淺談養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理

姚慧榮

隨著企業(yè)改革的深化和機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事制度改革的逐步深入，職工的流動性進(jìn)一步加大，大量職工由原來的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保又B(yǎng)老保險覆蓋面的擴(kuò)大和退休人員的逐年增加，職工養(yǎng)老保險的檔案數(shù)量也在逐年增加。傳統(tǒng)的管理方式和陳舊的手工操作方法，已經(jīng)不適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，也不能滿足養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的需求，實現(xiàn)職工養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化迫在眉睫。

一、職工養(yǎng)老保險檔案管理存在的主要問題

統(tǒng)一的社會保險檔案管理法規(guī)實行較晚，管理不統(tǒng)一。我國自2009年9月才出臺實施了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，之前一直沒有統(tǒng)一的社會保險檔案管理的規(guī)定，檔案管理部門也沒有把其列入管理范圍。社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，根據(jù)各自的工作需要，制定了一些辦法和要求，但并不統(tǒng)一、不規(guī)范。一些職工遺失養(yǎng)老保險檔案資料的情況時有發(fā)生，特別是一些流動人員，自己保存有關(guān)參保資料的現(xiàn)象較多，雖然養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和勞動保障部門提出了要求，并且設(shè)立了保管檔案的機(jī)構(gòu)和人員，但由于沒有過硬的措施和規(guī)定，加之參保人員對此認(rèn)識不夠，仍然有很大一部分流動人員保存著個人的參保檔案資料。一些單位的勞資人員不及時將養(yǎng)老保險的有關(guān)資料歸檔或不認(rèn)真辦理的問題也不同程度的存在，給參保人員享受保險待遇帶來麻煩，有的還引起爭議。

養(yǎng)老保險檔案管理水平不高，影響社會保險業(yè)務(wù)的開展。近年來，隨著養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，特別是國務(wù)院決定將退休人員實行社會化管理服務(wù)以后，職工退休后，各種待遇的享受，都由社會保險來負(fù)責(zé)。為了更好的做好服務(wù)，各級政府和社會保險部門，加大了職工養(yǎng)老保險檔案的管理力度，投入了一定的資金建設(shè)檔案室、購置設(shè)備、開發(fā)管理軟件等。但由于這項工作剛剛起步，還沒有實現(xiàn)軟件、硬件和管理人員相配套，有的軟件不成熟或不能完全適應(yīng)保險業(yè)務(wù)的需要，特別是由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全省甚至全市無法實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)和資源共享，不僅造成資金的浪費，也影響?zhàn)B老保險業(yè)務(wù)的開展。有的硬件陳舊落后，與軟件不能匹配，有的沒有專業(yè)人員，現(xiàn)代化技術(shù)不能發(fā)揮出應(yīng)有的管理效能。在縣區(qū)一級，多數(shù)仍然沿用過去手工操作的陳舊管理方式，不僅效率低，質(zhì)量也較差，查找數(shù)據(jù)資料費時費力，準(zhǔn)確度也難以保證，直接影響工作的開展。

養(yǎng)老保險檔案信息開發(fā)利用程度不高，浪費了大量信息資源。我市的企業(yè)職工養(yǎng)老保險開展了近20年，機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險也搞了近10年時間，職工養(yǎng)老保險積累了大量的檔案信息資料，但這些信息資料的開發(fā)利用仍處在“初級階段”，主要用于職工計算養(yǎng)老保險待遇和離退休人員養(yǎng)老金調(diào)整等方面，即服務(wù)職工個人。而服務(wù)社會、推動社會保險事業(yè)的發(fā)展和為領(lǐng)導(dǎo)決策等方面幾乎沒有開發(fā)和利用。

