新時期檔案信息化管理的探討

武依然

二十一世紀， 信息化已經成為社會發展的一個重要標志。隨著信息社會的到來， 信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移。檔案現代化管理和信息化建設， 已經成為檔案工作發展的必然趨勢。

一、檔案管理信息化的必要性

1.檔案管理信息化是必然趨勢。隨著現代科學技術的開展， 特別是計算機管理檔案軟件的開發， 以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在檔案管理系統中廣泛應用。但是從目前實際情況看，作為檔案主管部門的各級檔案局（館）， 由于多種條件的制約， 利用的廣度和深度還不夠。

2.檔案管理信息化更加規范。從管理的角度看，傳統型檔案以手工管理為主，按檔案管理規范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理.這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異；檔案實行信息化管理，雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理的要求編制成計算機管理程序來實施管理，使檔案管理更加標準、規范。

二、檔案信息化管理的對策

1.明確歸檔范圍。凡作為紙質文件內容應該歸檔的電子文件，都應該歸檔保存，并納入檔案管理范圍。與歸檔紙質文件內容相應或相關的視頻、音頻文件，以及業務數據庫、公務電子郵件、政府網站內容等也應該歸檔保存。

2.統一技術應用標準。應用標準不統一，將給電子文件的集中管理、廣泛使用、長期保存等帶來極大困難。目前，在中央辦公廳牽頭領導下，國家檔案局正同有關部門一起研制電子文件的有關技術標準。在統一技術標準出臺之前，各地要盡量使用兼容性強、適應范圍廣的硬件和軟件，以利于將來本地區電子文件同全國統一標準的接軌使用。

3.建立地區電子文件中心，構建立體網絡。各級國家檔案館要積極建立本地區的電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式實現集中統一管理。這種“集中統一”是個相對概念，強調的是在總體上和制度上要管住單位的檔案目錄，并不是把一個單位的全部檔案集中到一起，保管在一處庫房里，而是在統一領導、統一制度的前提下，分級負責，分庫保存。這樣既有利于維護檔案的完整與安全，又有利于進行科學決策，有助于強化管理，便于檔案的有效利用。實行一體化管理后，各子系統產生了橫向聯系，形成一個多層次、多元化的立體網絡，實現了信息數據庫的相互檢索利用，發揮了信息的整體功能，促進了檔案資料的信息交流和資源共享。

三、檔案信息化的安全問題

檔案信息化的發展，在提高工作效率、促進檔案工作發展、實現檔案信息資源共享、給利用者帶來極大便利的同時，也帶來了像病毒傳播、非法訪問等問題。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

1.對電子文件進行安全備份。將本單位所有電子文件在異地備份一套，其中劃入永久保存的，還要轉換成紙質或縮微膠卷，實行異質備份，以確保電子文件安全。已建立電子文件中心的，由電子文件中心統一進行電子文件的異地異質備份。原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應歸檔保存的電子文件都應至少有一套異地備份，所有劃入永久保存的重要電子文件，都要盡快轉換成紙質或縮微膠卷保存。

2.通過建立健全檔案安全管理體系，解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過引入相應的信息安全技術和制度體系，對檔案信息進行全程監督和管理，以有效解決信息化管理工作中的信息安全問題。操作系統安全是檔案信息安全最基礎的屏障，隨著信息攻擊活動向縱深發展，安全攻擊的目標往往是漏洞多的操作系統。因此在檔案信息安全建設中，客戶機和服務器應該要定期利用漏洞掃描工具檢測系統漏洞和系統配置情況，定期給操作系統打補丁，及時發現安全隱患，堵住各種安全漏洞，并采取堅實有效的防病毒技術。防火墻技術是一種前端網絡設備，主要部署在數字化檔案館（室）的內部網絡和外部網絡之間，對非法信息進入計算機起到屏障作用，是兩個網絡之間執行控制與安全策略的保障設備，通過安全訪問控制保護內部檔案信息應用的安全。

3.加強對電子文件信息系統和載體的安全檢測。要按照國家規定的信息安全等級標準分級，建立電子文件的信息系統和安全防護體系，加強網絡安全管理，執行各項嚴格的安全管理制度，要對電子文件的存儲介質進行檢驗和認證，保障設備和軟件安全可用、信息不會被輕易篡改或竊取。要加強對內部系統、內部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密措施，嚴防文件在內部傳輸過程中被竊密。要隨時關注電子文件的安全保護技術研究的進展，及時引入先進的技術，確保檔案安全，更好地服務社會。

（作者單位：石家莊市社區衛生服務管理中心）