高職高專院校檔案信息化管理的思考

李紅蘭

人類社會進入二十一世紀，也就進入了信息技術和網絡技術的廣泛應用時期，在以互聯網為代表的信息技術突飛猛進的基礎上，作為記錄歷史的檔案，應用計算機及網絡對檔案信息進行采集、存儲、檢索、分析、傳輸，以及在網絡上建立檔案目錄中心、全文中心等數據中心在網絡上公布查詢，讓高校師生可通過網絡快捷、準確、全面地獲取所需的檔案信息。檔案信息化管理已經成為檔案工作發展的趨勢和新要求。面對機遇，如何克服高職高專院校起步晚、底子薄、管理水平低的困難，借助學校的網絡建設工程，全力提高院校檔案管理的信息化水平，是每一個高職高專院校檔案人應該去思考的問題。

1 目前高職高專院校檔案信息化管理面臨的困難

1.1 信息爆炸帶來了工作量的劇增。高校擴招后，學生和教職工的數量急劇增加，學生的學籍檔案、教職工的人事檔案、學校的各種重大活動等信息量呈爆炸式增長，檔案內容更新更快，載體形式更趨多樣。這就加大了檔案信息的采集、鑒別、編輯的難度。過去以紙質為載體的學校檔案管理模式已經很難達到當前的各種需要。

1.2 體制不健全阻礙了檔案管理信息化的進程。高職高專院校的檔案一般沒有統一的機構管理，形成了文書檔案、科研檔案、人事檔案、財會檔案、設備檔案歸屬不同業務部門各自管理的局面，造成人力物力的巨大浪費，阻礙了檔案管理信息化的進程。

1.3 檔案從業人員的素質不高制約了檔案管理信息化的進程。高職高專院校檔案管理的業務人員大多不是從事檔案管理的專業人員，他們學歷層次不高，不具備必要的專業技能，年齡結構也不盡合理。有些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，不是學校的大事。同時，檔案管理又由原來的手工管理轉變為信息化管理，更是客觀要求從業人員必須成為不僅要具有扎實的文化底蘊、一定的外文功底，還要懂專業的檔案管理知識技能，還必須懂計算機管理技術和法律法規的復合型人才。而所有這些知識和技能都是目前高職高專院校的檔案管理人員所缺乏的。

1.4 經費不足導致檔案管理信息化建設滯后。目前，教學和科研是高職高專院校經費投入的重點領域，而檔案管理方面經費的投入相對較小，這樣信息化管理所必需的計算機的硬件和軟件的采購就無從談起，即使有了一定數量的計算機和電子存儲器對檔案進行信息化管理，但經費的缺乏，也使這些軟硬件系統得不到即時的更新和升級，從而影響檔案信息化管理的質量。當前很多高職高專院校的檔案管理依然停留在手工檢索、紙質載體階段。經費投入上的不足是高職高專院校檔案信息化管理落后的重要原因。

2 高職高專院校檔案信息化管理的重要意義

2.1 高職高專院校檔案信息化管理有利于維護學校教職員工的切身利益。首先，高職高專院校檔案信息化管理使得學術檔案更加豐富，為學校教師的教學和科研提供了充裕的學術資料。其次，完備規范的師資檔案，為教職工定崗晉級提供翔實的依據。最后，對于即將踏出校門，走入社會的廣大畢業生來講，有了信息化的個人學籍檔案，對他們應聘求職，找到理想工作有著更加重要的現實意義。

2.2 高職高專院校檔案信息化管理是學校正規化、現代化發展水平的標志。當下，各個高校都在加快學校的現代化發展水平，而在建設現代化樓堂館所等的同時，建設高度信息化的檔案管理制度，是一個學校正規化、現代化發展水平的標志。建立了信息化的學校檔案管理制度，必然大大促進高職高專院校的教學、科研、人力資源管理和學生管理等各方面工作，提升學校管理水平，使學校成為教書育人、科學研究以及服務社會的現代化高職高專院校。

2.3 高職高專院校檔案信息化管理有利于和諧社會的構建。目前的信息化時代，科學技術作為推動社會發展進步的第一生產力，對社會的物質文明和精神文明建設越來越起到決定性的作用。而高職高專院校作為科學技術的資源集中地，作為培養實用技能型人才的基地，建設信息化的檔案管理制度，就能使學校的科學技術資源更容易被社會共享，從而更好地促進社會的發展進步，有利于和諧社會的建設。