二、職工養(yǎng)老保險檔案管理設(shè)想與建議

職工養(yǎng)老保險檔案管理工作，近年來已經(jīng)引起了有關(guān)部門的重視，采取了一些措施，也取得了很大成績，特別是國家出臺《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》和《國家檔案局9號令》后，我省對此項工作十分重視，對各市、縣區(qū)加強(qiáng)了督導(dǎo)，并要求在規(guī)定時間內(nèi)接受社會保險檔案的驗收。根據(jù)工作實際，筆者認(rèn)為，今后應(yīng)從以下方面加大工作力度。

第一，加快職工養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)代化，改變陳舊落后的管理方式與手段。僅秦皇島機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保職工已達(dá)12.21萬人，傳統(tǒng)檔案管理和紙質(zhì)目錄檢查根本無法滿足檔案管理和事業(yè)發(fā)展需要，所以職工養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)代化，是適應(yīng)時代需求，發(fā)展職工養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的必然要求。要克服資金緊張的困難，采取多渠道籌集資金，多種措施并舉的辦法，“軟”、“硬”件一起上，上下一起動。在全省甚至全國范圍內(nèi)統(tǒng)一構(gòu)建安全、高速網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、界面友好的應(yīng)用軟件，實現(xiàn)省內(nèi)信息、數(shù)據(jù)共享，以適應(yīng)當(dāng)前參保人員流動性大，異地辦理業(yè)務(wù)量不斷增加的實際情況。

第二，加強(qiáng)對職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的宣傳，營造良好的社會氛圍。由于職工養(yǎng)老保險工作歷史較短，檔案管理工作開展時間更短，并且需要職工退休以后才能顯現(xiàn)作用，加之過去宣傳力度不夠，很多人對養(yǎng)老保險的有關(guān)規(guī)定和具體業(yè)務(wù)不太了解，職工養(yǎng)老保險檔案的作用知之更少，還沒有引起廣大職工的關(guān)注。在職職工養(yǎng)老保險檔案資料和個人基本信息的收集填寫中，有的不認(rèn)真填寫，有的甚至長時間放在自己手中保管等等。通過廣泛深入的宣傳，使人們認(rèn)識到養(yǎng)老保險檔案與每個參保職工利益密切相關(guān)，不僅關(guān)系自身的老有所養(yǎng)，也關(guān)系整個保險事業(yè)的發(fā)展和管理水平。加強(qiáng)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作，僅靠養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要有關(guān)部門的支持，需要參保職工和各單位的密切配合。

第三，加強(qiáng)職工養(yǎng)老保險檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮服務(wù)職工和社會事業(yè)的效能。在職工養(yǎng)老保險檔案信息的開發(fā)與利用工作中，應(yīng)從目前單純?yōu)槁毠€人服務(wù)變?yōu)榉?wù)社會事業(yè)，從由只為計算職工養(yǎng)老保險待遇到為保險事業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。如根據(jù)職工養(yǎng)老保險檔案，編制養(yǎng)老保險基金收支計劃，預(yù)測未來若干年養(yǎng)老保險基金使用情況，為養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展提供前瞻性設(shè)想。根據(jù)職工養(yǎng)老保險檔案職工的基本情況，對若干年參保人員享受待遇情況進(jìn)行預(yù)測和計算，為調(diào)整職工離退休待遇提供依據(jù)等等。

第四，加強(qiáng)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作研究，適應(yīng)改革發(fā)展和保險事業(yè)的要求。職工養(yǎng)老保險檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，必須根據(jù)其特點，按照與時俱進(jìn)的要求，不斷加以改進(jìn)、完善、提高和創(chuàng)新。隨著電子計算機(jī)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化手段的廣泛應(yīng)用，職工養(yǎng)老保險檔案管理，也必須跟上時代的發(fā)展，用現(xiàn)代化管理的理論，加強(qiáng)對職工養(yǎng)老保險檔案管理方式與方法的研究，使職工養(yǎng)老保險檔案管理工作體現(xiàn)時代性和先進(jìn)性，適應(yīng)形勢發(fā)展和社會保險事業(yè)發(fā)展的要求。

（作者單位：秦皇島市機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險處）