采購部門探索和思考的關(guān)鍵。同時(shí)，這種全新的采購模式還將產(chǎn)生新型載體的檔案，這些電子檔案的保存與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著多方面的區(qū)別，如何保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、長期性，使電子檔案安全有效，同樣具備紙質(zhì)檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值，也將是物資采購部門檔案管理工作的重點(diǎn)之一。

四、結(jié)論

通過工作實(shí)踐，充分證明物資部門的檔案管理工作具有良好的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，便于集中信息資源解決關(guān)鍵問題，使物資檔案的開發(fā)利用與部門發(fā)展密切聯(lián)系起來，整合資源，形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

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