淺析我國秘書在權(quán)力等級鏈中的特殊地位

摘#8195;要：秘書職業(yè)在中國經(jīng)歷了由遭人冷眼到爭相競聘的大落大起，筆者認(rèn)為其原因可歸結(jié)于機(jī)構(gòu)擴(kuò)張，參謀集團(tuán)在權(quán)力等級鏈中居于獨立于其他固定層級之外的位置，高層職位對管理職能要素的重視遠(yuǎn)大于技術(shù)、金融、商業(yè)等其他職能要素。這也相應(yīng)地使秘書成為權(quán)力等級鏈中不可或缺又獨立于等級鏈以外的一部分，其職能權(quán)限也因此急劇擴(kuò)張。借古觀今，古代胥吏也經(jīng)歷了與秘書相同的發(fā)展步伐，其地位演變便是當(dāng)代秘書地位變化的縮影。

關(guān)鍵詞：胥吏制#8195;秘書#8195;參謀集團(tuán)#8195;權(quán)力等級鏈

一、胥吏與秘書概念解析

中國封建社會的吏，一般有兩種含義：一是大小官員的泛稱，如大吏、長吏等；二是指沒有正式官職的低級官員，如吏員等。現(xiàn)在我們所說的胥吏制多為第二種含義。胥吏制形成于唐代，吏員的主要職能是解釋運用例律以編纂文案并管理調(diào)用。隨后，吏員地位逐漸下降，明代吏員已無成為正式官員的資格。但吏員的權(quán)力卻反方向急劇擴(kuò)張，胥吏逐漸成為真正處理具體操作性事務(wù)的官員，以至于明清時期顧炎武發(fā)出：“今奪百官之權(quán)而一切歸之于吏骨，是所謂百官者虛名，而柄國者吏骨而已”的慨嘆。

我國現(xiàn)代意義上的秘書始于20世紀(jì)80年代，在此之前我國僅有秘書的稱呼而沒有秘書的職體和職稱。秘書對于公眾來講僅是“瑣事的處理者”，甚至有貶義色彩。20世紀(jì)80年代初，隨著黨的改革開放政策、社會主義商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展、秘書主體意識覺醒和增強(qiáng)、辦公自動化浪潮沖擊，帶來了規(guī)范化的秘書理論，使秘書成為一種職業(yè)，進(jìn)而也有了秘書的職級和職稱。秘書的職能開始向協(xié)調(diào)、控制、輔助決策方向轉(zhuǎn)變，開始具有潛在的參謀集團(tuán)的性質(zhì)。

筆者認(rèn)為胥吏不是官，卻是官的左右手，官署中大量具體政務(wù)要依靠他們辦理。而秘書人員的職能特點也與其一一對應(yīng)，最大的不同是其擁有正式的職位與職稱。現(xiàn)今研究者大都把秘書的歷史淵源歸于有正式地位的丞相、御史大夫、中書舍人等職位，而忽視了“流外”的胥吏，其原因是沒有站在秘書一職的整體演變層面看問題。秘書并不是技術(shù)層面所必需的職能要素，它僅作為組織機(jī)構(gòu)職能擴(kuò)張的附屬要素存在和發(fā)展，其地位就必將經(jīng)歷由卑微到不可或缺的轉(zhuǎn)變。古代胥吏制度正是這一發(fā)展過程的縮影，從“流外”的卑職一步步成為“擁權(quán)”的肥缺。

二、中國古今秘書職能膨脹的原因

古代胥吏的發(fā)展源于封建國家的職官制及對案牘制度的由簡到繁、由粗到細(xì)的要求。文案逐步發(fā)展成為一項需要專職人員從事的專門性工作，“老吏抱案死”就形象地說明了這一轉(zhuǎn)變。隨著封建領(lǐng)土的擴(kuò)張，中央集權(quán)相對困難，國家事務(wù)復(fù)雜性的增加促使官員調(diào)配逐漸頻繁，官員對地方性事務(wù)的了解度反方向銳減，導(dǎo)致官府中的政務(wù)官與事務(wù)官分化加劇，官與吏的界限出現(xiàn)，“今令史百倍于前”，就是最好的說明。唐以來通過科考躍登龍門的一般文人，出仕只能加入吏員行列。而科舉出身的官僚士大夫只熟悉經(jīng)書、詩詞，既不熟悉地方性事務(wù)，也不屑于文案業(yè)務(wù)，于是“一切付之骨曹”，造成“政權(quán)所寄，多在滑胥”的局面。胥吏借此成為古代封建專制制度下的肥缺，因其處高層政治性官員身側(cè)的地位，居上下官員進(jìn)行事務(wù)溝通的中間性環(huán)節(jié)，所理工作的專業(yè)化程度與決策價值提高，他們就成了權(quán)力等級鏈中最為特殊又最有利可圖的一環(huán)。

