煙機產品的知識管理

◎北京長征高科技公司 邵蔚

煙機產品是中國運載火箭技術研究院的一個傳統民品項目，在20世紀80年代，借助航天技術優勢和相關單位的專業特點進入煙機行業進行項目開發，提供煙草生產線成套設備，至今仍是北京長征高科技公司的主營業務。

伴隨著煙機行業近30年的高速發展，研究院煙機產品的發展歷程大致經歷了4個階段。前2代產品均為引進國外技術消化吸收，2000年前后推出第三代節能型產品，具有自主知識產權的第四代高效節能型產品是在上述3代產品的基礎上自行研發的。

行業的快速發展、產品的升級換代、組織機構的變化、各類人員的流轉更迭，使得煙機產品的知識管理問題愈來愈突出。特別是近年來研究院內的許多協作單位由于業務的調整相繼退出煙機項目，一、二、三代產品的開發者也陸續離開工作崗位，如何將這些專業單位及早期煙機產品開發者積累的知識保存和共享，是煙機產品知識管理亟需解決的問題。

筆者從長征高科技公司的主營業務以及技術、文化和其它方面的實際情況出發，探索和總結了煙機產品在知識管理方面一些較為有效的途徑、技術和方法。

一、規范管理組織知識

組織知識是內含于組織實體系統中的知識，如組織內優秀的作業流程、信息系統、組織文化與團隊協調合作，這些都是個人無法帶走的知識。為了使組織知識有序化和實現更大價值，長征高科技公司在內部的組織管理和團隊文化建設方面采取措施，盡量將個人知識轉化為組織知識，從而為實現有效的知識管理打下基礎。

1.制定組織知識管理規范

公司建立健全了各項與技術管理相關的規章制度，包括從立項審批、人員配備、費用使用、項目評審、資料歸檔、論文編寫、知識產權申請、成果申報以及人員績效考核激勵辦法等一系列的制度和流程，并在實際工作中嚴格執行，確保技術管理活動持續、有序地進行。

在組織和制度保證的基礎上，公司對技術體系、技術規范、技術標準以及與此相關的各類專業指導文件和管理文件進行了梳理。針對公司從事煙機業務的特點，首先將業務進行了分類，然后根據多年來積累的各類業務工作經驗進行合理的提煉和必要的固化。將日常的技術工作概括到新產品開發研制、總體設計、整機設計、標準化和電控系統研制5個工作導則內，使員工對所從事的工作有一個相對的標準可以依據。

公司規定了技術標準體系的框圖及標準明細，明確了公司標準的選用范圍，同時提供了與標準文本相關的技術信息。適用于公司內部及其相關協作單位，亦可作為設計、生產、驗收等環節的技術依據。

公司還編制了一系列專業指導文件和配套的管理文件，對其它相關崗位員工的工作也提供了一個相對規范的指導和依據。

2.煙機產品的知識梳理

由于煙機產品已經歷了20余年的發展、4代產品的變遷，以及專業技術和信息化的發展。因此，對煙機產品進行系統的知識梳理尤為重要。

煙機產品多是包含百余臺套設備、成套電控系統以及信息管理系統的自動化生產線，公司根據行業習慣，結合專業特點及企業內部組織分工等因素，依據研究院提出的知識梳理10個維度的要求，對煙機產品進行了系統的知識梳理。通過這個過程，對已有的知識進行了識別、分類和索引，便于查詢和利用，對新產生的有價值的知識也提供了一個管理的依據和方法。

煙機產品的知識庫包含了設計內容、設計方法以及基本內容、經驗禁忌、故障案例、共用模型、最新發展、最佳實踐、學術論文、發明專利、科技成果、標準規范等10種知識資源，使得知識庫更加系統化，管理和使用更便捷，有利于發揮其價值。

二、采用現代信息技術管理

隨著信息技術的發展，內外部的各類數據、信息和資料越來越多，每天都有大量數據需要及時處理，有許多重要數據需要保存，許多有價值的知識需要提供索引、管理和利用，還有數據、信息、資料的安全性和維護性，這些需求使得采用現代信息技術來進行知識管理變得越來越迫切。

1.建立統一的工作平臺

公司按照內部規范、工作導則以及各類指導文件的要求，根據業務流程和職責權限，用1年時間進行專題設計和開發，形成了一個以信息化技術為基礎的，集設計、存儲、管理于一體的綜合工作平臺，將公司的管理思想充分與現代化的管理工具相結合。該平臺在內部為各業務部門提供了一個并行化的協作環境，共享項目過程的所有信息資料，在一致的工作流程下確保工作過程的執行和質量。

該系統的應用解決了設計圖文檔集中管理、產品數據安全、數據共享以及數據匯總統計等問題，極大地提高了公司設計、研發的效率，以及技術（知識）管理的水平和效率。

2.傳統檔案管理和信息化知識管理并存

公司傳統的檔案管理是與煙機產品項目同時開始的，收存和管理了各類傳統介質的資料檔案，包括產品檔案、質量檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案以及與產品有關的其它資料，20多年積累了大量的檔案和資料。雖然當前信息化是主流，但它們仍是企業知識庫的一部分，與傳統的知識庫可能有交叉，但不矛盾，在相當長時間內將會并存。

三、建立知識共享與傳承機制

1.選擇適用的內部培訓方式

由于煙機產品很多知識都依附于一個很強的背景，有著復雜的因果關系和連接關系，同時在當前企業從業人員流動更迭比較頻繁的情況下，為了保證公司內部知識的共享、技術發展以及團隊建設，公司采取了討論會、內部師徒制和講師制等方法。

多種形式的討論會包括方案討論會、可行性分析會、技術評審會、質量評審會等。通過會議記錄和紀要保存會議主要內容，并通過現代技術管理使組織知識得以傳遞和共享。

內部師徒制主要針對新參加工作（2年內）人員，分年度制定師徒計劃。師徒關系由主管副總經理與相關工程組長確定，為保證效果，簽訂師徒合約中規定了培養的內容、計劃、目標等，使知識得到了有效的傳承。

內部講師制是從知識管理和人力資源角度共同提出的，其理念是基于技術骨干的知識向全體員工傳遞。從公司內部遴選各類技術骨干作為內部講師，經評審認定后按照統一的計劃在認定專業（范圍）對員工進行培訓。內部講師準備的課件必需密切結合實際工作的案例，培訓資料與記錄以及反饋意見、評價效果等一同歸檔保存。公司對內部講師給予定期晉級和其它激勵，從組織上保證效果的穩定。

2.總結最佳實踐

最佳實踐轉移是知識管理中一個非常重要的研究領域，核心概念是在某項任務獲得成功的團隊，將其有價值的知識和經驗轉移給執行類似任務的其它團隊。

在進行煙機產品的知識梳理過程中，公司按照知識樹的脈絡對專業（產品）進行最佳實踐的總結。對一個產品最佳實踐的總結和提煉，可以從直觀、有效的角度體現出產品（項目）的成功經驗，有利于將成功的經驗和成果固化下來并推廣到其它的項目。這種方式非常適合煙機產品的特點和煙機項目的組織方式，并在公司內長期以來形成了慣例。

作為一個市場化的民品公司，北京長征高科技公司在煙機行業的20余年始終穩步成長，這與在知識管理方面的積極探索和實踐是分不開的。公司知識管理活動經歷了文獻管理、技術管理、信息資源管理三個時期后，現在已進入以現代信息技術為基礎，以人為核心、知識資源為對象的知識管理時期，其有效的途徑、技術和方法將繼續成為支撐公司長期健康和穩步發展的因素之一。