新時(shí)期高校檔案利用工作探究

董麗麗

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)已進(jìn)入到信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給高校檔案利用工作提供了新機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合現(xiàn)代高校檔案工作特點(diǎn)，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的方式，針對(duì)高校檔案工作中存在的主要問(wèn)題，從高校檔案服務(wù)模式、服務(wù)理念、宣傳方式、服務(wù)方式等方面提出相應(yīng)的對(duì)策，以期為高校檔案利用工作的改進(jìn)和創(chuàng)新、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要提供理論支撐。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；高校；檔案利用；探究

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作的集中反映，是高校各項(xiàng)工作的縮影，真實(shí)地記載和反映了高校發(fā)展的歷史進(jìn)程。教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”[1]。高校檔案工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在對(duì)其利用上，這是檔案工作的根本目的和出發(fā)點(diǎn)。

1高校檔案利用工作的特點(diǎn)

1.1高校檔案館的性質(zhì)。高校檔案館（室）的性質(zhì)直接決定著高校檔案利用的服務(wù)對(duì)象和發(fā)展模式。高校檔案館同時(shí)具有機(jī)關(guān)檔案室和國(guó)家檔案室的雙重性質(zhì)：一方面，高校檔案館是高校內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)之一，主要服務(wù)對(duì)象是高校的師生，具有機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)；另一方面，高校檔案館也是永久保管本校檔案的檔案機(jī)構(gòu)，具有國(guó)家檔案館永久保存檔案的性質(zhì)[2]。

1.2 高校檔案的類別。高校檔案主要是高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案資源一般分為“黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類”等十一大類[1]。高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。

1.3高校檔案的載體性質(zhì)。高等學(xué)校歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式[1]。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生出一種新型檔案信息形態(tài)—數(shù)字化檔案信息庫(kù)。“檔案數(shù)字化”就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備數(shù)字化，再把形成的數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容錄入到檔案管理軟件中，在這個(gè)過(guò)程中，檔案信息存儲(chǔ)載體發(fā)生了變化，由“紙質(zhì)”變?yōu)榇艓А⒋疟P、光盤等載體，形成可供人們有效保管、方便利用的數(shù)字化的檔案信息庫(kù)。

1.4高校檔案的用戶群體。高校檔案利用的主體從范圍和性質(zhì)上具有異于其他類型檔案館（室）的特點(diǎn)，即以內(nèi)部利用者為主，包括潛在的社會(huì)利用者，大致可分為如下四大類：第一類是代表所在單位前來(lái)檔案館（室）查閱檔案的教職工和學(xué)生，如因工作需要查找以前出臺(tái)的相關(guān)文件，其中查閱黨政管理類文件（各單位形成的管理性文件、收文、發(fā)文等）最多；第二類是為解決個(gè)人問(wèn)題的教職工（包括離退休人員），如查財(cái)會(huì)檔案、科研（包括：科研項(xiàng)目、科研成果、科研獲獎(jiǎng)、專利）等檔案較多；第三類是學(xué)生，包括在校學(xué)生和畢業(yè)生，為了應(yīng)聘、考試、出國(guó)、應(yīng)征入伍等辦理教學(xué)、學(xué)籍方面的材料；第四類是其他社會(huì)人員，這類用戶近幾年呈逐漸上升趨勢(shì)，一般是招聘單位和學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)查證學(xué)生的學(xué)籍情況。

1.5 高校檔案利用的周期性。由于高校獨(dú)特的作休時(shí)間模式，教學(xué)、管理等活動(dòng)具有出一定的周期性，這就決定了高校檔案的利用也呈現(xiàn)出明顯的周期性規(guī)律。第一，“學(xué)生查詢檔案”主要表現(xiàn)為兩個(gè)時(shí)間高峰：一個(gè)是學(xué)生為了參加應(yīng)聘，會(huì)在即將畢業(yè)的5、6月份來(lái)檔案館辦理學(xué)籍證明、錄取審批表、成績(jī)單等材料，尤其是成績(jī)單的利用比重最大；另一個(gè)是研究生報(bào)考的12月份和研究生面試的3月份也會(huì)出現(xiàn)查詢利用學(xué)籍檔案的小高峰。第二，教職工查詢檔案一般會(huì)在評(píng)審職稱之前的8、9月份出現(xiàn)高峰。

2 新時(shí)期高校檔案利用工作存在的問(wèn)題

“信息需求是社會(huì)信息服務(wù)發(fā)展的原動(dòng)力”、“信息用戶的基本狀況和信息需求決定了信息服務(wù)的內(nèi)容和方式”[4]。為此，筆者以“高校檔案利用需求及存在問(wèn)題”為題對(duì)河南8所高校、3136名師生進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示新時(shí)期高校檔案利用工作中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)為如下三個(gè)方面：

