文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現

當前對文書工作與文書檔案管理系統的理論及業務方面的研究已經比較成熟，相關管理方面的軟件也不在少數。文書工作和文書檔案工作的信息輸入和查詢，基本能夠通過這些理論研究和管理軟件完成。該文主要介紹了中文文書檔案管理的設計方法和數據處理技術如何通過微型計算機來實現，并對ZDGX中文檔案管理的設計與實現過程進行了具體介紹。

一、系統實現目標

開發目標。本系統主要由內網及外網兩個部分組成，文書工作（登記發文、登記收文、登記信訪）、文件著錄、案卷著錄（文件組卷）、文件掃描、創建檔案、文件借閱歸還、文件鑒定銷毀、更正變更文件以及綜合查詢等功能都是由內網部分進行實現。實現性能網絡化、權限角色管理化、流轉流程化、對操作日志進行相應的操作并且預留接口和實現共享綜合業務系統中其他子系統的信息。綜合業務系統中獨立性較強的子系統由其來實現。網上預訂和預訂情況查詢、業務流程辦理情況查詢由外網部分實現。內外數據庫的數據實現數據共享。

應用目標。能夠讓單位有效的掌握、共享文件資源，對文件進行保護，促進文件管理、檔案管理的信息化、規范化和集成化，實現計算機的智能化管理，使工作效率和資源的利用率得到大幅度的提高，在單位的決策方面提高有力的數據依據。

用戶特點。產品用戶：本單位領導、辦公室和檔案室一般員工以及有借閱權限的單位職工。

一般對于員工的要求，具備以下技能：熟悉WINDOWS操作系統環境；熟悉一般圖形界面應用軟件的操作方法；能夠錄入漢字；對相關業務最好有所了解；能夠對掃描儀熟練使用；有流程化意識。

二、系統的設計與實現

檔案管理的大量工作主要花費在檔案檢索上，所以檔案管理系統的質量優劣，是否有較高的效率就主要體現在檢索功能的強弱和檢索效率的高低上。而檔案管理系統實際上就是把檔案信息存入計算機內、外存儲器中按照數據的某種邏輯關系以某種組織形式，之后再以某種方式進行檢索操作。所以，檔案檢索信息中的各項信息的組織方式和邏輯關系，以及選擇什么樣的硬件環境和軟件環境，采用何種語言編寫程序，這些都是會直接影響到整個系統質量和效率的重要因素。

目前，各種各樣的信息檢索系統在國內層出不窮，但絕大多數都是用高級語言編制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3編制的。這樣使得內存利用率較低，文件控制也不甚靈活，特別是在檢索速度方面也很不理想。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第543期2014年第11期-----轉載須注名來源由于ZDGX系統所具有的中文操作系統、中文編輯程序、中文調試程序以及中文匯編程序等中文支持軟件，故能方便的用匯編語言進行中文信息處理。由于匯編語言的采用，對于內存空間和磁盤空間的管理進行起來更加方便快捷，控制和存儲檔案文件更加靈活。與此同時，與其他語言編寫的同類系統相比較，檢索速度得到大幅度的提高，從而存在于檔案檢索系統中致命的效率偏低的缺點基本得到了克服。

約束標準

運行環境：單位局域網內的裝有WINDOWS操作系統的電腦，裝有IE瀏覽器，配有內網軟件系統的客戶端。

外部接口需求

用戶接口。 操作界面使用第三方控件設計出來的，布局合理、單獨支持鼠鍵操作、設有大量快捷鍵，合理易懂的操作思維真正做到人性化設計。

硬件接口。現有的普通PC機即可作為客戶端，服務器端配置在小型機上，另外需要配備打印機和掃描機。

軟件接口。客戶端軟件運行于普通配置的PC機，服務器端軟件和數據庫配置在小型機上，對于數據庫的接口可以由服務器數據庫進行提供，進行訪問數據庫的所有操作，配置客戶端和連接服務器端數據庫，在服務器端服務器編寫批處理文件添加到操作系統的計劃任務中，以便進行備份數據的操作。

通信接口。需要有局域網暢通的保證，使客戶端電腦和服務器時刻處于連通狀態。

安全性

內網部分是在不與Internet連接的局域網中運行的，網絡安全不存在問題。外網部分與外界的溝通只通過發布機進行，只有發布機才能訪問數據庫，數據安全也不存在問題。軟件操作實現流程化、權限分配、記錄操作日志以及輸入規范提醒等功能，也保證了操作的安全性。

通過實際的應用表明，本系統的實現具有非常重要的意義，首先，本系統基本實現了信息化建設在單位文書工作和文書檔案工作方面，當前單位文書工作和文書檔案工作在信息化方面的需求基本得到了滿足。其次，流程化管理得到了實現，業務實現規范化，節省大量人工輸入量，很多不必要的輸入錯誤得到了規避，文書工作和文書檔案工作的枚舉得到統一，并且使兩項工作得到了有機的結合。

本系統就ZDGX系統仍需完善，所以對于以后的系統拓展還需要做相應的需求調研和設計。最后在今后可能出現的一些新的問題和新的訴求，都需要實現和完善在今后的維護與開發中。

（作者單位：河北省唐山市疾病預防控制中心）