論企業檔案數字化工作的開展

薛曄

隨著企業信息化建設的開展，各種應用軟件、管理系統在辦公中普遍應用，經營與管理活動產生的數據以電子文件的形式存在，數字技術作為整個計算機網絡平臺的核心和基礎，已經滲透到了企業經營與管理活動的方方面面，改變了企業的工作方式、思維方式、管理方式，也給傳統的檔案管理帶來了巨大的沖擊。用計算機管理各種信息，已是信息化時代發展的必然。建立數字檔案管理機制，通過快速有效的信息交流，實現檔案信息資源的充分共享，檔案工作的數字化及信息化管理勢在必行。

一、企業檔案數字化管理的含義

企業檔案數字化管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，通過檔案管理信息化平臺，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、傳遞、統計、查閱等日常工作信息化管理，實現檔案的網上瀏覽和遠程查詢、借閱等功能。它的優勢包括以下：第一、擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。第二、提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。第三、方便利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。隨著信息化時代的到來，文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。電子文件、電子檔案的大量存在，使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為企業提供服務。

二、企業開展檔案數字化工作的要求

企業檔案數字化所要實現的就是為企業的經營和管理服務，他的主要目標是，第一、解決傳統檔案的存儲問題；第二、企業通過創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；第三、加快了信息傳遞速度，提高工作效率，使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。

企業檔案數字化有如下要求：

一、科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

二、系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、企業進行檔案數字化工作的開展

（一）準備階段

檔案數字化工作，不是簡單的檔案掃描轉化問題，而是一項周期長、任務量大、操作復雜的系統工程，在軟件研發、流程設計、標準規范、量化管理等方面均需要進行相關的論證。

第一、提高檔案信息管理的創新服務意識。

企業領導者的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案數字化工作各級檔案管理部門還應該進一步加強落實，在人力、物力、財力上給予充分的支持。檔案工作者應該充分認識到在網絡信息化條件下檔案數字化工作所面臨的挑戰，應該加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。

第二、加強檔案人員數字化檔案管理水平。

企業檔案管理部門應該提高職業技能，進一步加強對信息化系統的操作技巧。除熟練掌握檔案專業知識外，還要積極引進精通信息數字技術的專業人才，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。

第三、要科學確定企業檔案數字化的范圍。

庫房的全部檔案數字化，是理論上最徹底的數字化方案。事實上，對于庫藏較大的檔案館來說，不可能、也沒有必要全部進行數字化處理。對于哪些應該數字化、哪些不需要數字化、哪些急需數字化、哪些需要數字化但可以緩一緩，應該有一個明確的論證和規劃。

作為企業檔案館應以利用需求為導引，結合公司實際，統籌規劃、分步實施、突出重點、量力而行，優先數字化利用頻率高、具有企業經營與管理特色、最為珍貴的檔案。數字化的根本目的是提供利用，企業檔案數字化的所有工作都應圍繞服務利用展開，如果偏于此，則不利于體現檔案的真正價值，也影響檔案數字化工作效益的發揮。

第四、要高度重視企業檔案數字化工作的標準化研究。

企業檔案數字化標準規范體系的建設，可以從管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范三個層面來研究制定和推行。從簡單的標準化向科學、精確的標準化，從孤立的標準向標準間的聯系與協調發展，從單個標準向標準體系發展，是標準化發展的趨勢。但目前看，企業檔案數字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態，還沒有形成完整的體系，在軟件開發、流程管理、數據管理等方面的標準還很不完善，還亟需加強研究。

第五、要充分發揮企業檔案數字化工作的效益。

效益是一切社會活動所追求的基本目的，企業檔案數字化建設同樣要注重效益。提高數字化的效益，就是要在提高服務利用上下工夫，就是要把數字化的檔案信息盡可能地用起來，使數字化成果真正產生價值。當前應該把工作重點放在檔案（數據）的鑒定、應用系統研發和安全體系建立上，確定了開放的數據、擁有了超強的應用系統、建立了完備的安防體系，數字化檔案信息才能夠得到充分利用，數字化的效益才能得到充分發揮，檔案數字化的意義才能得到充分體現。

第六、要切實保證檔案數字化工作的安全。

檔案數字化工作的安全，涉及檔案實體管理、信息管理和數據管理三個方面。實體管理就是加強檔案實體流動全過程的監控，確保檔案實體的絕對安全；信息管理就是做好檔案內容的保密工作，嚴防失泄密。數據管理主要是防止數據的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。上述三個方面，必須綜合管控、不可偏頗，任何一方面出了問題，都可能帶來不可估量的損失。

（二）實施階段

在數字化工作具體實踐中要注意以下幾個方面：

第一、做好統籌規劃是企業檔案數字化工作的關鍵。

企業檔案數字化建設是一項長期的系統工程，必須從工作的全局出發，從檔案利用需求出發，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規劃；企業檔案數字化工作又是一項涉及多個業務部門的綜合性工作，必須加強統籌，確保各部門的協調一致。只有這樣才能確保整個數字化的健康有序發展。

第二、保證質量是企業檔案數字化建設的核心。

企業檔案數字化工作由多個工作環節組成，任何一個環節的工作質量都必然影響到整個數字化工作的質量。如前處理要數據準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，符合質量標準；光盤刻錄要格式正確、內容完整，能夠獨立瀏覽和檢索等等。只有對數字化工作的所有環節和流程實施有效監控，才能確保檔案數字化工作的質量。

第三、技術保障是提高企業檔案數字化工作效率的依托。

企業檔案數字化工作的高效率、高質量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；軟件功能越強大、操作越簡便，質量就越有保證，效率就會明顯提高。

第四、科學管理是企業檔案數字化工作有序發展的保證。

建立科學的管理機制，是企業檔案數字化工作高效有序開展的有力保證。

1、要積極探索企業檔案數字化工作的特點和規律，不斷優化數字化工作流程；

2、根據任務需要，適時調整各環節人員比例；

3、應用計算機技術，實施全程監控和自動統計；

4、建立崗位責任制，實行定崗定責；

5、采取有效激勵措施，充分調動工作人員的積極性。

總之，開展企業檔案數字化工作，在企業檔案工作發展中具有重要的意義，它是企業檔案工作內容到形式的一項重大轉折，對企業檔案信息資源作用的發揮，對企業的經營與管理活動都將產生重要影響。

（作者單位：深圳華僑城股份有限公司總裁辦公室）