高校檔案信息化建設的問題及對策

倪翔凌

摘 要：信息技術在社會各部門的不斷滲透要求我們必須重視高校檔案的信息化建設。通過現實分析，我們發現高校檔案的信息化建設確實存在諸多問題，筆者針對這些問題，從基礎設備、信息人員以及技術和管理系統構建方面提出了一些對策建議，以期本文的探究結論能夠有益于高校檔案信息化建設的發展和創新。

關鍵詞：檔案；信息化建設；問題；對策

隨著計算機日新月異的發展，信息技術的應用已經滲透到社會的各個方面，我們也正在邁入一個數字化的信息時代。毫無疑問，檔案的信息化建設勢必提高檔案管理的效率和質量。高校檔案管理是教育工作者和學生在學校中各項活動真實的歷程記載，不僅對個人，對學校，對社會都有著非凡的意義。在信息化時代的進程中，高校的檔案信息化建設也應跟上時代潮流，在信息技術日益發展的今天，審視自身缺陷，重塑與創新檔案的信息化建設。

1 高校檔案信息化建設中存在的問題

檔案的信息化建設有利于學校活動記錄效率的提高，高校檔案管理的重要性更是不言而喻，這項工作實現資源共享的一個必要手段，也是社會和學校相互了解的一個重要途徑。但是，由于諸多因素的存在，當前我國高校的檔案信息化建設還存在一些問題，筆者通過經驗分析，進行以下三方面的總結。

1.1 信息化基礎設施滯后

信息化基礎設施是檔案信息化建設的基本要求，信息化基礎設施包括計算機、掃描儀、復印機和存儲設備等一系列的硬件設備以及處理電子文檔的工具和網絡等一系列軟件設備，二者缺一不可。由于資金等問題的存在，很多高校這些設備并不齊全，這勢必會影響檔案信息化建設的進程。在很多高校內，由于部門間設備水平的不一致，在一定程度上也會影響資源的共享。信息設備的迅猛發展使得舊的設備很快就會被淘汰，高校在這一方面可能還不能做到及時更新。

1.2 信息化人員素質水平不高

即使高校的信息化基礎設施一應俱全，設備完善，但若沒有擁有一定素質水平的信息技術人員，這些設備也將會成為擺設，這種現象在很多高校屢見不鮮。先進的信息化基礎設施是否能夠充分被利用，關鍵就在于信息化人員的能力和技術水平。很多高校的檔案管理工作著年齡偏大，在信息技術放面的掌握和吸收能力較弱，可能在信息設備使用方面還不能及時跟上時代的步伐，以為學校購買了這些基礎設施就實現了信息化，殊不知這些設備需要較靈活的運用。

1.3 信息化技術與管理還不到位

微觀上講，信息化人員的素質會影響基礎設施的使用效率，從學校整體來講，要實現檔案的信息化建設就需要系統性的技術和管理。目前，很多高校的不同部門技術水平不一致，所使用的軟件和硬件都有較大差異，因而會造成部門間信息傳輸和交流的障礙，不利于檔案的信息化建設。信息化假設同時要求有較高的管理水平，信息化技術在檔案管理上的應用勢必會打破原有的管理體系，在從傳統到信息化建設的轉型過程中，管理系統起著舉足輕重的作用。管理體系不利將會嚴重影響高校檔案的信息化建設。

2 高校檔案信息化建設的對策建議

檔案信息化建設的落后將會嚴重制約高校資源的共享工程，在一定程度上會影響學校活動的真實記錄和及時查找。那么，我們應該如何建設高校檔案的信息化平臺，實現高效率的資源共享途徑，筆者針對上述問題，提出以下幾點對策建議。

2.1 加大檔案信息化建設的投入

信息化建設的投入是完善高校信息化基礎設施的重要條件，只有充分做好信息化建設的投入，我們才能夠在硬件和軟件上為信息化建設做好準備。高校的信息化技術設施不健全的關鍵性因素便是高校在這方面的經費投入力度較小，因此，加大信息化建設的投入是實現檔案信息化管理的首要條件。此外，還要加大在技術支持和管理系統上的經費投入，這樣才能保障檔案信息擁有一個安全的網絡環境和有條不紊的流程。

2.2 提高信息化人員的綜合素質水平

綜合素質較高的信息化技術隊伍是高校檔案管理信息化建設的決定性因素。完備的信息化基礎設施要求我們擁有專業化的信息團隊，形成一個技術和知識水平梯度發展的態勢，這樣才能保證基礎設施的有效和充分利用。因此，高校人才管理部門應該定期或不定期進行信息技術培訓，如開展一些專題講座或是討論，這不僅能夠直接傳授信息技術知識，還能夠有效地增強信息人員的自我提升意識。

2.3 構建高效的技術和管理系統

一方面，高效的技術系統可以提高檔案信息的安全和保密程度，較高的技術支持系統可以有效防范黑客入侵等網絡問題；另一方面，高效的管理系統可以實現高校內部不同部門之間的技術交流和信息共享，還可以打破原有的封閉的管理體系，構建開放式的信息管理體系，從而使得技術和管理形成一個整體，這不僅有利于各部門之間檔案的審批、流轉和存儲，還更大程度地節約了檔案搜尋和傳遞時間。因此，構建高效的技術和管理系統是高校檔案信息化建設必不可少的環節。

3 結語

檔案的信息化建設是實現高校信息資源最有服務的關鍵，信息技術的廣泛應用和滲透更要求我們重視高校檔案的信息化建設。面對信息化潮流中，高校檔案信息化建設中存在的諸多問題，我們從基礎設備、信息人員以及技術和管理系統構建方面提出了一些針對性的建議，以期本文的探究結論能夠有益于高校檔案信息化建設的發展和創新。

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