中國現(xiàn)代秘書職能膨脹軌跡與古代胥吏權(quán)力的擴(kuò)張歷程基本相同。20世紀(jì)80年代以前的秘書工作是沒有任何技術(shù)層面內(nèi)容的低層次輔助性工作，其職責(zé)僅限于日常零碎事務(wù)的處理，如清掃與接待、材料總結(jié)、檔案歸存與保管等，如同胥吏一樣不要求學(xué)識高低。改革開放以來，我國秘書理論正式建立，與秘書相關(guān)的雜志、書刊也相繼出版，秘書學(xué)研究在高校興起，秘書職能向聯(lián)系與監(jiān)控等方面擴(kuò)展，并正式納入權(quán)力等級體系。20世紀(jì)90年代后，我國官僚機(jī)構(gòu)膨脹，大型企業(yè)數(shù)量劇增，組織事務(wù)繁復(fù)龐大，層級金字塔越來越高，集權(quán)與分權(quán)矛盾加劇，對秘書職能要求越來越規(guī)范，涉及層面廣泛而具體，秘書逐步具有樞紐、協(xié)調(diào)、輔助決策、窗口、“不管部”等功能，對秘書專業(yè)要求越來越高，秘書因其對組織的不可或缺性與內(nèi)在聯(lián)系統(tǒng)一性成為組織權(quán)力等級鏈中不可缺少的一環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)者的管理行為依賴于秘書及秘書機(jī)構(gòu)的諸多工作，這些工作提供支持的形式表現(xiàn)為時間精力的支持、專業(yè)技術(shù)的支持、人際關(guān)系的支持、情感信念的支持等，這些對中心權(quán)力機(jī)關(guān)的支持正是秘書獲取權(quán)力的基礎(chǔ)。

“通過按別人的要求提供服務(wù)，一個人確立了對他們的權(quán)力。如果他定期向別人提供在別處不能輕易獲得的服務(wù)，那么他們就會因為這些服務(wù)而依賴和感激他。”社會交換理論支持了這一點。同時，組織的擴(kuò)張要求組織規(guī)模的擴(kuò)大，組織并不再是獨立的個體，而成為復(fù)合體。“經(jīng)理的一個具體行動或決定就成為屬于兩個不同組織單位的行為。”經(jīng)理行為使各單位組織更緊密地聯(lián)系在一起，而經(jīng)理本身卻無力承擔(dān)廣泛的溝通協(xié)調(diào)職能。隨著機(jī)構(gòu)的擴(kuò)大，經(jīng)理不能了解到每一個部門、每一位員工，此時秘書便成為舉足輕重的角色，真正承擔(dān)起單位組織內(nèi)部及組織復(fù)合體的融合與協(xié)調(diào)的職能。于是，秘書在權(quán)力等級鏈中的地位異常微妙：不存在直接下屬機(jī)構(gòu)卻有指揮、協(xié)調(diào)、控制下級層級的傾向。不管是承擔(dān)秘書職能的胥吏還是秘書，其權(quán)力膨脹的淵源均與外部環(huán)境變動要求組織機(jī)構(gòu)擴(kuò)張、組織機(jī)構(gòu)膨脹要求內(nèi)部工作專業(yè)化及溝通協(xié)調(diào)規(guī)模化常規(guī)化密不可分。

三、我國現(xiàn)代秘書的地位與特點

我國現(xiàn)代秘書雖與古代胥吏從發(fā)展軌跡和職能分工上有諸多相似之處，但相較于封建體制下的胥吏而言，秘書更具有官僚體制的特點。秘書擁有正式的職位與職稱，是組織機(jī)構(gòu)的一部分，并被納入權(quán)力等級鏈，具有比古代胥吏更強(qiáng)的參謀作用。

古代胥吏權(quán)力膨脹的根源是封建等級層數(shù)增加，中央過度集權(quán)，導(dǎo)致政事分離，高層政治性官員調(diào)動頻繁，進(jìn)而不得不依賴于地方信息的集中掌控者——胥吏。當(dāng)代秘書權(quán)力擴(kuò)張也存在上述原因，但由于組織構(gòu)架的日益成熟與信息溝通交流的便捷度提高，這些構(gòu)不成主因。筆者認(rèn)為秘書能夠擁有超出其職能權(quán)限的權(quán)力，主要是因其處于雙向信息流的中心地位，以其獨特方式影響高層決策。秘書處于信息傳遞的樞紐地位，整合和交換不直接相關(guān)的資源與信息，秘書是組織中擁有最豐富的信息資源者，所有將傳達(dá)給上級的信息都在此匯集，而能夠最先獲取所有高層信息的人仍是秘書。

