強化管理措施 保障檔案安全

王憲

[摘 要]檔案的安全保管和有效利用是檔案工作最基本的兩項任務。檔案的安全保管，關系到國家檔案文獻遺產和歷史文化的長久傳承，關系到國家核心信息資源的有效控制。只有在充分保障檔案本體和檔案信息絕對安全的前提下，檔案安全利用等其他各項工作才能順利開展。

[關鍵詞]檔案管理；檔案安全

[中圖分類號]G269 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 封二 — 01

檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時有發生；對檔案管理認識到不到位，沒有認識到檔案的重大歷史和現實意義，不對有價值材料、照片、影音資料及時保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調控不及時，造成檔案發霉、變質現象也時常出現。

一、檔案安全管理的目的。加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準確、完整，以便核對資料的準確性和查證，便于建立人事或項目履歷，便于在今后的工作中進行借簽；而職能部門的檔案，更是當前行依法政行為的過程，更是打造服務型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。

二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據相關檔案管理的法律、法規、規章，必須嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，堅持嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則。具體部門、單位在執行好相關安全管理制度的同時，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個一個過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴格的依據，有嚴格的規范，確保檔案安全萬無一失。

三、要采用計算機等現代化的管理手段。隨著社會的發展，特別是隨著計算機的發展，檔案管理日益現代化，計算機在檔案管理上大量應用，更使復雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當前檔案管理示范級建設，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現代化的過程，檔案管理規范化的過程，所以用好、管好計算機檔案應用系統，已成為當前檔案管理的當務之急。

四、分類對檔案進行管理。檔案的載體不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不檔案，要采取不同的安全管理、保管措施。檔案管理人員應熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，及時匯報并采取相應措施，每年定期進行安全性抽樣檢查，按規定進行一次全面清點登記，發現問題應及時采取措施予以處理。新收集的檔案資料須 必經消毒、除塵后方能入庫，并對消毒殺蟲情況進行登記；對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制；存儲涉密檔案信息的載體，應按所存儲信息的最高密級標明密級，并按相應密級文件的管理要求進行管理；與互聯網相連的計算機或其它電子 信息設備不得存儲、處理和傳遞涉密檔案信息，向社會開放的檔案信息網站，應按規定報相關公安部門備案，并在接受安全評估合格后，方可接入互聯網；到期檔案經鑒定后，銷毀檔案載體應確保檔案信息無法還原。

五、要做好重要文件的備份。對于重要文件，進行多種形式的記錄、備份，對不需要保密且非常重要的文件，可以進行拍照、錄像、復印，同時將這些文件分開保存；對計算機數據文件，可以進行數據硬盤備份，同時將硬盤放到安全的地方進行保存。

六、強化檔案庫房安全管理。檔案室應符合建設標準要求，要達到“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設計要求，并結合檔案庫房安全保護的實際要求，充分體現經濟實用、節約財政資金的設計原則。檔案庫房門窗要采取相應的防光設施，加強庫房 的防光能力。庫房內應配備火災自動報警系統和適合檔案庫 房使用的滅火設備。消防器材應定期檢查，及時更換過期的 消防器材。庫區內消防通道暢通，應急照明完好、疏散標志 清晰。庫房內不得堆放與檔案無關的物品，嚴禁將易燃、易爆及其它物品與檔案一同存放。庫區內應安裝安全防護監控 系統或防盜報警裝臵，庫房門窗應有防盜設施。檔案館庫房通道與閱檔室須配備視頻監控錄像設備。庫區內應配備有效的溫濕度調節設備與檢測系統、配有防蟲、霉、鼠等有害生物的藥品。檔案室應建立特藏室或專柜，對館藏重要、珍貴檔案采取特殊的安全防護措施，確保重要、珍貴檔案的絕對安全。〔責任編輯：譚 蕊〕