論二級管理背景下的獨立學院系級辦公室管理工作

推行二級管理是獨立學院發展和轉型的需要，系級辦公室管理有著獨立學院的特殊性，也正面臨著新的挑戰。通過剖析推行二級管理對系級辦公室管理工作的影響、職能作用與存在問題，并提出改進建議。

獨立學院二級管理系級辦公室管理工作一、獨立學院推行二級管理的背景及其影響

隨著我國獨立學院教育事業的快速發展，辦學規模不斷擴大，辦學層次穩步提升，辦學水平不斷提高，在校生人數不斷增加，規模達到萬人的已不在少數，對獨立學院的管理也提出了更高的要求，在此情況下，獨立學院開始推行二級管理，建立系一級管理機構，完善系一級管理制度，逐步將管理職能下放到系一級管理。

推行二級管理對系級管理也提出了新的要求和更高挑戰。在推行二級管理形勢下，學院將會把精力主要放在做好學校的整體規劃，有針對性地做好學院的發展建設方面；而各系將具體負責教育管理職責，如日常教學管理、學生教育管理、教師科研、學科專業建設、各項經費的使用管理等。在系級管理中，系級辦公室將作為系一級管理的中樞機構存在，系級辦公室管理將經歷從無到有，從起步到完善的過程，對系級辦公室工作人員的工作也提出了更高的要求。因此，二級管理背景下獨立學院系辦公室的管理水平和工作情況需引起足夠重視，避免在教學組織或學生管理中產生重大問題。

二、獨立學院系級辦公室的職能作用與特點

系辦公室隸屬于學院辦公室的管理，作為學院與系溝通協調的樞紐與橋梁，對外接受學校職能部門工作任務，負責學院各職能部門或領導安排的各項具體工作的任務傳達和協調，發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用，反映著整個學院品牌的社會形象，對外宣傳起著示范作用。系辦公室作為系一個綜合性的服務機構來設置，其職能一般包括協助學院等有關職能部門貫徹落實學院政策；傳達上級領導或部門的指令與信息；綜合協調處理好學院與教師、學院與學生、教師與學生等三方所產生的各種問題；輔助決策、服務和監督檢查工作；資料的搜集與整理；營造文化環境職能；對外窗口職能等內容。

獨立學院系級辦公室有著傳統高校二級辦公室管理工作的特點，同時也具有獨立學院自身體制帶來的一些特殊性，因而也對獨立學院系級辦公室管理工作提出新的要求。

1.一人多崗現象普遍。獨立學院是非國家財政性經費辦學，在辦學經費方面較緊張，對人力資源成本控制嚴格，這就造成了辦公室管理人員較少，出現一人多崗的情況，對辦公室管理人員的綜合能力也提出了更高的要求。

2.年齡結構小，經驗不夠豐富。獨立學院的教職員工，尤其是行政管理人員除了一些母體學校選派的干部外，主要以自主招聘人員為主，這些自主招聘的管理人員，又以應屆畢業生為主，這就導致獨立學院的行政管理人員年齡結構小，在獨立進行系級辦公室管理方面經驗不夠豐富。

三、獨立學院系級辦公室管理中存在的主要問題

1.系級管理規章制度不夠健全，有待于建立和完善。系級辦公室作為新的部門，同時作為系政策指令和教學計劃的執行部門、從上到下和從內到外的協調部門、承上啟下的服務部門；擔負著學院和系里的協調關系、承上啟下的任務，是系里工作運轉的樞紐和調度中心，但系級辦公室在成立之初，各項規章制度沒有完全建立，對系級管理存在著一定的制約。

2.管理人員嚴重不足，工作頭緒多且壓力大。獨立學院的民辦性質決定了管理者會從成本上考慮，人為地減少工作人員的數量，節約學院的運營成本，這就增加了在職工作人員的工作強度。另外，隨著辦學規模的擴大，學院辦公室所承擔的日常管理工作大幅度增加，加上學院辦公室作為學院有關部門任務下達的終端、各項信息收集的初端，工作量大、任務之繁重可見一斑。

3.分工不明確，權責不清晰且缺乏協調。獨立學院是我國高等教育發展史上的一種全新的嘗試，它的管理體制與傳統的院校有些差別，因此，不能照搬原先的管理制度。另外，由于國家教育發展的需要，獨立學院的規模快速膨脹，院系逐漸增多，內外聯系變得更加頻繁且多變，這導致獨立學院的各項管理權限、職責劃分不夠及時，將嚴重制約辦公室工作管理的有效性。在辦公室工作中，由于分工、工作季節性等原因，在某一段時間內，經常會出現一部分人工作很忙，而另一部分人卻相對較輕閑的局面。正是由于缺乏協調，經常會形成抱怨，甚至引發內部的不團結、工作間的不配合現象。

四、改進獨立學院系級辦公室管理工作的對策建議

1.建立高素質的管理隊伍，不斷提高管理水平。推行二級管理，必然要有一批綜合素質高的行政管理人員。但是，目前高校辦公室管理隊伍中高教管理專業出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應的技能，因此，對這些人員進行專業技能培訓就顯得格外重要，通過培訓補上高等教育理論、行政管理或計算機專業知識，提高工作人員的整體素質。

2.建立和完善規章制度，形成良性運作機制。一是完善日常工作制度，明確權責分配。要做到事事有人管，人人有事干，同時也必須強調協作精神，做到分工不分家，員工互相支持和幫助。二是制定完備的工作程序，照章辦事。學院必須對辦公室的工作程序有一個明確的規范，對接待事項、印章使用及管理、文件管理、檔案管理等都要明確其操作程序和流程，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是員工要提高監督與自我監督意識，靈活督察方式。辦公室負責人要把頒布的學院管理文件落實到位，用制度來約束人。四是鼓勵先進，懲罰落后，調動職工工作積極性。領導要善于激勵，賞罰分明，激發被管理者的工作積極性。

3.提高服務意識，變被動為主動。一要增強自己的服務意識和全員育人意識。要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務體現出來的，要變被動的服務為主動服務，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調查、收集、篩選、分析對學院發展有價值的信息，供領導研究，為領導獻計獻策。同時，也要主動地為全體老師和全體學生服務。二要提高服務的本領。辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責的業務，掌握相應的服務技巧，優化服務程序，使服務工作既及時周到又不出差錯。

4.鼓勵求實創新，摸索新的工作思路。求實創新是社會進步發展的動力，也是提高工作效率的有力武器。對于辦公室的工作，工作人員最為了解，如何精簡步驟，化繁為簡，也只有工作人員最熟悉。讓員工提建議，鼓勵他們進行創新，只要能夠更好地促進高校辦公室的工作，就要敢于突破陳規戒律，放開手腳去干。把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中，建議一經采納，就適當獎勵。

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