企業(yè)物資檔案管理的意義及方法探討

摘 要：檔案管理對企業(yè)經營發(fā)展有著重要的作用，其中物資采購等業(yè)務流轉過程所形成的檔案信息資源，經過合理的開發(fā)利用，能夠有效發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高利用效率，對企業(yè)物資管理體系向科學化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。

關鍵詞：企業(yè)物資檔案；意義；方法

檔案是企業(yè)各部門在經營管理、科學研究、物資采購等各項職能活動中形成的重要信息資源，包含各種具有參考依據(jù)和歸檔保存的文字、圖表等材料。在全球化、信息化、網絡化等新形勢的沖擊下，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用逐漸體現(xiàn)其價值和地位，理論研究及業(yè)務實踐取得了一定成績。現(xiàn)階段，隨著開發(fā)力度的逐步深入、工作范圍的不斷擴展，也對企業(yè)檔案管理提出了更多新的考驗。企業(yè)的物資管理部門應如何利用好檔案管理，提高部門管理能力，是本文所探討的重點。

一、企業(yè)物資檔案管理的意義

1.傳承文化理念的載體

物資檔案作為采購部門的歷史資料和文化積淀，以載體的形式承載著部門的管理文化理念，直觀、形象、真實的反映了不同歷史時期部門在發(fā)展定位、經濟基礎、文化管理等各方面的發(fā)展水平，匯集了廣泛的信息資源，記錄了發(fā)展的全過程。同時，物資檔案也是物資采購部門各項活動的信息材料，是可供后人查閱的寶貴資料，通過不斷開發(fā)積淀在檔案中的信息資源，能夠起到以史為鑒、積極進取、開拓創(chuàng)新的作用，成為部門可持續(xù)發(fā)展的重要資源。

2.業(yè)務流程的真實記錄

企業(yè)物資供應工作檔案是物資采購及廢舊物資處理等業(yè)務流轉過程中，部門之間、各崗位工作人員之間相互鏈接形成的原始文件資料，客觀、真實、完整地反映和記錄了每一項業(yè)務的完成過程，是對部門工作的真實記錄。通過查找保存完整的檔案資料，如采購過程中包含的計劃分配單、合同審批單、項目合同、驗收材料、報價單、出入庫單等，可以有效明確責任人及采購過程是否符合相關制度要求，對避免暗箱操作起到一定的監(jiān)督作用。

3.促進部門開發(fā)利用檔案資源

物資供應中的供應商資料、采購流程記錄、廢舊物資處理等檔案資料，都能夠被使用者開發(fā)利用，服務于改善部門的經營管理、降低采購成本、提高采購產品質量等方面。部門內部可實行檔案開架預覽，編制交流檔案目錄，加工整理形成專題資料或情況介紹等。21世紀的信息時代，任何一條有價值的信息來源，都可能為管理帶來可觀的效益，檔案作為史料性、知識性的信息，能否充分利用并發(fā)揮其潛在的使用價值，是部門提高管理水平、掌握采購主動權的關鍵。

二、企業(yè)物資檔案管理的方法

1.制定符合實際需要的檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理的準則，應研究符合部門特點和規(guī)律的管理方法，建立健全完善的制度體系和管理機制，規(guī)范統(tǒng)一標準，明確檔案工作的方針和目標，以及采購員、檢驗員、保管員、檔案管理員等在檔案形成過程中各自所應承擔的職責，確保歸檔的采購過程文件、供應商信息、物資檢驗等信息齊全、準確、完整。建立評價物資檔案管理的考核機制，使管理效果能夠有明確的評價標準和參考依據(jù)，以激勵措施激發(fā)檔案工作者的熱情和創(chuàng)造性。

2.加強檔案信息化建設

隨著信息化進程的不斷加快，信息技術的飛速發(fā)展和推廣應用，使企業(yè)的經營管理更為快捷高效，處于信息技術時代的檔案管理工作，只有走向信息化，才能適應時代的發(fā)展。檔案的信息化管理有助于檔案管理人員及時全面的收集、整理文件及歸檔資料，提高檔案管理的全面性和實效性，促進檔案資源的開發(fā)和資源共享。同時，信息化縮短了文件轉化為檔案的周期，使文件工作與檔案管理有機結合，促進了文檔管理的一體化、規(guī)范化，提高了企業(yè)檔案的管理效率，更好的為各項決策活動提供重要依據(jù)。

