工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本控制體會(huì)

摘 要：近年來，全球經(jīng)濟(jì)一直處于低迷的狀態(tài)，加之市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，對(duì)于工程項(xiàng)目管理而言，加強(qiáng)采購(gòu)管理中的成本控制至關(guān)重要。在工程項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)中，采購(gòu)成本所占比例較大，是控制工程項(xiàng)目成本的重要環(huán)節(jié)。本文就工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本控制進(jìn)行分析，將管理方式和控制措施兩方面作為出發(fā)點(diǎn)，以降低工程項(xiàng)目采購(gòu)成本，提高工程項(xiàng)目采購(gòu)管理水平為目的，從而為工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本控制提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；采購(gòu)管理；成本控制

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不景氣的環(huán)境下，工程項(xiàng)目建設(shè)的數(shù)量不斷縮減，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日益激烈，一些以設(shè)備成套為主營(yíng)業(yè)務(wù)的企業(yè)面臨生存與發(fā)展的難題。出現(xiàn)這種局面主要是因?yàn)槭袌?chǎng)勞動(dòng)力和原材料成本增加，致使設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備售價(jià)不斷提高；同時(shí)市場(chǎng)競(jìng)價(jià)越來越激烈，工程項(xiàng)目預(yù)算越來越低，致使工程項(xiàng)目的采購(gòu)成本增加，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)的利益降低。因此，必須加強(qiáng)成本控制，同時(shí)保證設(shè)備材料質(zhì)量和工程進(jìn)度要求，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，只有這樣才能保證企業(yè)在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟。

1 集中采購(gòu)與采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

1.1 集中采購(gòu)的定義及各級(jí)職責(zé)

所謂集中采購(gòu)指中國(guó)中冶為降低采購(gòu)成本、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)而建立的采購(gòu)管理體制。根據(jù)集中采購(gòu)的特點(diǎn)，將其劃分為三個(gè)等級(jí)，具體如下：

（1）采購(gòu)中心，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)建立完善物資集中招標(biāo)采購(gòu)的有關(guān)規(guī)章制度，策劃和組織集中招標(biāo)采購(gòu)工作，建設(shè)和管理電子商務(wù)平臺(tái)，制定年度系統(tǒng)管理目標(biāo)和指標(biāo)，監(jiān)督考核物資集中招標(biāo)采購(gòu)工作績(jī)效。

（2）采購(gòu)管理部，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)集中招標(biāo)采購(gòu)工作的實(shí)施，建立健全物資集中招標(biāo)采購(gòu)管理體系，完善采購(gòu)管理辦法，推進(jìn)采購(gòu)電子商務(wù)平臺(tái)有效使用和運(yùn)行維護(hù)，保證完成采購(gòu)中心下達(dá)的年度上網(wǎng)采購(gòu)率、采購(gòu)集中率等采購(gòu)管理指標(biāo)，監(jiān)督考核物資招標(biāo)采購(gòu)工作績(jī)效。

（3）物資管理部門，主要職責(zé)是：①負(fù)責(zé)分公司所有工程立項(xiàng)編碼并及時(shí)上報(bào)采購(gòu)管理部；②負(fù)責(zé)處理采購(gòu)計(jì)劃審核、上報(bào)及統(tǒng)計(jì)工作；③負(fù)責(zé)策劃和組織各項(xiàng)目部物資采購(gòu)部門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作；④負(fù)責(zé)策劃和組織各區(qū)域供應(yīng)商的平臺(tái)學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作；⑤負(fù)責(zé)分交回自主招標(biāo)采購(gòu)工作及有關(guān)數(shù)據(jù)信息上報(bào)；⑥負(fù)責(zé)物資合格供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)、上報(bào)、推薦及考核管理工作；⑦配合保證完成采購(gòu)中心下達(dá)的年度上網(wǎng)采購(gòu)率、采購(gòu)集中率等采購(gòu)管理指標(biāo)；⑧負(fù)責(zé)采購(gòu)管理部上報(bào)新增物資品種。

1.2 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程：項(xiàng)目立項(xiàng)→采購(gòu)計(jì)劃編制、審核、提交→計(jì)劃審核與分交→制定采購(gòu)方案→組織實(shí)施采購(gòu)→簽訂采購(gòu)合同→履約驗(yàn)收→資料管理→付款。