從巴納德的《經(jīng)理人員的職能》一書中我們也可以看到：溝通協(xié)調(diào)占據(jù)著組織的核心地位，而經(jīng)理人員的秘書就是整個組織溝通與協(xié)調(diào)的中心，自然也就掌握極大的組織實權(quán)，必然會對決策的制訂產(chǎn)生潛移默化的影響。我們經(jīng)常看到秘書代表經(jīng)理參加各種會議，收集整理下級呈遞的各種文件資料，看似是信息整合與傳遞的過程，但秘書人員的非理性必將導(dǎo)致信息的個性化與不完整性。而決策的制訂又源于對信息的挑選、處理、整合、控制，秘書的行為就會影響最終決策的制訂。所以，我們說現(xiàn)代秘書具有權(quán)力隱形的特點，其擁有的職權(quán)遠(yuǎn)大于其在權(quán)力等級鏈中所處的位置。

現(xiàn)代秘書有別于胥吏的第二大特征是更具有參謀的相關(guān)職能。參謀工作分為四個部分：給予領(lǐng)導(dǎo)的各種協(xié)助、聯(lián)系與監(jiān)控、預(yù)測未來及制訂和協(xié)調(diào)各種計劃、尋求改善措施。古代胥吏的職能基本上集中于參謀職能的第一個方面，極少涉及聯(lián)系與監(jiān)控，其他兩方面的職能完全沒有。

現(xiàn)代組織處在內(nèi)外環(huán)境的不斷變化中，信息資源豐富卻雜亂，組織目標(biāo)與計劃不斷地處在適應(yīng)與更新中。這便要求組織構(gòu)建專門的參謀機(jī)構(gòu)，為經(jīng)理人員提供基礎(chǔ)性資源的整合與規(guī)劃，能夠?qū)︻A(yù)測未來制訂計劃提出建議，并對組織現(xiàn)存問題提出改革方案。組織獲得參謀的方式有兩種：外聘和自生。但外聘參謀主要是針對于某一特殊問題的解決，缺乏常規(guī)性與持續(xù)性，又由于其成本過高而不被許多中小型組織所考慮，甚至包括部分大型組織也不對其做考慮。自生參謀集團(tuán)是每個組織所必需的，但卻沒有專門的參謀部門，絕大多數(shù)組織選擇了秘書機(jī)構(gòu)作為其參謀部門這一簡便、高效、低成本的方式。參謀集團(tuán)在權(quán)力等級鏈中并沒有明確的位置，其受上級組織的指揮與支配，可看作等級鏈中上級的下級，但其權(quán)力與上級之間不存在分權(quán)與授權(quán)，而是此消彼長的彈性關(guān)系，從這個意義上說不能算作是絕對的上下級。參謀集團(tuán)相對于其他層級而言，作為信息的提交、收集、匯總機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)控制的中間機(jī)構(gòu)，決策傳達(dá)與解釋的溝通機(jī)構(gòu)，有一定的指揮控制權(quán)，但二者間又不存在明確的權(quán)力的制約與授權(quán)。所以秘書機(jī)構(gòu)作為潛在的參謀集團(tuán)擁有地位性質(zhì)模糊，權(quán)力范圍與強(qiáng)度彈性化、隱性化、多變化的特點。

總之，現(xiàn)代秘書相較于古代胥吏既有相似的發(fā)展淵源，又有獨特的當(dāng)代特點。其作為信息資源的集散中心、參謀機(jī)構(gòu)的隱性替身，在權(quán)力等級鏈中居于獨特地位：與上下級之間呈虛位聯(lián)系，對上既有服從也有權(quán)力的此消彼長，對下級既有相對的控制權(quán)又無絕對的指揮權(quán)與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，存在于權(quán)力等級鏈中又游離于其之外，不完全受權(quán)力等級鏈的控制。秘書趨向于預(yù)測、計劃、控制的職能權(quán)限，使其既可處在權(quán)力等級鏈中的較高位置，又能出離于正式等級鏈條之外，擁有靈活的、隱性的職權(quán)，持續(xù)對正式權(quán)力產(chǎn)生影響，并借此擁有了擴(kuò)大職能權(quán)限的可能。

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（作者單位：長安大學(xué)）