3.強化物資檔案管理重視程度

物資檔案管理需要檔案管理人員與部門其他員工之間的良好配合，檔案的收集、編目、整理、保管、利用等工作品質的好壞，都將直接影響著檔案使用者對檔案的利用。因此，要從員工意識上加強檔案管理的重視程度，行動上認真落實，把物資采購檔案工作納入企業(yè)檔案管理體系，形成及時歸檔、保存的檔案管理氛圍，定期將與工作有關的所有資料徹底清理，分門別類歸檔保存，并自覺接受企業(yè)的監(jiān)督、考核和統(tǒng)一管理，使檔案工作更為細致化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

4.不斷提高物資檔案管理人員素質

物資檔案管理人員要適應業(yè)務領域不斷拓展的需要，就必須具備一定的科學文化素質，與時俱進的吸納新知識，加強與專業(yè)檔案管理人員的溝通交流，并注重知識結構的適應性調整，優(yōu)化和強化專業(yè)技能，對檔案管理的知識、理論、技術，及計算機知識、網絡技術信息管理知識等都需具備一定的了解和認識。還應根據(jù)實際情況，制定相應的人才培養(yǎng)發(fā)展規(guī)劃和具體實施方案，把培訓作為考核相關物資檔案管理人員的指標之一，不斷整合完善培訓內容，全方位提升檔案管理人員能力水平。

三、探索企業(yè)物資檔案管理發(fā)展趨勢

1.以創(chuàng)新思維指導物資檔案管理工作

在信息和知識飛速發(fā)展的時代，物資檔案管理工作同樣需要保持與企業(yè)的同步發(fā)展，與時俱進的開拓創(chuàng)新，使檔案管理更好的適應信息化時代的高速發(fā)展。根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況和采購市場、社會環(huán)境的變化情況，重新調整人才、業(yè)務和技術，以知識創(chuàng)新不斷適應信息化發(fā)展，滿足使用者的檔案服務需求，以達到滿足經濟效益和社會責任的雙重目標。

2.引入全面質量管理理念

全面質量管理作為工業(yè)企業(yè)的管理方法之一，同樣可借鑒使用于檔案管理工作中，以提高檔案立卷工作質量。全面質量管理的“一切為用戶服務”、“一切以預防為主”、“一切用數(shù)據(jù)說話”的三個觀點，也可適用于物資檔案管理工作。為用戶服務既滿足物資管理部門員工的檔案使用需求；而預防為主指要對與檔案質量有關的各方面因素進行有效控制，在質量問題發(fā)生之前就對源頭進行把控；通過用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，能夠更實事求是的反映問題、分析問題、解決問題，使檔案管理更為科學。因此，在檔案管理中引入全面質量管理的概念，既依靠了科學的理論方法，又使檔案管理全過程質量受控。

3.探索電商模式下物資檔案管理方法

隨著現(xiàn)階段電子商務及物聯(lián)網的蓬勃發(fā)展，在不久的將來，企業(yè)的傳統(tǒng)物資采購模式勢必受到相應的沖擊，運用電子商務進行物資采購、逐步使物資采購工作向網絡化邁進，將成為未來企業(yè)物資采購部門探索和思考的關鍵。同時，這種全新的采購模式還將產生新型載體的檔案，這些電子檔案的保存與傳統(tǒng)的紙質檔案存在著多方面的區(qū)別，如何保證電子檔案的真實性、可靠性、長期性，使電子檔案安全有效，同樣具備紙質檔案的參考價值和使用價值，也將是物資采購部門檔案管理工作的重點之一。

四、結論

通過工作實踐，充分證明物資部門的檔案管理工作具有良好的現(xiàn)實意義和歷史意義，便于集中信息資源解決關鍵問題，使物資檔案的開發(fā)利用與部門發(fā)展密切聯(lián)系起來，整合資源，形成競爭優(yōu)勢。

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