淺談合同結算前法律審查的必要性

一、合同結算前法律審查的必要性

1.合同結算前法律審查是防范企業法律風險的要求

在國資委發布的《中央企業全面風險管理指引》中，將企業風險分為五類，即戰略風險、財務風險、市場風險、運營風險和法律風險。其中防范法律風險的重點是合同管理，而合同管理風險防范又分為事前預防、事中控制、事后補救。加強合同結算前的法律審查，是我們進行合同管理的事中防范風險的重要步驟，也是防范企業法律風險的要求之一。它能總結法律審查中的工作經驗，分析法律審查中存在的問題，找出法律風險源和法律風險點，揭示法律風險防范的重要環節，提煉出合理的管理建議，提早進行風險防范，減少事中風險、事后補救，降低合同糾紛發案率。

2.合同結算前法律審查是內部控制制度的重要環節

新版《內控手冊》增加了合同管理流程，正式把合同管理納入到了內部控制制度中，并在合同關閉環節明確要求：“合同全部履行完畢后，相關責任部門對合同完成情況進行驗收，合同主辦單位向法律事務部門申請辦理關閉手續，實行合同全過程的閉環管理”。合同結算前的法律審查是合同管理的重要控制環節，也是內控流程中重要的控制點，如果缺少了這一關鍵環節，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。加強合同結算前的法律審查，有利于節約資金，降低成本，防止紛爭，促進公司依法經營，提高資金利用率，堵塞經營管理漏洞，規范公司經營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.合同結算前法律審查是法律事務工作轉變職能的一個重要體現

合同管理是企業法律事務的基礎性工作，合同管理在企業中經歷了從可有可無到不可或缺，合同結算前的法律審查也從無到有。集團公司領導曾談到法律事務工作的定位，即管理是第一位的，服務是第二位的。面對新形勢、新任務，合同管理人員要切實轉變工作職能，在結算前法律審查過程中主動作為，加強與財務、工程造價、物資采購以及項目管理部門的溝通，在內控手冊中一般合同管理流程的指引下，細化工作流程，落實崗位責任，明確職責邊界，將審查內容和要點文本化、審查方式制度化。加強合同結算前的法律審查，不僅在這一階段體現了法律事務工作職能的轉變，而且為扎實推進法制工作三年目標計劃奠定了基礎。

二、合同結算前法律審查內容

審查審批流程中法律審查時，主要審查的內容包括：承辦單位及其他相關部門意見、驗收報告或進度報告等相關的控制要件。

承辦單位及其他相關部門意見主要包括：合同履約情況說明，付款理由。如果是在質保金支付環節，主要審查經辦人提交的項目運行、設備使用情況說明，及使用單位的意見和關聯部門、財務部門的意見等。要查看是否預留質保金或提前支付質保金，要查看付款金額是否與合同金額一致。變更、轉讓、解除合同不符合約定的，合同主辦部門應當按原程序重新辦理審查審批手續。

驗收記錄根據項目的不同可分為《工程竣工驗收報告》、《物資采購驗收記錄》、《設備驗收報告》和《合同終結報告》等。《進度報告》在工程建設項目中需要支付進度款時使用，重點審查工程形象進度與進度款以及合同條款的規定是否相一致。

在合同結算前的法律審查過程中，可能會出現這樣或那樣的問題，為了總結經驗教訓，尋求解決辦法，我們將產生的問題用書面的方式記錄下來，及時匯報，及時與相關部門溝通，跟蹤問題的進展情況，直到問題得以解決。

三、合同結算前法律審查中常見問題

合同主體相關資料變更未能及時變更：有的合同一方主體變更后需要及時辦理相應的法律手續，否則會給結算帶來麻煩，有的甚至造成法律糾紛。去年底曾簽訂一份合同，今年四月份對方公司名稱變更，直至合同結算前法律審查時才發現。此時法律人員應立即停止付款流程的審批，要求合同雙方簽訂合同主體的變更協議，或附上新換發的《企業法人營業執照》復印件、工商機關的公司變更證明，要求對方在復印件上加蓋公司登記機關的印章。否則拒絕付款。

四、合同結算前法律審查的幾點體會

1.要認真貫徹落實制度

再好的制度，如果沒有得到認真貫徹落實，它的價值實際上等于零。要想推進法律風險防控與全面風險管理、與內控、與日常法律工作等有效結合，推進法律風險防控進制度、進職責、進流程、進崗位，確保法律工作源頭介入、全程把關、閉環管理，加強合同履行的監督和結算管理，就必須按制度、按流程全程介入每個項目，認真對待結算前的法律審查，對合同管理制度執行情況進行全程“穿行測試”，及時發現制度執行方面存在的問題及制度規定本身的不足，糾集修正，不斷增強制度的操作性、實效性。在實踐中要養成按制度辦事，凡是制度規定的要堅決執行，還需要建立健全科學、合理的檢查評價整改考核機制，努力加強制度建設的閉環管理，提高制度執行力。

2.要嚴格按流程辦事

法律人員應全程參與項目管理，確保法律風險全程受控，應重視對傾向性、苗頭性、趨勢性和普遍性、共性問題的研究、預警和防范，重視法律風險防控的新領域和新動向，切實當好參謀、智囊，做好事前“諸葛”。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關閉，合同管理部門均不得而知，法律風險難以有效控制。推行合同結算前法律審查后，合同結算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應，流程從“入口關”到“出口關”嚴格把關，環環相扣，堵住了“出血點”，只有嚴格按流程辦事，才能有效節約資金，降低成本，防止訟爭，以促進公司依法經營，提高資金利用率，堵塞經營管理漏洞，規范公司經營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.要不斷宣貫法制

合同結算前的法律審查不僅是一個履行程序的問題，同時也是一個法制宣貫的過程。它需要合同管理人員強力介入，認真對待結算前的法律審查，經常性地向所有業務經辦人員宣貫嚴格執行制度、按制度辦事的理念和要求，使管理制度對業務經管人員的行為產生“軟約束”，有效降低執行不力帶來的操作性風險。宣講國家法律法規和企業規章制度，不斷擴大法制宣傳的覆蓋面和影響力，增強各級管理人員的風險意識、維權意識、證據意識，培養全體員工依法辦事的思維方式和按章操作的行為習慣，為企業經營發展營造良好的內部法律環境。