中醫院檔案信息化管理現狀與對策

邱彤

隨著信息化時代到來，中醫院必須適應新的挑戰，加強醫院檔案管理工作。2011年10月，國家中醫管理局制定了《中醫醫院信息化建設基本規范》，明確提出了中醫醫院“綜合運用計算機技術、網絡技術和通信技術，以醫院管理和中醫電子病歷為重點，構建中醫藥特色鮮明、技術平臺先進、服務管理規范、系統安全高效的現代中醫醫院”信息化建設目標。中醫院必須抓住機遇，強化措施，實現醫院檔案管理現代化，以更好地服務于中醫臨床醫療、教學、科研等工作，充分發揮檔案信息資源在深化醫藥衛生體制改革，促進中醫醫院現代化建設中的作用。

1 中醫醫院檔案管理面臨的問題

1.1 檔案管理意識薄弱。許多中醫院對檔案管理不重視，由于檔案的歸檔管理意識不強，醫院檔案制度不健全等原因，只注意醫院經濟效益，而忽略了醫院發展連續性和歷史資料完整性。很多科室將本應及時歸檔的資料不及時上交導致部分資料散落、丟失。

1.2 醫院檔案管理體制落后。由于歷史原因，中醫醫院檔案管理模式不健全，傳統、封閉、松散。一般只管理文書檔案、財會檔案、實物檔案，而許多醫院的科研檔案、醫療文書檔案、各種檢查圖文檔案不健全。且基本是手工收集、檢索，信息量小，無法實現檔案信息的共享。

1.3 管理人員非專業化。中醫院檔案管理人員許多是非檔案專業人員，沒有經過系統的專業學習，知識老化，多憑經驗工作，管理隊伍的信息化專業性相對較弱，特色難以體現，造成平臺利用率低。

1.4 檔案管理制度不健全。許多中醫院對納入檔案管理的內容沒有明確要求和統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。目前多數醫院尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.5 檔案回收質量令人擔憂。尤其醫院中的病案歸檔，存在病案內容書寫欠完整，資料項目缺失，有些手寫病歷字跡潦草，難以辨認。診療記錄、病案分析，討論記錄不全等。按照相關規定，病案資料應于患者出院24小時內送交病案室存檔管理，但大多難以在規定時間內將病案資料完整按時交病案室歸檔。此外，多數醫務人員對病案管理流程、手續等了解程度較低，法律意識淡薄，借閱病案資料后長期不歸還。

2 中醫醫院檔案管理的對策

2.1 更新觀念強化職能。醫院領導對檔案管理工作應給以足夠的重視，認真貫徹和落實國家中醫管理局制定的《中醫醫院信息化建設基本規范》，成立醫院檔案管理委員會。將檔案質量管理提上醫院議事日程，強化醫務人員檔案質量意識，形成檔案管理全程質量控制及跟蹤管理。在廣大職工中，特別是在醫務人員中進行新觀念的灌輸與滲透，使之充分了解病案質量在醫療服務中所占的比重及病案資料的功能，理解支持并參與病案管理工作，使病案管理系統發展成醫療信息資料的儲存、儲備系統，是實現醫院現代化的基本保證。要認識到醫院檔案部門擁有非常豐富的醫療技術、醫學文化、醫療科研、醫療教育以及醫療與社會各方面的信息，開發應用這些檔案信息資源，為醫院工作服務，是醫院檔案部門基本的也是首要的任務。

2.2 加強檔案信息化的制度建設。成立醫院檔案管理委員會，并建立健全各種制度規范，使檔案管理工作有章可循；充分調動全院職工積極性，對不同檔案分類管理，諸如病案、科研檔案、專病檔案、實物檔案、影像檔案、病理檔案等，提高其對檔案質量的認識，并定期組織相關人員對全院檔案進行質量評估，并實施一定的獎懲措施，促使檔案質量穩步提高。

2.3 加大檔案設備的投入。“三甲”以下醫院檔案管理基本上還是傳統的、封閉的、松散的管理模式，相當部分醫院還基本停留在手工收集、檢索階段。隨著數字化技術在各大醫院的臨床廣泛應用，病案、科研電子化管理已成為數字化醫院的重要標志之一。檔案部門應加強基礎標準工作和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推廣計算機管理創造條件，歷史紙質病案縮微處理、電子病歷等均需要相應硬件配置，計算機、網絡、縮微儀及各種相應配套軟件等均成為現代化醫院病案管理工作的必需工具。還需要修建符合要求的檔案專用房以保證電子文件安全儲存，電子文件傳輸過程的安全，可進行科學管理和有效利用。

2.4 提高檔案管理者的素質。檔案室要配備相關專業人員專職負責檔案信息管理，加大人才引進和培養力度，定期派出到上級醫院病案管理部門進行學習、進修，汲取經驗，并形成“傳、幫、帶”的共同學習網絡，掌握一定的先進科學技術，適應和開展現代化的檔案管理工作，促進醫院檔案工作的與時俱進。