檔案工作在圖書館信息化建設中的作用

聶慧

近年來，隨著科學技術的進步，各種信息化手段已經廣泛應用到人們的日常生活與生產實踐中。當前，各圖書館的發展正處于由紙質資料向電子資料轉變的交替時期，為全面提高圖書館的管理水平，展開信息化建設就顯得非常重要。而檔案工作作為圖書館信息管理的重要組成部分，與圖書館信息化建設有著不可分割的關系。它不僅是圖書館實現信息化管理的基礎性工作，而且也是有效保證圖書館信息化實現的重要環節。因此，圖書館的信息化建設離不開檔案工作的開展，只有積極做好檔案工作，才能逐漸提高圖書館的信息化建設的水平。

1 檔案工作在圖書館中的地位

圖書館是各個行業書刊情報資料中心，是為社會研究服務的機構，圖書館工作必須貫徹國家的教育方針，利用書刊資料對社會各界進行政治、思想品德、文化、科學、知識等方面的教育；圖書館是信息資源的中心，是人們查找文獻的重要途徑；圖書館是學校進行教學及科研的重要機構，同時也是社會信息化的重要基地。而檔案工作在圖書館建設中也有著不可取代的地位。

1.1 檔案工作是圖書館的科學管理以及健康穩定發展的保障。檔案資料是圖書館各項日常工作中的詳細記錄，具有真實性以及可靠性的特點。其表現形式是圖書館中的各種組織結構模式、人員編排和圖書館各種工作開展過程、結果等的記錄，也是各種工作最原始的記錄反映。借助圖書館檔案資料內容，能夠對圖書館中各種真實的情況、工作開展、讀者服務等信息資源的組織結構有較全面的了解。檔案資料的豐富程度和圖書館工作情形之間的關系是正相關的。如果對圖書館中各項資料觀察和研究，能夠在最短的時間內發現工作過程中出現的各種問題，并且找尋合適的方式將問題解決，進而做出良好的計劃為圖書館當前以及以后的工作提供參照。

1.2 工作人員考評的參照資料。圖書館檔案資料中包括的主要內容有自身檔案以及圖書館管理人員工作下的各種文件內容，該單位的日常黨政工作、讀者的服務工作和人力資源管理以及資產管理等各種工作資料，其中包括的資料有本單位各個工作過程中的各個方面的工作內容。一項完整全面的檔案資料能夠讓本單位的各種工作都有參照。而這些資料并不單純是圖書館檔案資料管理工作人員日常考查的參照，而且也是上級單位對圖書館運營情況考評的內容。檔案資料內容越是詳細，那么需要考查的工作內容就需要越公正越詳盡。

1.3 圖書館情報理論建設的參照。一項完整全面的圖書館檔案資料屬于圖書館開展建設與研究工作的重要依據，圖書館檔案資料不但是圖書館開展本身建設工作的首要基礎保證，同時也是后來人做資料收集與研究的基礎。一套系統全面的圖書館檔案資料對圖書館情報工作理論建設發展具有較大的裨益，對圖書館自身的研究對發展也是十分有利的物質保障。

2 檔案工作在圖書館信息化建設中存在的問題

2.1 信息化建設進程慢：目前，很多圖書館檔案工作的管理水平盡管有一定的提高，圖書資源以及檔案的信息化有顯著的提升，但是很多地方的圖書館檔案工作的信息化建設還比較落后，大多數還是依賴于原來的手工管理的方法，這就和目前的圖書館檔案工作信息化嚴重脫節，導致檔案工作在圖書館信息化建設中存在一定的不適應性。

2.2 檔案工作重視不夠：檔案工作是圖書館信息化管理中的一個重要部分，也是圖書館日常工作中的一個部分。但是，目前一些工作人員對檔案工作信息化建設的重視不夠。在日常的數據統計中工作人員還缺乏保管的意識，很多工作人員認為檔案工作信息化建設的意義不大，在建設檔案工作中用心不足，沒有意識到檔案工作對圖書館信息化建設的重要性。

2.3 檔案工作不夠規范：圖書館檔案工作沒有具體的管理制度，而且檔案的分類和保存都不科學，也不規范。圖書館中的業務部門基本上都是要根據日常的工作進行歸檔，從檔案資料的命名到編號等環節在實現信息化建設中還沒有完善的規章制度加以規范。

2.4 缺乏優秀的人才：部分圖書館在設立部門和聘請工作人員時，因為沒有足夠重視，而且認為檔案工作無足輕重，技術含量不高，在設置人員的時候沒有過多考慮，專職人員的設置不多，很多工作人員素質水平普遍較低。圖書館要想加強信息化建設，就必須培養出具有高素質、高能力的檔案管理人才。高級檔案管理專業人員應該具備較高的政治理論水平、較高的文化素養以及現代化管理技術。必須精通檔案管理業務，能制定出科學的管理政策及檔案事業發展規劃，并且具有很強組織協調及決策能力。