2.1 檔案利用工作宣傳力度不夠。在宣傳高校檔案利用價(jià)值和館藏內(nèi)容方面做得不夠，宣傳的效果不廣泛。很多高教職工和學(xué)生不清楚高校檔案館究竟有哪些檔案資料，也不清楚這些檔案的潛在社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，工作中缺乏檔案利用的意識(shí)；部分教職工和學(xué)生對(duì)檔案館只是“有些了解”，有的甚至是“不了解”，大部分學(xué)生甚至不知道有檔案館的存在；對(duì)檔案館利用工作“比較了解”的多是各個(gè)部門的兼職檔案員、工作需要經(jīng)常查閱檔案的老師和在檔案館做過(guò)勤工助學(xué)的學(xué)生。

2.2 校史資料等編研材料傳播范圍有限。首先，高校檔案編研工作基本都是“重歷史事件、輕經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀”，而且數(shù)量較少，老師都很難看到，更別說(shuō)學(xué)生；其次，史料編研遠(yuǎn)離了社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，能夠適應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的編研成果很少。從調(diào)查結(jié)果看，教師對(duì)檔案館編研資料還有些關(guān)注，知道檔案館編印的“學(xué)校大事記、學(xué)校組織機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)校籌備及建校初期大事要覽、制度匯編、學(xué)校年鑒”等材料，大部分學(xué)生則是連聽(tīng)都沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)過(guò)。

2.3 查閱檔案途徑單一。在調(diào)查的8所高校中，檔案查詢的途徑基本上還是以現(xiàn)場(chǎng)查閱為主，而師生普遍要求高校檔案利用工作能夠與時(shí)代同步，開(kāi)發(fā)、建設(shè)、提供檔案資料的信息化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，以方便需求群體隨時(shí)、隨地的獲取相關(guān)檔案資料。

這些問(wèn)題可能是大多數(shù)高校在檔案利用工作中都會(huì)出現(xiàn)的情況，不是人們不想去利用檔案，而是“不了解”，相比圖書館，檔案館還是個(gè)很“神秘的”地方，以這些“評(píng)價(jià)”和“反饋”信息為依據(jù)，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，提高自身的服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新和拓展高校檔案利用工作是當(dāng)務(wù)之急。

3 建議

3.1加強(qiáng)檔案利用宣傳力度。雖然多數(shù)高校的檔案館（室）已應(yīng)用了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，也都在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的主頁(yè)，但是點(diǎn)擊量普遍較低，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站建設(shè)，進(jìn)一步加大檔案工作的宣傳力度。首先，進(jìn)一步加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化、信息化工作，通過(guò)在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布檔案館館藏宣傳信息等途徑，豐富網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，并及時(shí)更新維護(hù)；其次，努力實(shí)現(xiàn)各院校之間館（室）之間的協(xié)作交流、資源共享，如通過(guò)制作電子“榮譽(yù)展廳、校史館、檔案展覽”等方式，最大限度的使能夠公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，讓從未來(lái)過(guò)檔案館的老師和學(xué)生以最便捷的方式全方位的了解檔案工作。

3.2 豐富優(yōu)化館藏。第一，提高教職工收集、整理檔案意識(shí)，避免出現(xiàn)各部門歸檔材料時(shí)效滯后、材料遺漏、散失的現(xiàn)象，為檔案利用工作打好基礎(chǔ)；第二，檔案館要根據(jù)高校各項(xiàng)職能活動(dòng)的不斷拓展，及時(shí)調(diào)整檔案材料的收集范圍與內(nèi)容；第三，檔案館要確保檔案材料收集的完整、齊全，同時(shí)要避免出現(xiàn)館（室）藏檔案數(shù)量多而信息容量小的現(xiàn)象，注意檔案資料的優(yōu)化，避免高校部門因職責(zé)交叉而出現(xiàn)檔案資料重復(fù)歸檔的現(xiàn)象；第四，檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校而各種重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目的監(jiān)督，及時(shí)將重要部門形成的檔案材料收集、鑒定和歸檔。第五，學(xué)校要定期組織召開(kāi)年度“檔案工作會(huì)議”，科學(xué)指導(dǎo)歸檔單位開(kāi)展各類文件材料的收集歸檔與管理工作，將好的做法和建議及時(shí)推廣實(shí)施。

3.3 拓寬查檔途徑。充分利用網(wǎng)路技術(shù)、各種通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展新業(yè)務(wù)，如開(kāi)展電話查詢、郵件查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、傳真查詢等，通過(guò)開(kāi)設(shè)“網(wǎng)絡(luò)信息檢索、檔案在線閱覽室、提供數(shù)字檔案、學(xué)術(shù)成果檔案整理指導(dǎo)、個(gè)人重要材料保管”等服務(wù)類目，滿足師生乃至社會(huì)各界人士對(duì)檔案利用的需求，適應(yīng)信息時(shí)代快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率、個(gè)性化的工作和生活方式；

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部.《高等學(xué)校檔案管理辦法》[EB/OL].2008-09-12.http：//www.edu.cn/news_127/20080912/t20080912_325115.shtml

[2]邸家琴.試論高校檔案館的性質(zhì)、功能與發(fā)展定位[J].黑龍江教育，2010（5）：45～46.

[3]孫大東.高校檔案利用體系理論模式構(gòu)建研究[J]檔案管理 2013（6）：14～15.

[4]柯平、高潔.信息管理概論[M].北京：科學(xué)出版社，2007（6）：217～221.