高職院校教學秘書崗位職責與崗位能力淺議

鐘任軍

摘 要：高職院校教學秘書是教學管理的基層實踐者、組織者、管理者和服務者，同時也是部系領導的助手，在教學管理中起著重要作用。明確教其崗位職責、培養其崗位能力將有利于教學工作和教學秩序。因此，建立高素質的教學秘書隊伍，培養、提高教學秘書的崗位能力是高職院校加強教學管理、推進教學改革的重要任務。

關鍵詞：高職院校 教學秘書 崗位職責 崗位能力

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（c）-0155-01

近年來，高職院校發展迅速，提高其教學管理水平已經成為時代的必然要求。高職院校在人才培養方面要考慮強化實踐技能與綜合能力培養，設置合理的文化課與專業課比例。此外，高職院校的教學管理不僅符合普通高校教學管理的規律，而且具有職業教育的特點。高職院校教學工作也是教學管理的重要組成部分，教學秘書正是教學管理最基層的管理者和執行者。同時，教學秘書也是系、部領導的助手，在教學管理中發揮著不可替代的作用。從這方面而言，明確教學秘書的崗位職責，培養其崗位能力，對整個高職院校的教學質量、教學秩序的保障與提高具有重要的意義。

1 高職院校教學秘書崗位職責

教學秘書的工作職責就是起到“承上啟下”的作用，一方面要準確及時傳達學院（如院辦）、各分管部門（如教務處、質管辦）下達的各項通知，一方面要積極協助所在部、系主任完成各項教學管理任務。對于負責基礎課程教學的部、系，如基礎部，由于課程涉及各專業系的學生，還要和各班主任（輔導員）保持密切、及時的溝通。

1.1 積極協助所在部、系領導工作

教學秘書的最主要工作職責之一就是做好協助工作，即做好合格的“參謀”作用。由于教學工作是所有高校，包括高職院校工作的重中之重，是院校的生命線，因此各部、系領導也是視教學與教學管理工作為極為重要的內容。作為教學秘書，必須積極、認真地協助部、系領導處理好日常教學管理事務，對于上級的指令必須及時下達，對于在自己責權范圍內的內容要認真迅速的解決，對于自己不能解決的則要及時向領導匯報，通過領導的指導來解決。因為協調好與各部門、各部、系的關系，對于提高教學管理水平與效率是非常重要的，因此，教學秘書的另一重要職責就是協助所在部、系的領導處理好各類關系。努力做領導和師生間的溝通紐帶，將任課老師的意見準確及時的通報給各班主任，再進一步告知為各位同學，反之將各位同學的意見反饋給任課老師，進一步提高教學質量。教學秘書還需要協助系領導進行教學檢查，并且將發現的問題及時處理，這非常有利于提高教學質量。

1.2 教學資料的收集與整理

教學檔案資料的收集與整理是教學秘書的重要任務，因為教學管理的重要措施之一就是規范各類教學資料。教學秘書按照教學檔案管理的要求，需要在每學期的不同階段收集各類教學檔案。例如，開學初期需要收集各位任課老師的教學計劃、授課計劃以及教學大綱，需要收集各門課程的教學進度表，然后將這些信息提供給部、系領導，便于部、系主任安排聽課，對教師的教學情況起檢查督導作用。

1.3 監督調課與教學計劃的執行情況

由于可控或不可控的原因，調課也是教學管理中經常發生的事情，但有些任課老師在臨近上好課或上課之后才打電話說因病、因事不能上課，這顯然會給教學秘書的日常管理造成很大的困難，同時也會給學生留下很不好的影響，在了解真相前，學生可能會認為學校對教學工作不重視，過于隨意，這樣班主任對于學生的管理也會造成不良影響。為防止這種事情的發生，教學秘書就必須要監督任課教師認真執行已經制定的調課規范化管理制度與條例，讓任課老師嚴格執行，否者需要承擔相應責任，如教學事故的處罰。教學計劃是任課老師執行的，但是執行情況如何？有沒有違反計劃的行為？這就需要教學秘書時刻進行監督，這不僅是對學生負責，也是對任課老師負責，更是對院校教學工作負責。

2 高職院校教學秘書崗位能力

教學秘書應該是高職院校最基層的教學管理者，其特點是：工作任務多、工作形式繁瑣，工作責任重大，但卻難出成績。辛辛苦苦工作，卻得到重視與認可。為了應對這種不利局面，需要教學秘書具有良好的心理調節能力和心理素質，以及熟練的業務能力，否則很難長時期的承擔教學秘書工作。為了使教學秘書能夠勝任各項崗位職責，培養一下崗位能力是必不可少的。

2.1 全局觀念與統籌安排能力

教學秘書必須具備全局觀念，考慮問題要從全局高度來看，擁有統籌全局工作的能力，對于各類工作，要做到：分清主次與輕重緩急。這樣才能高效地完成各項本職工作。日常工作要有計劃，而常規工作要有流程，同時要做好階段性工作總結、反思并加以提高。

2.2 溝通協調能力

教學秘書在處理日常教學管理工作時，需要面對部、系領導、學校職能部門領導、教師、學生，溝通協調能力是教學秘書應該具備的重要素質。有效的進行溝通與協調，可以消除工作中的阻力，提升執行政策的能力，還可以通過開展工作不斷積累合力與助力，從而促進教學管理工作的良性運轉，提高教學管理工作的效率。

2.3 心理調節能力

教學秘書工作特點就是：紛繁復雜，壓力大，責任重。一旦發生疏忽，就可能影響教學工作。在執行決策的過程中，遇到同事不配合，工作情緒也會受到很大影響。因此，教學秘書具備良好的心理素質和心理調節能力非常重要。要善于發現問題并解決問題，并能夠站在服務對象的立場思考問題。

總而言之，高職院校教學秘書在教學管理工作中的作用是無可替代的，學校主管部分應該重視教學秘書隊伍的管理與培養，一方面要認可他們的工作，提高他們的工作積極性，另一方面要采取多種手段，包括開辦主題培訓班來提升教學秘書的崗位能力。全校都要關注教學秘書的發展空間，讓他們體會到自己工作的付出具有重要價值，確保教學秘書隊伍的穩定、高效，這也有助于高職院校教學管理水平和教學質量的快速提升。

參考文獻

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