企業駐外機構檔案管理現狀與對策

張迎九

隨著企業的不斷發展壯大，分離出企業本部的駐外機構（辦事處、子公司等）越來越多，圍繞企業駐外機構的資產和各項工作也形成了大量檔案資料，與企業本部檔案工作相比，駐外機構檔案工作存在檔案意識淡薄、管理不規范、制度空白多的突出問題，亟待解決。

1 企業駐外機構檔案管理現狀

1.1 駐外機構領導和工作人員檔案意識淡薄，對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數駐外機構在開始項目運作時，并沒有將檔案工作列入相關的工作計劃和領導議事日程，從項目負責人到一般工作人員，對項目的進度、質量以及所產生的經濟效益都很重視，卻對由此產生的文件資料并不在意，往往是隨著項目工作的完成，所產生的文件資料也隨之散失。或者有從本位主義立場出發，只圖自己方便或技術壟斷，將文件資料據為己有，拒絕歸檔，造成文件資料的收集難、歸檔難。

1.2 沒有專門的檔案機構，缺乏專業檔案人員和業務指導。大多數駐外機構沒有建立專門的檔案機構或明確專（兼）職檔案人員負責本單位的檔案工作，檔案的收集多依賴于參與具體工作的人員兼職完成。這些人員大多沒有經過系統的檔案專業培訓，即便有一定歸檔意識，在檔案人員不能親臨現場，缺乏專業人員指導的情況下，其歸檔文件的質量也很難保證，檔案資料收集不完整、歸檔不規范的現象在所難免。

1.3 檔案管理制度不健全。駐外機構普遍缺乏一套真正符合自身檔案管理實際、統一規范的檔案管理制度和標準規范體系，檔案管理隨意性較大，文件資料的歸檔往往是通過電話、信函等形式，向駐外機構部門或項目負責人索要，使得文件資料的歸檔質量、時間無法保證。另外，由于沒有建立與完善駐外機構檔案管理制度及檔案分類辦法，駐外機構檔案管理無章可循，文件資料的收集、歸檔工作也無法順利進行。

2 企業駐外機構檔案管理的對策

2.1 強化駐外機構領導和工作人員的檔案意識。檔案是企業生產要素和有形、無形資產的組成部分，是持續有效和諧發展的特殊資源。駐外機構檔案是駐外機構的生產經營和業務往來的重要憑據，蘊含著豐富的信息資源，對駐外資產的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構的各級領導和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感，自覺做好駐外機構檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保駐外機構檔案資料的完整與安全。

2.2 建立健全駐外機構檔案管理制度。一是制定《駐外機構檔案管理辦法》；二是將駐外機構文件材料的收集、整理和歸檔工作納入駐外機構管理制度；三是將駐外機構檔案工作情況作為駐外機構負責人離任審計和項目結束審計內容之一；四是將檔案資料交接作為駐外機構工作人員工作交接內容之一，檔案資料交接不清，不得離開原工作崗位。使企業駐外機構檔案工作有章可循，使檔案管理工作規范化、制度化，這是做好駐外機構檔案資料歸檔工作的基本保證。

2.3 采取相對集中與分散保管相結合的管理方式。規模較大的駐外機構應建立檔案室，配備專職檔案人員，設置專門庫房，集中統一保管各類檔案。規模較小的駐外機構要明確專人專職或兼職負責集中保管駐外機構涉密檔案和永久、長期檔案，非涉密、短期檔案和業務資料可由項目負責人或具體工作人員暫管。涉及駐外機構產權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案應集中管理，重要檔案應及時向企業本部主管單位報送備份的電子文件。項目負責人或具體工作人員應定期向專（兼）職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

2.4 加強檔案信息化建設，提高檔案服務的時效性。日常工作中，駐外機構需要來自企業本部的快捷、及時、有效的檔案信息支持，實現企業本部與駐外機構各類信息的及時交流。但是，傳統手工管理的檔案服務方式，純紙質檔案無法進行檔案信息服務的遠程快速存取，無法實現不同地域企業人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構大量產生的電子文件也需要實時有效管理，紙質檔案的數字化加工還可解決駐外機構檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，實現企業各類信息的管理一體化、功能多元化，提高檔案服務的時效性。