事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰

馮向陽

1 事業單位人事檔案信息化管理現狀

1.1 事業單位人事檔案的管理方式。在調查過程中，所有被調查的事業單位人事檔案管理部門都配備有計算機設備，說明河南省事業單位人事檔案管理工作都已經為信息化管理工作提供了最基本的硬件，也為河南省事業單位人事檔案管理信息化奠定了基礎。

在河南省事業單位人事檔案管理方式中，通過調查顯示，如圖1所示，只依靠人工管理的占3.3%；以人工管理為主，計算機管理為輔的占96.7%；而以計算機管理為主，人工管理為輔以及純粹計算機管理的單位幾乎沒有?？梢园l現，目前河南省事業單位人事檔案管理方式還是以人工管理為主，雖然每個被調查的對象都配備有計算機，但是在調查走訪中得知，部分單位配備的計算機只是應付上級部門的要求而配備的，在日常管理中沒有真正投入使用。同時一些單位的檔案管理軟件還未完善，檔案信息內容不完整。

圖1 河南省事業單位人事檔案管理方式統計

1.2 檔案被利用情況。現實的事業單位人事檔案管理方式是面向管理，而不是面向服務，檔案利用主體受到限制。通過調查顯示，單位的職能部門是單位人事檔案查閱最多的人群，占總人數的75%。查閱本人檔案的占11%，單位內部員工占到10%，社會上有關機構占到總查閱人數的4%，如圖2所示。通過調查發現，大部分的查閱是在職稱評審、工資調整、福利房分配等方面，同時在干部任免時所需要的材料也都是通過單位人事檔案查閱。在進行查閱時，主要是檔案管理人員幫助通過查閱原始資料獲得?？梢钥闯觯谑聵I單位人事檔案的利用率還具有一定的局限性，利用面比較狹窄。

圖2 事業單位人事檔案被利用情況

對于查詢者采用的方式進行調查，結果顯示有21%的通過電話查詢，其他79%的查詢者都是通過直接到人事檔案管理部門查詢。今年來，許多事業單位已經建立了檔案數據庫，可實現短時間信息查詢，但數據庫內容并不全面，許多的檔案查詢還是要通過去管理部門查閱原始資料。目前大部分事業單位已具備建設檔案信息化的硬件設備，但是由于軟件開發、互聯網利用等方面原因還不能實現檔案信息的信息化。

1.3 事業單位人事檔案計算機應用情況。在信息化時代，計算機的運用已經逐漸滲透到各行各業中，但通過調查發現，如圖3所示，在河南省事業單位人事檔案部門計算機應用中，有9.8%的設備處于閑置狀態，主要是因為部分設備只為上級檢查達標而設，部分管理人員年齡過大，對計算機操作水平不高；62.4%的計算機用于處理日常工作中的文檔，27.8%的計算機作為保存保密文件，由此可見，在信息化管理時代，除了配置完善的硬件以外，還要對管理人員的技術水平進行培訓提高。在調查中還發現，有60.7%的事業單位人事檔案管理部門建立有相關主頁或網站，但是大多數不能進行網絡檢索，用戶從建立的網站中很難獲取到想要的信息?？梢姡壳昂幽鲜∈聵I單位人事檔案的管理和利用還處于傳統階段，沒有充分地應用計算機來進行檔案管理，從而影響了檔案的利用效率，很難發揮檔案的社會效益。

圖3 事業單位人事檔案計算機應用情況

2 信息化社會對事業單位人事檔案管理的影響

隨著信息化時代的到來，社會競爭也逐漸激烈，為適應時代的發展，事業單位人事制度的改革也在所難免，運用逐漸成熟的計算機技術，逐漸建立事業單位人事檔案信息化管理平臺，使人事檔案成為可以利用的社會資源。而目前河南省事業單位人事檔案管理基本還處于傳統管理模式，人事檔案的利用率過低，應用面狹窄。新形勢下，事業單位人事檔案的管理工作既有機遇，又面臨挑戰，面對機遇和挑戰要敢于更新觀念、抓住機遇，使人才信息資源發揮最大的價值，從而為事業單位的發展、人才的發展、社會的發展提供更好的服務。

2.1 信息化社會為事業單位人事檔案管理帶來新機遇

2.1.1 事業單位管理工作的效率不斷提高。在傳統的人事檔案管理工作中，管理人員主要針對實體檔案，要花費大量的精力對檔案進行整編和收集，查閱時還要按照變換進行繁瑣的查找，整個查閱過程需要大量的時間和精力；同時在查閱過程中很容易造成原始資料的損壞和丟失。如果人事檔案的管理模式實行了信息化管理，使檔案管理自動化、實時化和網絡化后，一次錄入數據就能被多次利用，并能夠在人事管理內部進行數據共享。建立人事檔案信息數據庫，設置信息數據共享平臺，查閱者就可自行通過網絡進行實時便捷查閱，可極大地提高檔案信息利用率和管理人員勞動效率。人事檔案管理變得極為方便和快捷。