3 高職高專院校推進檔案信息化管理的方法

根據高職高專院校檔案信息化管理面臨的困難，我們必須正視這些不利因素，在思想上、體制上和投入上下功夫，切實找到提升高職高專院校檔案信息化管理水平的方法。

3.1 加強學校檔案信息化管理的制度建設。完善的、切合實際工作需求的檔案信息化管理的制度和規范標準，是高職高專院校檔案信息化管理工作能夠安全、高效、有序推進的必要條件。因此，從行政和技術兩方面規劃高職高專院校檔案管理的信息化建設，制定一套嚴密、高效的工作制度，是一切工作的重中之重。第一方面在行政組織保障上，學校應根據自身情況，組織設立學校檔案信息化管理的組織協調機構，能統一、高效地協調學校各個部門重視開展檔案信息化管理的工作。第二方面從技術上要強化數字化檔案的采集、保存和利用的工作。首先，數字化檔案的采集主要通過互聯網完成，由于大多數學校的校園網的建設已經比較完備，因此，各部門在完成電子文件的形成和歸檔后，必須及時通過互聯網傳給檔案管理部門一份，形成一個習慣的機制。其次，數字化檔案的保存，要把文件制作和編制檢索同步進行，對存儲器的容量性能要有明確的限定，對保存的操作規范和安全措施也要有明確的標準，這樣才能保障數字化檔案的安全有序保管。最后，在數字化檔案的利用上，也要制定明確的調閱權限，按規定辦事，使得檔案的利用既高效又安全。

3.2 更新服務理念，拓展服務范圍。要想顯著提升高職高專院校檔案信息化管理的水平，必須是以檔案管理人員的觀念更新作為重要的前提，要向舊式的手工檔案管理的模式告別，以新的信息服務理念作指導，確立積極創新的思維以及主動服務的思想。有了思想觀念上的主動創新，就有可能拓寬檔案管理工作的服務范圍，不僅為本學校的每一位教職員工提供高質量的檔案管理服務，還要把學校掌握的科學技術資源，推廣到全社會當中，為我國的社會主義現代化建設添磚，為和諧社會的構建加瓦。

3.3 加強電子文件歸檔管理，豐富優化館藏。根據檔案管理要求，對不同類型載體檔案（如，紙質檔案、照片、錄音及錄像檔案等）進行數字化處理和轉換，加強對各類有參考和憑證價值檔案的收集，做好重大活動、重點建設項目和重大科研項目檔案的收集工作，注意征集接收能反映本單位專長和特色、本單位歷史沿革等的檔案材料，優化館（室）藏的檔案結構。加強對高校電子文件真實、鑒定、著錄、歸檔工作，保證產生有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理方法。使不同類型檔案信息資源都能充分發揮應有的功能。

3.4 提升個人素質，創新服務手段。高職高專院校檔案信息化管理離不開具有良好的專業技能的高素質人才，只有擁有了一定專業素養的人才，才有可能依托現代信息技術去創新檔案服務的手段，提高檔案服務的質量。因此，高職高專院校在引進專業的青年人才的同時，要定期舉辦現代檔案信息化管理知識的培訓班，建立檔案管理人員定期進修學習制度，為學校的檔案信息化管理提供良好的人力資源保障。并且提高檔案管理人員的政治素質與工作責任感；提高學歷層次；加強經驗交流，探索檔案工作規律和信息化管理方法。有了具有現代檔案管理以及信息技術的專業人才，就能夠豐富檔案管理的服務手段和為高校的發展提供更好的服務，比如，網上檔案檢索、在線服務、電子文檔自動上傳采集等新式服務手段。

3.5 增加經費投入，保證檔案信息安全。現代信息化的檔案管理系統除了需要計算機、服務器以及電子存儲設備等以外，還需要一些專業的檔案管理系統和數據管理的軟件，這些都需要較多的經費投入。因此，高職高專院校要滿足檔案信息化管理必需的經費，為檔案信息化管理提供必要的資金保障。有了充足的資金保障，就可能提高電子檔案的安全性，一方面建立嚴密科學的管理制度，對電子檔案實行全過程的監督、檢查和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效。另一方面采用一些技術措施，如，加密技術、防寫技術、訪問權限控制技術等提高檔案信息的安全性。另外更要嚴格執行《保密法》、《檔案法》，強化安全防范意識，做好安全保障工作。

總之，高職高專院校檔案信息化管理工作不僅是高校現代發展水平的標志，關系到高職高專院校自身工作的各個方面，更對整個社會的資源共享、文明進步有著重要的現實意義。檔案工作者要更新觀念、加強業務學習、創新工作方法和手段，在學校有關領導和部門的支持下，一定能把檔案信息化管理工作推進到新的水平和高度。