2.5 基礎設施落后：圖書館在實現信息化建設中檔案資料管理最基本的工作就是要把握好檔案工作的各項基礎性的任務工作。這些工作包括對檔案資料的管理和收集，包括對檔案資料的歸檔，等等。這類基礎性的工作是在圖書館信息化建設中做好檔案資料管理的前提，也是檔案工作信息化建設的必要工作。但是我們發現，目前一些圖書館的檔案工作中還沒有科學完善而且和圖書館的實際情況相符合的制度，這樣就導致檔案工作在實際進行的過程中沒有規章制度可以遵循。在目前的這個階段，圖書館應該致力于檔案工作的信息化，這個階段卻存在這樣的問題：檔案工作對檔案的分類不清楚，資料不全面。這些問題在一定程度上限制了圖書館檔案工作信息化建設的進程，圖書館檔案信息化在今后的發展中就比較困難。到現在，很多圖書館的檔案資料還比較單一，在信息化時代，這種單一的管理不僅和圖書館本身發展需求不適應，而且不能滿足圖書館用書需求。

3 檔案工作在圖書館信息化建設中的作用

3.1 提高圖書館對檔案信息的管理效率。當前，各大圖書館中，其信息資源的載體多種多樣，特別是以數字形式資源居多，已逐漸成為圖書館信息資源的主要載體。而檔案作為眾多信息資源中的基礎性信息源，主要來源于人們生活中的各項實踐活動，并產生于各個領域，如，社會管理、經濟管理、科學技術、生產建設、文化等，詳細地記錄了我國經濟與社會發展的漫長歷史，是人類的寶貴財富。在傳統的檔案管理觀念影響下，檔案部門展開檔案工作主要是“為保管而保管”，而隨著信息技術的發展，檔案工作的開展面臨著巨大的挑戰。因此，強化檔案工作的信息化管理，不僅滿足了時代對檔案工作提出的新標準，而且也順應了圖書館信息化建設的發展需求。

同時，檔案記錄了圖書館的工作歷程、工作思路以及工作方法，它是圖書館信息資源的重要組成部分，是深化圖書館工作的重要保證。通過對檔案工作進行有效的管理，圖書館不僅可滿足各圖書館間的相互借閱以及網上的檢索，真正實現各種資源的網絡共享，全面提高圖書館資源的利用率，而且也可實現對檔案信息的日常管理、分類、查詢等，并將其統一輸入到計算機的編目中，進而建立科學的檔案信息檢索體系，從整體上提高圖書館對檔案信息的管理效率。

3.2 提升圖書館信息化建設的服務水平。目前，圖書館正朝著信息化、現代化、網絡化的方向發展，從整體上實現了信息資源的多樣化與電子化。眾所周知，圖書館信息資源的儲存方式多種多樣，有紙質、聲音、視頻等各種形式，那么，圖書館為全面提高其信息化建設的水平，就必然需要逐漸提高其有關信息資源的服務形式與服務的水平，使其信息服務方式逐漸朝著現代化、網絡化的方向發展。當前，社會在發展，傳統的圖書館組織結構已無法適應現代社會的發展需要，必須通過逐步加強檔案管理的信息化，廣泛應用各種信息技術，促進圖書館在組織結構上的優化整合，在提高圖書館檔案管理工作效率的基礎上，提高圖書館的服務水平，從而實現圖書館的信息化建設。

同時，圖書館作為各行各業書刊情報的資料中心，是一個為社會研究提供各種服務的機構組織，其工作的開展必須貫徹國家的教育方針，通過各種書刊資料從政治、文化、科學等方面對社會展開全民教育。如今，隨著知識經濟的到來，各種信息逐漸增長，并呈現出暴漲的趨勢，直接推動了數字化形式信息的形成與傳播，并對我國社會經濟的發展發揮著重要的作用。而圖書館就是一個信息資源的中心，在這里人們可以找到自己所需的各種信息，為人們提供各種服務。因此，在圖書館信息化建設的過程中，全面展開檔案工作，不僅有利于圖書館內各種信息資源的分類、保存與管理，而且在信息化技術的幫助下，人們隨時隨地都可進行信息資源查詢，從整體上提升圖書館信息化建設的服務水平，真正發揮出圖書館價值。

3.3 加快圖書館實現信息化建設的步伐。在圖書館的日常管理中，通過運用現代化的管理方法與手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮出檔案管理人員的主動性、積極性與創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快對各種檔案的系統化、定量化、信息化、智能化管理，從而實現檔案工作的現代化管理，進而加快圖書館信息化建設的步伐。同時，由于檔案管理工作在圖書館各種工作中處于基礎性地位，是圖書館信息化建設的重要內容。因此，通過采用現代化的信息技術，加強對圖書館檔案工作的管理與執行的力度，將能在實現檔案信息化管理的基礎上，推動圖書館信息化建設的步伐。

檔案信息化作為圖書館工作的重要組成部分，直接影響到圖書館信息化建設的水平，因此，圖書館在今后的發展中，需運用現代科學技術以實現檔案信息的自動化，并提高檔案信息的管理水平，從而全面提高圖書館的工作效率。同時，信息化是現代社會發展大趨勢，面對信息化帶來的發展機會，圖書館應抓住機會，不斷加強檔案管理工作，實現檔案工作信息化管理。因此，圖書館在實際的檔案管理工作中，就需以數字化建設為核心，全面應用現代信息技術對檔案信息資源進行開發與管理，從而在實現圖書館檔案的數字化基礎上，為社會各界人士提供更多的信息服務。