煙機產(chǎn)品的知識管理

◎北京長征高科技公司 邵蔚

煙機產(chǎn)品是中國運載火箭技術研究院的一個傳統(tǒng)民品項目，在20世紀80年代，借助航天技術優(yōu)勢和相關單位的專業(yè)特點進入煙機行業(yè)進行項目開發(fā)，提供煙草生產(chǎn)線成套設備，至今仍是北京長征高科技公司的主營業(yè)務。

伴隨著煙機行業(yè)近30年的高速發(fā)展，研究院煙機產(chǎn)品的發(fā)展歷程大致經(jīng)歷了4個階段。前2代產(chǎn)品均為引進國外技術消化吸收，2000年前后推出第三代節(jié)能型產(chǎn)品，具有自主知識產(chǎn)權的第四代高效節(jié)能型產(chǎn)品是在上述3代產(chǎn)品的基礎上自行研發(fā)的。

行業(yè)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的升級換代、組織機構的變化、各類人員的流轉(zhuǎn)更迭，使得煙機產(chǎn)品的知識管理問題愈來愈突出。特別是近年來研究院內(nèi)的許多協(xié)作單位由于業(yè)務的調(diào)整相繼退出煙機項目，一、二、三代產(chǎn)品的開發(fā)者也陸續(xù)離開工作崗位，如何將這些專業(yè)單位及早期煙機產(chǎn)品開發(fā)者積累的知識保存和共享，是煙機產(chǎn)品知識管理亟需解決的問題。

筆者從長征高科技公司的主營業(yè)務以及技術、文化和其它方面的實際情況出發(fā)，探索和總結(jié)了煙機產(chǎn)品在知識管理方面一些較為有效的途徑、技術和方法。

一、規(guī)范管理組織知識

組織知識是內(nèi)含于組織實體系統(tǒng)中的知識，如組織內(nèi)優(yōu)秀的作業(yè)流程、信息系統(tǒng)、組織文化與團隊協(xié)調(diào)合作，這些都是個人無法帶走的知識。為了使組織知識有序化和實現(xiàn)更大價值，長征高科技公司在內(nèi)部的組織管理和團隊文化建設方面采取措施，盡量將個人知識轉(zhuǎn)化為組織知識，從而為實現(xiàn)有效的知識管理打下基礎。

1.制定組織知識管理規(guī)范

公司建立健全了各項與技術管理相關的規(guī)章制度，包括從立項審批、人員配備、費用使用、項目評審、資料歸檔、論文編寫、知識產(chǎn)權申請、成果申報以及人員績效考核激勵辦法等一系列的制度和流程，并在實際工作中嚴格執(zhí)行，確保技術管理活動持續(xù)、有序地進行。

在組織和制度保證的基礎上，公司對技術體系、技術規(guī)范、技術標準以及與此相關的各類專業(yè)指導文件和管理文件進行了梳理。針對公司從事煙機業(yè)務的特點，首先將業(yè)務進行了分類，然后根據(jù)多年來積累的各類業(yè)務工作經(jīng)驗進行合理的提煉和必要的固化。將日常的技術工作概括到新產(chǎn)品開發(fā)研制、總體設計、整機設計、標準化和電控系統(tǒng)研制5個工作導則內(nèi)，使員工對所從事的工作有一個相對的標準可以依據(jù)。

公司規(guī)定了技術標準體系的框圖及標準明細，明確了公司標準的選用范圍，同時提供了與標準文本相關的技術信息。適用于公司內(nèi)部及其相關協(xié)作單位，亦可作為設計、生產(chǎn)、驗收等環(huán)節(jié)的技術依據(jù)。

公司還編制了一系列專業(yè)指導文件和配套的管理文件，對其它相關崗位員工的工作也提供了一個相對規(guī)范的指導和依據(jù)。

2.煙機產(chǎn)品的知識梳理

由于煙機產(chǎn)品已經(jīng)歷了20余年的發(fā)展、4代產(chǎn)品的變遷，以及專業(yè)技術和信息化的發(fā)展。因此，對煙機產(chǎn)品進行系統(tǒng)的知識梳理尤為重要。

煙機產(chǎn)品多是包含百余臺套設備、成套電控系統(tǒng)以及信息管理系統(tǒng)的自動化生產(chǎn)線，公司根據(jù)行業(yè)習慣，結(jié)合專業(yè)特點及企業(yè)內(nèi)部組織分工等因素，依據(jù)研究院提出的知識梳理10個維度的要求，對煙機產(chǎn)品進行了系統(tǒng)的知識梳理。通過這個過程，對已有的知識進行了識別、分類和索引，便于查詢和利用，對新產(chǎn)生的有價值的知識也提供了一個管理的依據(jù)和方法。

煙機產(chǎn)品的知識庫包含了設計內(nèi)容、設計方法以及基本內(nèi)容、經(jīng)驗禁忌、故障案例、共用模型、最新發(fā)展、最佳實踐、學術論文、發(fā)明專利、科技成果、標準規(guī)范等10種知識資源，使得知識庫更加系統(tǒng)化，管理和使用更便捷，有利于發(fā)揮其價值。