2 工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（1）結(jié)合工程項(xiàng)目特點(diǎn)，在實(shí)際工作中充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等各方面因素，明確具體的工程項(xiàng)目管理模式，與此同時(shí)，確定工程項(xiàng)目采購(gòu)模式，這樣有利于工程項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制。針對(duì)工程項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制要素，實(shí)施預(yù)算制，以此控制采購(gòu)成本，其不僅能夠提高采購(gòu)費(fèi)用的使用效率，還能優(yōu)化采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，以此達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。

（2）對(duì)于工程項(xiàng)目采購(gòu)管理工作而言，選對(duì)供應(yīng)商尤為重要。一旦供應(yīng)商選擇錯(cuò)誤，就會(huì)影響工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度及質(zhì)量，從而影響工程造價(jià)成本的控制。因此，在招投標(biāo)環(huán)節(jié)，盡量選擇本地區(qū)的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。要想保證工程項(xiàng)目質(zhì)量和成本得到有效控制，就必須加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，對(duì)采購(gòu)的材料進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時(shí)，要合理劃分采購(gòu)包，以設(shè)備材料性質(zhì)、供應(yīng)商的供應(yīng)能力及經(jīng)濟(jì)效益為依據(jù)，只有這樣才能降低采購(gòu)成本。

（3）工程項(xiàng)目采購(gòu)管理要充分利用工程項(xiàng)目?jī)?nèi)外部環(huán)境，這是降低采購(gòu)成本的有效途徑之一。在采購(gòu)管理工作中，要將采購(gòu)成本控制貫徹于整個(gè)采購(gòu)過程，注重整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本控制，對(duì)工程項(xiàng)目總體成本進(jìn)行控制。

3 供應(yīng)商的選擇與管理

工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，供應(yīng)商管理是其重要組成部分，主要包括供應(yīng)商的選擇、方式、數(shù)量、考核及關(guān)系等方面的內(nèi)容。要給符合條件的供應(yīng)商提供平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，這既是采購(gòu)市場(chǎng)秩序的要求，也是控制采購(gòu)成本，提高工程質(zhì)量的關(guān)鍵。以下就從供應(yīng)商的選擇方式及選擇數(shù)量?jī)煞矫孢M(jìn)行論述。

3.1 供應(yīng)商的選擇方式

供應(yīng)商的選擇方式就是采購(gòu)談判與招標(biāo)采購(gòu)，工程項(xiàng)目采購(gòu)部門需讓符合條件的供應(yīng)商公平競(jìng)爭(zhēng)，利用供應(yīng)商之間的相互競(jìng)爭(zhēng)壓價(jià)來控制采購(gòu)成本，使工程項(xiàng)目采購(gòu)用最低價(jià)格選擇符合條件的供應(yīng)商，這樣不僅能夠提高采購(gòu)的開放性和公平性，還能控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率。

3.2 供應(yīng)商的數(shù)量選擇

若工程項(xiàng)目采購(gòu)過程中只選擇一個(gè)供應(yīng)商，這樣會(huì)增加供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，也不利于采購(gòu)成本的控制。對(duì)于供應(yīng)商來說，批量供貨在數(shù)量上具有一定的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方提供商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，這樣有利于降低采購(gòu)成本。因此，在實(shí)際采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)方應(yīng)選擇多家供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上還要保證各供應(yīng)商的供應(yīng)能力，以獲取供應(yīng)商的折扣優(yōu)惠，降低采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格和成本。這樣不僅能夠保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量，還能有效控制采購(gòu)費(fèi)用。

4 充分利用內(nèi)外部采購(gòu)環(huán)境

工程項(xiàng)目的內(nèi)外部環(huán)境策略對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施有一定的影響。外部環(huán)境包括宏觀與微觀兩種。前者是可以對(duì)工程項(xiàng)目組織采取何種采購(gòu)方式產(chǎn)生的外部環(huán)境影響，具體包括市場(chǎng)不同時(shí)期的變化、國(guó)家宏觀競(jìng)爭(zhēng)政策、市場(chǎng)匯率波動(dòng)、通貨膨脹等多方面因素。后者是工程項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，具體包括采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施過程和程序。在保證后者的前提下，工程項(xiàng)目采購(gòu)策略的實(shí)施應(yīng)充分利用外部環(huán)境來控制采購(gòu)成本，以此提高工程項(xiàng)目整體效益。