2.1.2 檔案管理人員業務水平不斷提高。信息化的到來，對掌握信息者的管理水平和業務水平也提出了更高的要求。檔案管理人員必須參加相關的培訓，掌握相應的管理知識。伴隨著信息化的不斷提高，管理人員可以節省下大量的時間來進行學習，也有大量的精力進行管理工作的創新，從而使管理人員的業務水平不斷得到提高。

2.1.3 事業單位人事制度改革不斷深入。隨著人事制度改革的深入，事業單位的用人制度也不斷發生變化，逐步實行聘用合同制，打破了終身制，人事制度的改革勢必導致人才流動頻繁，制度解決了以往人檔不分，檔隨人走的被動局面，人事檔案交至人才服務機構專門管理。通過高效人事檔案信息化的發展，工作人員的人事檔案關系的調動，將不會受到新進單位履行聘用簽約及離開單位進行的解聘解除合同的影響。事業單位招聘人才時，也只需要通過人才信息平臺，從人才信息服務機構直接通過網絡下載所需人才的基本情況就可以了。實行人事檔案信息管理后可以取代人事檔案的實體管理，減少在招聘人才時因為沒有人事檔案可以查詢而帶來的不便。伴隨整個社會的信息化、網絡化，事業單位可直接從專業網站查詢獲得人才的基本信息，這樣通過網絡的管理既健全了聘用人員的人事信息，也可以提高對聘用人員的監督。

2.1.4 人事檔案紙質載體得到保護。當下河南省事業單位人事檔案管理人員在查閱所需檔案時，要到檔案室進行紙質翻閱，從其中摘錄相關信息或復印相關內容。但是由于長時間對同一信息的經常重復查閱，不僅浪費人力和時間，影響效率，也加快了對實體檔案紙張的損壞。人事檔案紙質載體是最原始的證據材料，它的客觀性是毋庸置疑的。因此，對人事檔案紙質載體的保護就顯得很重要。如果實行人事檔案管理的信息化，所有人員的人事信息就都可以從數據庫中獲得，從而將會極大地減少工作人員與原始紙質材料的接觸，從而降低了人事檔案原件的使用率和損壞空間，既有效地延長人事檔案材料的壽命，又有利于人事檔案紙質載體的保護。

2.1.5 事業單位人事檔案的社會價值不斷提升。信息的公開是計算機信息化管理的特點之一，封閉的人事檔案管理模式限制了人才的合理流動，阻礙了整個社會的人力資源的合理配置與使用，影響了社會財富的創造，其結果是在我國政治和經濟環境不斷開放的條件下，人事檔案越來越不受重視。目前，封閉的人事檔案由于利用率過低，已經很難發揮其真正的價值，其管理模式也很難適應時代的發展。隨著信息化時代的不斷發展，只有將傳統的檔案管理理論與信息化技術以及社會發展的要求結合，不斷豐富和拓展服務領域，才能真正實現人事檔案資源的充分利用，發掘事業單位人事檔案蘊含的知識價值。

2.2 信息化對事業單位人事檔案管理提出新挑戰

2.2.1 對管理觀念和管理制度的挑戰。人事檔案包含大量個人數據，以及不宜公開的政治、學術、業務信息和反映著各單位組織的體系結構、活動情況等的信息。人事信息的公開程度和內容是提高人事信息利用效率的關鍵，在信息化時代，我們應解放思想，實事求是地對待客觀信息，遵守人事檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照人事檔案管理客觀規律和特點，建立完善的工作流程，制定科學的管理模式，促進檔案的開發和利用。同時樹立現代化、信息化管理理念，以更好提高人事檔案的服務質量和利用效率。

2.2.2 對管理技術的挑戰。目前在我國，黨和國家的各項工作方針和政策是事業單位人事檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規，否則檔案管理工作就會失去基礎和原則。人事檔案管理工作的保密性特點體現了它是一項政治性較強的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經很難適應信息化背景下的管理。在信息化時代，對事業單位的人事檔案的管理技術提出了很高的挑戰，不僅要制定完善的各項法律法規以及各項管理制度，而且還要增強計算機技術的開發，包括管理軟件的開發、安全技術的保障等都要及時跟上時代的發展。以防止檔案信息的破壞和盜竊。

2.2.3 對管理人員業務素質和技能的挑戰。隨著科學技術的發展，各個學科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術逐漸地應用于檔案管理工作中，如通訊技術、微縮技術、自動化技術、聲像技術等，而以往的手工勞動很難滿足現代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業務素質，以及各項技術操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業務能力，使事業單位人事檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。