二、采用現(xiàn)代信息技術管理

隨著信息技術的發(fā)展，內(nèi)外部的各類數(shù)據(jù)、信息和資料越來越多，每天都有大量數(shù)據(jù)需要及時處理，有許多重要數(shù)據(jù)需要保存，許多有價值的知識需要提供索引、管理和利用，還有數(shù)據(jù)、信息、資料的安全性和維護性，這些需求使得采用現(xiàn)代信息技術來進行知識管理變得越來越迫切。

1.建立統(tǒng)一的工作平臺

公司按照內(nèi)部規(guī)范、工作導則以及各類指導文件的要求，根據(jù)業(yè)務流程和職責權限，用1年時間進行專題設計和開發(fā)，形成了一個以信息化技術為基礎的，集設計、存儲、管理于一體的綜合工作平臺，將公司的管理思想充分與現(xiàn)代化的管理工具相結(jié)合。該平臺在內(nèi)部為各業(yè)務部門提供了一個并行化的協(xié)作環(huán)境，共享項目過程的所有信息資料，在一致的工作流程下確保工作過程的執(zhí)行和質(zhì)量。

該系統(tǒng)的應用解決了設計圖文檔集中管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計等問題，極大地提高了公司設計、研發(fā)的效率，以及技術（知識）管理的水平和效率。

2.傳統(tǒng)檔案管理和信息化知識管理并存

公司傳統(tǒng)的檔案管理是與煙機產(chǎn)品項目同時開始的，收存和管理了各類傳統(tǒng)介質(zhì)的資料檔案，包括產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案以及與產(chǎn)品有關的其它資料，20多年積累了大量的檔案和資料。雖然當前信息化是主流，但它們?nèi)允瞧髽I(yè)知識庫的一部分，與傳統(tǒng)的知識庫可能有交叉，但不矛盾，在相當長時間內(nèi)將會并存。

三、建立知識共享與傳承機制

1.選擇適用的內(nèi)部培訓方式

由于煙機產(chǎn)品很多知識都依附于一個很強的背景，有著復雜的因果關系和連接關系，同時在當前企業(yè)從業(yè)人員流動更迭比較頻繁的情況下，為了保證公司內(nèi)部知識的共享、技術發(fā)展以及團隊建設，公司采取了討論會、內(nèi)部師徒制和講師制等方法。

多種形式的討論會包括方案討論會、可行性分析會、技術評審會、質(zhì)量評審會等。通過會議記錄和紀要保存會議主要內(nèi)容，并通過現(xiàn)代技術管理使組織知識得以傳遞和共享。

內(nèi)部師徒制主要針對新參加工作（2年內(nèi)）人員，分年度制定師徒計劃。師徒關系由主管副總經(jīng)理與相關工程組長確定，為保證效果，簽訂師徒合約中規(guī)定了培養(yǎng)的內(nèi)容、計劃、目標等，使知識得到了有效的傳承。

內(nèi)部講師制是從知識管理和人力資源角度共同提出的，其理念是基于技術骨干的知識向全體員工傳遞。從公司內(nèi)部遴選各類技術骨干作為內(nèi)部講師，經(jīng)評審認定后按照統(tǒng)一的計劃在認定專業(yè)（范圍）對員工進行培訓。內(nèi)部講師準備的課件必需密切結(jié)合實際工作的案例，培訓資料與記錄以及反饋意見、評價效果等一同歸檔保存。公司對內(nèi)部講師給予定期晉級和其它激勵，從組織上保證效果的穩(wěn)定。

2.總結(jié)最佳實踐

最佳實踐轉(zhuǎn)移是知識管理中一個非常重要的研究領域，核心概念是在某項任務獲得成功的團隊，將其有價值的知識和經(jīng)驗轉(zhuǎn)移給執(zhí)行類似任務的其它團隊。

在進行煙機產(chǎn)品的知識梳理過程中，公司按照知識樹的脈絡對專業(yè)（產(chǎn)品）進行最佳實踐的總結(jié)。對一個產(chǎn)品最佳實踐的總結(jié)和提煉，可以從直觀、有效的角度體現(xiàn)出產(chǎn)品（項目）的成功經(jīng)驗，有利于將成功的經(jīng)驗和成果固化下來并推廣到其它的項目。這種方式非常適合煙機產(chǎn)品的特點和煙機項目的組織方式，并在公司內(nèi)長期以來形成了慣例。

作為一個市場化的民品公司，北京長征高科技公司在煙機行業(yè)的20余年始終穩(wěn)步成長，這與在知識管理方面的積極探索和實踐是分不開的。公司知識管理活動經(jīng)歷了文獻管理、技術管理、信息資源管理三個時期后，現(xiàn)在已進入以現(xiàn)代信息技術為基礎，以人為核心、知識資源為對象的知識管理時期，其有效的途徑、技術和方法將繼續(xù)成為支撐公司長期健康和穩(wěn)步發(fā)展的因素之一。