采購(gòu)環(huán)境的充分利用就是對(duì)市場(chǎng)行情、工程所需貨物及服務(wù)等多方面的市場(chǎng)信息。在實(shí)際采購(gòu)活動(dòng)中，可以根據(jù)市場(chǎng)單件售價(jià)、性能參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量等，了解國(guó)外內(nèi)市場(chǎng)價(jià)格及供求信息，同時(shí)還需了解采購(gòu)貨物的市場(chǎng)供求來源、保險(xiǎn)合同、國(guó)際貿(mào)易支付方法等國(guó)內(nèi)外貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)知識(shí)。要想獲取各方面的數(shù)據(jù)信息，就必須建立工程項(xiàng)目采購(gòu)市場(chǎng)信息機(jī)制，從而充分利用內(nèi)外部采購(gòu)環(huán)境，滿足降低采購(gòu)成本的要求。

5 加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

要以降低采購(gòu)成本的根本理念為出發(fā)點(diǎn)，將對(duì)供應(yīng)商的管理工作納入工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，并在管理工作中將供應(yīng)商管理貫穿采購(gòu)全過程。這樣不僅可以利用雙方的長(zhǎng)期合作來保證貨物的供應(yīng)效率和質(zhì)量，同時(shí)還可以在時(shí)間和采購(gòu)批量的基礎(chǔ)上獲取價(jià)格上的優(yōu)惠，從而達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。

（1）要與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，若采購(gòu)方確定了長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)與其建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。在長(zhǎng)期合作的基礎(chǔ)上建立“互惠互利、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的伙伴關(guān)系，使采購(gòu)方在長(zhǎng)期合作中獲取貨物供應(yīng)上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也能夠使供應(yīng)商有著長(zhǎng)期穩(wěn)定的客戶，從而保證其自身穩(wěn)定發(fā)展。通過建立這種合作關(guān)系，有利于采購(gòu)方在采購(gòu)成本上的控制。

（2）在與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作過程中，對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，對(duì)供應(yīng)商在雙方合作過程中貨物供應(yīng)的優(yōu)劣給予評(píng)價(jià)。如，建立供應(yīng)商績(jī)效管理信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，然后根據(jù)績(jī)效管理的結(jié)果來判斷是否與供應(yīng)商展開后續(xù)合作，具體包括采購(gòu)批量的大小和合作時(shí)間，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)與獎(jiǎng)懲。這樣才能使供應(yīng)商改善供貨行為，保證貨物供應(yīng)的效率和質(zhì)量，從而進(jìn)一步降低采購(gòu)成本。

6 明確采購(gòu)全過程的成本控制觀念

在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理過程中，探討降低采購(gòu)成本的問題時(shí)，應(yīng)將采購(gòu)全過程成本控制的概念引入其中，增強(qiáng)對(duì)整體工程流程成本控制的關(guān)注度，達(dá)到對(duì)整體工程項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制，而不僅僅局限于采購(gòu)貨物與服務(wù)方面。在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，盡管用最低價(jià)獲取符合工程項(xiàng)目要求的貨物是降低采購(gòu)成本的重要措施，但是在采購(gòu)活動(dòng)中，獲取優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提高供貨的效率和可靠性，同時(shí)也是獲取成本控制利益的關(guān)鍵因素。另外，有效控制采購(gòu)成本并不僅僅局限于工程項(xiàng)目本身的采購(gòu)成本，還應(yīng)充分考慮在降低采購(gòu)成本的同時(shí)所獲取的利益。如果只依靠工程項(xiàng)目本身來降低采購(gòu)成本，而不顧及整體成本的控制，那么這樣也無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本與獲取最大化利益。因此，在采購(gòu)管理中，要明確采購(gòu)全過程的成本控制觀念，以實(shí)現(xiàn)整體工程項(xiàng)目采購(gòu)管理總成本的控制，將總成本控制作為衡量工程項(xiàng)目整體效益的重要指標(biāo)。只有這樣，才能真正控制和降低采購(gòu)成本。

7 結(jié) 語(yǔ)

總之，在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，必須做好采購(gòu)前計(jì)劃、采購(gòu)中控制、采購(gòu)后總結(jié)。采購(gòu)管理工作不僅是采購(gòu)工程項(xiàng)目所需貨物，同時(shí)也是發(fā)揮個(gè)人技能和專業(yè)技術(shù)水平的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作。在此基礎(chǔ)上，還需要不斷提高自身分析問題和解決問題的能力，這樣才能保證采購(gòu)任務(wù)高效、高質(zhì)量完成，才能有效控制采購(gòu)成本，提高工程項(xiàng)目采購(gòu)管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：張和平（1970-），男，本科，高級(jí)工程師，國(guó)家注冊(cè)一級(jí)建造師，主要從事建筑工程管理工作。