數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

趙同瑛

關于數字檔案的概念，可以從以下角度來理解它：用二進制編碼的數字方式存儲，處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案網絡信息系統，從數字化檔案資源和服務的角度來講，它是一個電子化信息的倉儲，能夠儲存大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便的訪問它，并獲得這些信息，其信息的儲存和用戶訪問是不受地域限制的。

數字檔案館的建設內容：

（1）按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

（3）全面推進館藏檔案基礎數據庫建設，優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。

數字檔案館的建設需要實現檔案信息的數字化，檔案管理的現代化，檔案利用的網絡化。數字檔案館的新內容、新方式、新體系，必然對現有的檔案管理體制產生影響。

1、控制為核心的體制設計理念

檔案與其它文獻信息追求的差異在于，檔案內容的涉密性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設計理念，管理體制的設計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數字檔案館建設的最大意義就是要實現管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉變，可以借鑒網絡技術實現檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導下實現檔案實體的保管和整理的升級。因此發揮數字檔案館在提供利用方面的優勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數字檔案館的應有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉變觀念，改變認識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心。”即檔案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉變為保存、借閱、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控制為核心體制設計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設數字檔案館的意義，另一方面，數字檔案也使得檔案工作者從傳統的手工管理模式轉向計算機管理模式。

2、基于傳統檔案業務的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構上基本立足點都在于現有傳統檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經習慣了被動的工作方式，但隨著數字檔案館建設的來臨和發展，數字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統檔案的歸檔工作一般是在檔案館內部完成的，而數字檔案從現行的業務系統轉移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網絡系統、儲存系統、管理信息系統等硬件環境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統的方案設計以及需求分析和系統實現階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術發展為契機從而實現檔案行業在管理理念和運行體制上的重要變革，數字檔案館的建設要求檔案工作者以服務的姿態用數字檔案建設的成果為利用者服務，應該借助數字檔案的環境主動與相關行業系統的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統作風，數字檔案提供利用時，應注意安全保密性，未經批準，任何單位和個人不得復制數字檔案，體制上發生轉變才能保證檔案數字的健康發展，數字檔案館的建設必將使傳統的檔案業務的職能結構發生變化。

3、管理理念的更新

數字檔案管理系統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個集中儲存地，工作方式由保管到服務變被動到主動是檔案館價值體現的必然要求，數字檔案館將進一步推動這一理念的實現，用館內儲藏的數據平臺為廣大利用者服務，檔案管理體制也要適應這一理念的轉變。也就是要樹立“服務本位”的理念。數字檔案館的建設在對檔案管理系統的開放性提出要求的同時，電子文件的管理方式已經不再沿用傳統紙質文件的管理模式，數字檔案館的建設要求要做好電子文件的歸檔管理工作。數字檔案的歸檔一般有兩種模式：一是將數字檔案拷貝到脫機的載體上，主要利用儲存介質傳輸，這些介質包括光盤和磁盤，移交到檔案室。另一種歸檔方式是通過網絡，各部門將本部門形成的電子文件通過網絡傳輸到檔案室，歸檔后供各個部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產生和形成中的各個部門保持相關的聯系，及時掌握電子文件形成階段的各類元數據信息，制定與電子檔案保管格式、數據儲存方式、數據管理等工作相關的制度性文件，通過電子簽名、數據加密、數據效驗、儲存備份等方法來保證電子文檔的真實性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質量關。數字檔案館的建設勢必要打破傳統檔案各部門的結構，在橫向縱向上加強了檔案與各個部門之間的數據交換與共享。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在于利用，快捷、準確、真實是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數字檔案館正是迎合迅猛發展時代潮流的產物，是高科技和現代檔案管理手段和理念的結晶，為了使檔案工作適應數字檔案館的飛速發展的要求，檔案工作者必須要通過不斷努力和辛勤勞動，相應提高的素質、技能，使檔案用戶通過網絡在任何地點、時間都能得到權限許可的檔案。

（作者單位：中冶賽迪上海工程技術有限公司）